公文格式要求及排版最新.docx
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公文格式要求及排版最新.docx
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公文格式要求及排版最新
公文格式排版
为了加强对外公文写作的管理,进一步规范中心公文写作,特制定本规定。
一、设置页面(“页面布局”—“页面设置”)
(一)“页边距”
1.页边距:
上3厘米、下2.5厘米、左2.6厘米、右2.5厘米。
2.纸张方向:
纵向。
(二)“纸张”
纸张大小:
A4。
确保“每面排22行,每行排28个字,并撑满版心”。
二、设置标题
(一)“字体”
1.主标题:
先设置字体为华文小标宋简体(或华文中宋、宋体),再设置字体为TimesNewRoman;字形,加粗;字号,二号。
2.副标题:
字体,与主标题一致;字形,不加粗;字号,三号。
(二)“段落”
1.对齐方式:
居中。
2.左侧右侧缩进均为0字符。
3.特殊格式:
无。
4.段前段后间距均为0行。
5.行距:
固定值,28磅。
(三)内容要求
1.标题可分一行或多行居中排布,回行时应排列对称、长短适宜、间距恰当;多行标题排列时应当采用梯形或菱形布局,不应采用上下长短一样的长方形或上下长中间短的沙漏形。
2.正式公文标题应要素完整,一般格式为“发文机关+关于××(事由)的+文种”。
3.标题回行时应词意完整,不能将词组拆开;发文机关名称应在第一行居中排布;最后一行不能将“的”与文种单独排列成行。
4.标题中除法规、规章名称可加书名号外,一般不用标点符号。
(四)标题与正文间隔
空一行,字号为五号,行距为最小值12磅。
三、设置正文
(一)“字体”
1.一级标题:
字体,黑体;字形,不加粗;字号,三号。
2.二级标题:
字体,楷体(或楷体);字形,不加粗;字号,三号。
3.三级标题、四级标题和五级标题:
字体,仿宋(或仿宋);字形,加粗;字号,三号。
4.其余正文(包括附件、落款、附注):
字体,仿宋(或仿宋);字形,不加粗;字号,三号。
5.正文各级各类字体设定完后,应再次选定全文,设置字体为TimesNewRoman。
(二)“段落”
1.对齐方式:
两端对齐。
2.左侧右侧缩进均为0字符。
3.特殊格式:
首行缩进,2字符。
4.段前段后间距均为0行。
5.行距:
固定值,30磅。
(三)内容要求
1.主送机关(俗称“抬头”)居正文第一行单独成行,顶格不缩进。
2.一级标题、二级标题、三级标题、四级标题、五级标题依次采用“一、”、“
(一)”、“1.”、“
(1)”、“①”排序标注。
3.公文中引用文件时,应按规范将文件名称和发文字号写全,一般格式为“《关于××××的××》(××××〔××××〕××号)”,特别注意发文字号中必须使用六角括号“〔××××〕”。
4.附件在正文末下空1行,靠左缩进2字符排布;标准格式为“附件:
1.××××”;附件名称不用书名号,结尾不加标点符号;单个附件不标注序号;多个附件用阿拉伯数字“1.”标注序号,并按顺序回行排列;回行时,序号与序号对齐,名称内容与内容对齐。
5.发文机关署名(俗称“落款”)在正文末(或附件末)下空1-3行(不盖章时空1行,盖章时空3行),靠右空2字符排布。
6.成文日期(俗称“落款日期”)在发文机关署名下一行靠右排布,以发文机关署名为准居中;标准格式为“××××年××月××日”,用阿拉伯数字将年、月、日标全,不编虚位。
7.用印时,公章应端正盖住发文机关署名,印章上部约三分之二压在空白处,印章上沿距正文最后一行文字空1行,印章下沿骑“年”盖“月”。
8.附注(上行文、平行文中用于标注联系人、联系电话)在成文日期下一行靠左缩进2字符排布;标准格式为“(联系人:
×××;联系电话:
××××)”。
9.正文中所有标点符号应在中文输入法模式下输入。
数字、英文中使用的标点符号按相应规范执行。
四、设置页码
(一)一般情况
1.奇数页页码在页面底端居右空一字,偶数页页码在页面底端居左空一字。
2.“页面布局”—“页面设置”—“版式”—页眉和页脚:
勾选“奇偶页不同”。
3.“插入”—“页码”—“设置页码格式”:
选择编号格式“-1-,-2-,-3-,…”。
4.将光标置于第1页,“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠右的页码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在“段落”中设置右侧缩进1字符。
5.将光标置于第2页,“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠左的页码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在“段落”中设置左侧缩进1字符。
(二)信函格式公文(套印函头纸的公文)
1.首页不显示页码;只有两页的可以不标注页码,双面打印即可。
2.三页及以上的,从第2页开始标注页码,奇数页页码在页面底端居右空一字,偶数页页码在页面底端居左空一字。
3.“页面布局”—“页面设置”—“版式”—页眉和页脚:
勾选“奇偶页不同”、“首页不同”。
4.“插入”—“页码”—“设置页码格式”:
选择编号格式“-1-,-2-,-3-,…”。
5.将光标置于第2页,“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠左的页码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在“段落”中设置左侧缩进1字符。
6.将光标置于第3页,“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠右的页码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字,并在“段落”中设置右侧缩进1字符。
(三)注意事项
1.公文附件与正文一起排版装订时,页码应连续编排。
2.公文中间出现空白页时,空白页不编排页码。
五、其他要求
(一)为了版面整洁美观,全文编辑排版完毕后,应在“段落”中做如下特殊设置
1.“缩进和间距”:
左右缩进一律调整为0字符,段前段后间距一律调整为0行。
2.“换行和分页”:
所有选项均不勾选。
3.“中文版式”:
只勾选“按中文习惯控制首尾字符”、“自动调整中文与西文的间距”、“自动调整中文与数字的间距”三项,其他勾选全部取消。
(二)印刷
1.正式公文(俗称“套红头”)和普通公文均应双面印刷,中间一般不应有空白页。
2.正文一般采用A4纸张,纵向排版印刷。
3.附件为A4横向表格的,奇数页表头在订口一侧,偶数页表头在切口一侧。
采用双面便签印刷模式,或双面长边装订印刷模式。
4.附件为A3纵向表格的,奇数页表头在订口一侧,偶数页表头在切口一侧。
采用双面便签印刷模式,或双面短边装订印刷模式。
5.附件为A3横向表格的,每页表头均在公文正文上侧方向。
采用双面书籍印刷模式,或双面短边装订印刷模式。
(三)装订
1.公文首页左侧为订口、右侧为切口。
2.公文应当左侧装订,两枚订书针均匀排布,分别位于上下约四分之一处。
不应采用左上角斜订一枚订书针的做法。
3.两枚订书针外侧针眼分别距版面上下边缘各70mm,允许误差±4mm。
4.订书针与订口(俗称“书脊”)平行,标准距离为3mm—5mm,一般不应大于10mm。
5.附件为A3表格的,先将外侧边向订口整齐对折,再将外侧边向距切口5mm—10mm处回折,确保切口与正文整齐吻合。
附:
公文写作格式
(一)眉首:
一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等要素组成。
1.主体:
一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注等要素组成。
(1)公文标题:
应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号或特定词用引号外,一般不用标点符号,停顿用空格符或换行。
(2)主送机关:
是指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称;应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列,同性质或级别的机关之间用顿号,不同性质或级别的机关之间用逗号,最后一个主送机关名称后标全角冒号。
主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字,回行时仍顶格。
(3)正文:
是公文的主体部分。
正文内容要求准确地传达、贯彻党和国家的有关方针政策精神,完整地表达公文制发单位的意图、意见和要求。
正文一般置主送机关下一行,每自然段空2字,回行顶格;数字、年份不能回行。
(4)附件:
是正文的附属部分,是补充公文正文内容的材料(包括图表)。
公文如有附件应作附件说明,即在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称;附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:
1.××××”);附件名称后不加标点符号。
附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号(如“附件1”)。
附件的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。
(5)成文时间:
以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
行政机关公文成文日期用汉字年、月、日标全,“零”写为“〇”;单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称,只标识成文时间;成文时间置正文右下方,右空4字。
(6)印章:
指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章,是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。
(7)附注:
一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明,公文如有附注用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。
2.版记:
一般由主题词、抄送机关,印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。
版记应置于公文最后一页(封四,亦称封底),版记的最后一个要素置于最后一行。
(1)主题词:
是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。
上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。
“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。
主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列,除类别词外,最多不超过5个。
(2)抄送机关:
是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(3)印发机关和印发时间:
印发机关多数不以行文机关名称出现,而只用机关办公室名称,位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置,用3号仿宋体字。
印发机关左空1字,印发时间右空1字。
印发时间以公文付印的日期为准,用3号阿拉伯数码标识。
(4)印发份数:
置印发时间之下,右空3字,用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识。
(5)版记:
版记中主题词、抄送机关,印发机关、时间等要素之下分别加一条反线,宽度同版心。
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