货代操作员岗位职责共5篇.docx
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货代操作员岗位职责共5篇.docx
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货代操作员岗位职责共5篇
货代操作员岗位职责(共5篇)
货代操作员/客服工作流程
一、订舱
1.客户向我司订舱的;
2.客户发来的订舱单需显示以下信息,但不限于此;
①托运人/发货人②船公司/船名/航次或船期③起运港④目的港/中转港⑤货名⑥柜型、柜量⑦运价⑧托运人的签字、盖章;
3.客服人员收到订舱单后,须与SALES核对运价是否正确,并由SALES在订舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认,待SALES返回公司再补签字确认)。
向订舱时,需先在各船公司专用台帐上自编S/O号;
4.订舱单发出后,客服人员应主动向船公司确认舱位,并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户,订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确,以免造成混淆;
5.订舱完毕后,客服人员应及时将资料输入电脑,具体步骤如下:
①新建委托,输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量;
②工作号,并按各业务员创建业务编号,比如“客户服务”以KF开头;③输入费用明细-主要是应收费用;
④订舱确认,输入订舱号。
输入电脑时,应确保准确,并特别注意以下信息:
船公司名称、船名、航次(一律采用V。
XXX的格式)、开船日期。
6.操作台帐应该认真、完整地填写,应注意以下几点:
①托运人应与订舱单上的托运人一致,并写清电话、传真、及联系人;②费用明细应仔细填写,“应收”为向客户收取费用;“应付”为由我公司支付的费用;运费到付的需填写在“到付”栏,各种费用应分项列明;向客户收取的费用为ALLIN时,须注明包含哪些费用;免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认;
③需由我司目的港代理代收运费的,须在台帐上注明使用哪家代理。
SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认,不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理,必须公司领
导确认);
④客户需倒签、顺签、预借提单的,须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请,由操作部经理或公司主管领导签字确认;
⑤订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写;
⑥客服人员应在台帐上相应位置签字。
7.客服按业务员设立登记台帐,客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上,以便统计查询。
二、拖车、报关
1.出书面申请,公司批准后方能安排;
2.安排拖车前,需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点;
3.安排拖车时,需向拖车行发出书面委托,写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/ONBR、工厂联系人及联系电话等,并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后,根据客户的要求安排拖车与报关。
需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。
对个别重要客户有特殊要求的,需提下资料:
客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等;
4.应至少提前半天时间向拖车行下委托,以便拖车行有时间打单、安排;
5.委托后,客服应要求拖车行提供司机姓名,手机号码、柜号,并报给工厂;
6.客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点,否则由此引起的押车费等损失由车行承担;
7.一般贸易在深圳清关的可不需司机本,若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往,可委托车行代办转关手续;
8.安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间,是否需要预冷,及通风口开启情况,以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排;
9.如客户要求冻柜需代发电机的,应安排有带发电机的拖车公司拖柜;
10.在客户自己安排送散货过来的情况下,可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。
盐田港可委托盐铁服,蛇口、赤湾可委托赤湾仓储;
11.在给货运站的委托书中需注明提空柜时间,可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空
柜,还是等货到后再提,避免产生还空费用;
12.安排报关时,需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记,由报关行签收。
在收到由报关行退回的退税联后,应立即通知客户,并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户,并做好交接纪录。
1.如由我司安排拖车、报关的,客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场,避免发生额外费用。
若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用,需立即通知客户,要求其书面确认,并在台帐上登记;
2.客户因各种原因取消订舱的,需要求其书面确认,在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料;
3.客服收到财务打印出来的DEBITNOTE,与电脑资料核对无误后,立即传真给客户。
客户需开税务发票的,须由客户发书面传真,写明发票抬头及金额、币种;
4.对由客户自拖自报的,客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。
如已做柜,将箱号登记在台帐上,即可将台帐立即交文件组;
5.对由我司安排拖车报关的,客服在与报关行确认放行后,即可将台帐交文件组。
文件
1.文件组收到船公司的LOADINGLIST后,与台帐核对,已经装上船的,应立即向客户催要补料。
2.文件组需核对船公司的LOADINGLIST及费用清单,如有发生超堆费、超期柜租的,而客服尚未确认的,应立即通知客户,要求其书面确认,并在台帐上登记。
3.文件员根据客户提供的补料,先与客户核对清楚后再向船公司提供补料,争取在短时间内将提单资料核对清楚,并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。
4.提单的缮制应注意以下几点:
①提单的内容应完整、准确,必要的信息不可留空,包括:
SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL‘SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO。
/SEALNO。
,DELIVERYAGNET等;②提单表面应清洁,避免过多涂改,一份提单最多不可超过3个更正章。
一些重要的项目,比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改;
③应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人;
④客户要求出船证的。
船证的内容(比如船级社、船龄的要求)应与相关船公司核实确认;
⑤如客户要求倒签提单的,原则上短航线倒签不超过三天,长航线不超过七天,在收到客户保函后,交操作部经理或公司主管领导签字,必要时可要求客户提供信用证核对方可签发;
⑥外代提单不允许预借。
5.使用我司目的港代理收运费或代放货物时,应注意:
①出我司HB/L给客户,HB/L上打真正的收货人与发货人,并可注明到付运费的金额,DELIVERYAGENT为我司代理;
②OB/L上面SHIPPER为我司,CONSIGNEE、N。
PARTY均为我司目的港的代理,其它资料与HB/L相同,将OB/L电放给我司代理;
③事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款(预付或到付);
④制作CHARGESSETTLEMENT,列明货物相关信息及要求代理收取的费用,支付给船公司的费用,代理费及应退给我司的费用;
⑤制作放货通知书,通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放,然后与OB/LCOPY件、HB/LCOPY件,OB/L电放信、CHARGESETTLEMENT于船开后尽早一起传给代理;
⑥对代理有向我司退代理费的,应在台帐上注明,并输入电脑。
6.缮制美线提单时,应注意:
①HB/L与OB/L的缮制可参考第5项;
②OB/L上注明我司与船公司的S/C号,但HB/L上不得显示该S/C号;③核对货名、价格、中转港,必须与合约中规定的一致。
7.将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务,以便财务在收妥运费后放提单给客户。
具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。
8.将提单号、提单日期填在台帐上,并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑,核对无误后通知财务。
9.将台帐、提单、与代理的CHARGESETTLEMENT(若有)复印交财务签收。
10.费用通知财务后不可缮自更改,特殊情况可填写费用更改单,列明更改费用项目、金额、更改原因,由操作部经理签字,再交财务部。
但需注意以下几点:
①海运费的更改需由公司领导批准同意;
②改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚;
③因漏输、错输费用造成公司损失的,按公司相关规定给予责任人处罚。
11.将台帐分船公司按月份存档。
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货代岗位职责
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货代岗位职责
为了完成货代任务,需要几个环节的工作,具体工作职责如下:
一、接单部分
接单工作原则上应该成为日常中“最优先”的工作环节,一般要求接单必须快捷、高效,在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。
接单人员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认。
1、审核客户委托内容和确认客户服务要求(客服或者接单员)
(1)接单人员必须预先审核客户的委托内容。
客户发来的订舱单需显示以下信息,但不限于此:
托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、
运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。
(2)接单人员必须预先确认客户服务要求。
(客服或者接单员)
普通服务要求一般包括是否需要:
到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。
到/预付订舱确认即对
(1)内容的确认;
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对于拖车/内装、商检和报关的服务要求,必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等,注明在客户订舱单上。
特殊服务要求一般包括是否需要:
普通服务外其它的附加服务。
对于特殊服务要求,必须得到部门主管和/或者其它相关职能的核批后才能够接受和安排
2、运价核对、确认(客服或者接单员)
客服人员收到订舱单后,必须对运价和其它服务费用进行确认。
(1)对来自销售部的业务,须与销售员核对运价和其它服务费用是否正确,并由销售员在订舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱。
(2)对于公司业务,须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。
3、舱位确认(客服或者接单员)
根据客户委托,确认反馈符合要求的舱位。
二、订舱部分
一般要求预定开航日7天前必须安排订舱,对能够提前接受委托的船公司应争取头批订舱,旺季时候根据市场情况适当提前;
1、新建委托(订舱操作员)
订舱操作员必须及时在操作系统内创立业务编号、新建业务档案,输入业务有
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关数据。
输入业务数据包括但不限于此:
业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次(如可能)、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量,以及代理(如需要)等。
2、订舱过程(订舱操作员)
订舱过程包括以下环节:
膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等,任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。
订舱完毕后,应及时将配舱信息输入操作系统,输入时应确保准确,并特别注意以下信息:
船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。
3、舱位通知(订舱操作员)
无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务,订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户,确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确,以免造成混淆。
如有问题,积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。
三、拖车/内装(调度)
客户委托的拖车、内装和/或者报关等要求,必须根据船公司、码头、货物性质和
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市场环境等情况予以预先审核,对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。
1、拖车安排
(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排
(2)根据船公司、码头和航线等情况,前瞻判断合适的拖车时间时间;如同客户具体情况有冲突,必须同客户友好协商并告知可能的风险
(3)安排拖车前,根据前期约定的拖车服务时间要求,提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点
(4)同客户确认时间要求后,在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求
预约
(5)向拖车行委托时间,一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前,并在当日下午4点前确认安排(包括拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认);
对于特种箱业务,必须同船公司确认空箱状况,必要情况下通知船公司提箱时间。
(6)安排拖车时,需向拖车行发出书面委托。
清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中
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转港代码、目的地等)、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等
(7)必要情况下,应要求拖车行提供司机姓名,手机号码、柜号,并报给工厂
(8)跟踪装箱、装箱单、进港(9)其它注意事项
在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场,避免发生额外费用。
若有发生超堆费、超期柜租等额外费用,需立即通知客户,要求其书面确认并登记
对于客户业务退关,需要确认是否发生安排拖车的前期费用。
若有发生预配打单费等,需立即通知客户,要求其书面确认并登记
2、内装安排
(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排
(2)根据船公司、码头和航线等情况,前瞻判断合适的装箱时间,如同客户具体情况有冲突,必须同客户协商并告知可能的风险
(3)根据前期约定的到货时间,提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间
(4)向仓库做内装委托,需向仓库发出书面委托。
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清晰显示配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等)、装柜时间、货物数据(包括件数、毛重、体积)、协议费用等
(5)向仓库委托时间,一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前,并在当日下午4点前确认安排(包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认)
(6)向仓库委托时,必要情况下应注明提空柜的时间要求(7)跟踪到货物情况
(8)跟踪装箱、装箱单、进港四、报关部分(操作员)
(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排
(2)根据船公司、码头、航线和货物等情况,前瞻判断合适的报关时间。
如同客户具体情况有冲突,必须同客户友好协商并告知可能的风险
(3)最迟在同客户约定报关日期的前一工作日,再次同客户确认报关资料的发送情况
(4)收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审,有问题立即处理
(5)在约定的报关日期前一工作日下班前,把完整的报关资料送报关行
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(6)对于报关资料,要求复印留底;对于重要报关资料如核销单等,必须在做登
记
(7)跟踪反馈报关结果五、文件部分
1、提单确认(文件员)
(1)提单确认件的膳制和发送
提单确认件的膳制和发送要及时,一般预定开航日2个工作日前必须发送
(2)催促提单确认件
一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件篇2:
货运代理公司岗位职责
1.1.货运代理部1操作员1岗位职责1.1.
u负责从客户处接单,并审核相关信息
u负责向船公司订舱、向车队安排装货、集港,目的港送货;如有需要还要安排
报关
u负责订单和货物的全程跟踪
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u负责协调处理整个过程中各种意外和突发情况u负责具体业务操作中的费用控制u负责具体业务操作中的费用登记u负责向营销部门反馈相关运作信息1.1.2考核标准
u出错率(考核周期内因个人操作失误给公司造成损失的次数)u成本控制率(考核周期内因个人操作给公司节约成本的金额)u客户满意度(考核周期内客户对个人的操作满意情况)u出勤率(考核周期内个人的出勤情况)
1.2驻场业务员
1.2.1岗位职责
u负责我司车辆到场后的文件交收,提卸货的手续办理u负责现场协调处理与我司车辆或装卸货有关的偶发事件u负责向操作员回报装(卸)货后,车牌、箱号、封号与货物、订单号的准确对
应关系
u负责了解并汇报客户发货情况和竞争对手的大概业务量u负责维护客户业务操作人员的关系1.2.2考核标准
u出错率(考核周期内与操作员反馈信息的错误情况)
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u反馈率(考核周期内对客户发货量和竞争对手业务量的反馈情况)u客户满意度(考核周期内客户业务操作的满意度)
u配合度(考核周期内与公司司机的配合程度,包括文件是否正常交收、提卸货
手续办理是否及时办理)
2.3.集卡运输部1集卡司机1岗位职责3.1.
u保持良好的职业道德,热诚的服务态度
u自觉遵守公司各项规章制度,服从公司领导的调配
u定期汇报车辆的运行情况,保证车辆在安全的状态下行使u自觉做到不违章行车、不私自用车、不酒后开车、不开赌气车u按时按量将货物运送到目的地2.1.2考核标准
u事故率(考核周期内出现交通事故的次数)u违规率(考核周期内出现违规驾驶的次数)u维修率(考核周期内驾驶车辆的维修次数)u完成率(考核周期内按时按量完成任务的情况)
4.2调度员1岗位职责
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u负责公司车辆调配,灵活调度公司车辆u负责公司业务具体操作
u负责公司车辆路桥费与维修费报销管理u每天及时办理业务单证u协调好兄弟单位的合作关系u负责分公司的日常行政事务
4.2.2考核标准
u出错率(考核周期内因个人操作失误造成公司损失的情况)u及时率(考核周期内费用报销、采集成本提交、业务单证办理情况)u闲置率(考核周期内车辆的闲置情况)
u出勤率(考核周期内个人出勤情况)
5.3车队外勤1岗位职责5.1.
u负责按车辆调度的安排,到船公司(或其代理)现场办理提还柜交接单据u负责向船公司(或其代理)缴纳换单费、滞箱及超期费用
u完成上级领导安排的其它工作任务
5.2.2考核标准
u及时率(考核周期内及时办理提还柜交接单据的情况)u事故率(考核周期内出现交通事故的次数)
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u违规率(考核周期内出现违规驾驶的次数)
u出错率(考核周期内办理提还柜交接单据的出错情况)
6.7.营销部1营销专员1岗位职责7.1.
u经过多种渠道搜集各种市场信息u协调内外部相关物流资源u进行客户开发
u定期与已营销成功的客户沟通,与运营中心共同维护客户u根据市场的实际情况实施商务报价3.1.2考核标准
u信息率(考核周期内收集到市场信息的情况)u开发率(考核周期内市场开发情况)
u出错率(考核周期内给客户报价、给操作员价格信息、市场价格是否及时跟新
的情况)
u客户满意度(考核周期内客户对服务的满意情况)
8.9.财务部
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2020年4月19日9.1.
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u完成分公司日常财务核算、决算工作
u配合总公司财务人员及时完成分公司财务工作u分公司税务处理的相关事宜u财务资料的装订及保管=ons=u每周周报表
u负责分公司应收、应付账款的核算及管理工作u负责及时了解分公司当地的财务政策和税收政策u现金、各类有价证券、支票、发票和相关单据管理4.1.2考核标准
u出错率(考核周期内报税、各类报表、现金管理等的出错情况)
u及时率(考核周期内报税、各类报表提交的及时情况)u出勤率(考核周期内个人的出勤情况)
10.2计费员10.1.1岗位职责
u计费前审核工作单u计费管理工作
u月末检查计费单进行费用确认u负责复核分公司工作单
u月末配合应收、应付账款会计核对往来账
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u配合总部计费员完成计费工作
10.2.2考核标准
u出错率(考核周期内计费、对账出错的情况)
u及时率(考核周期内在规定时间内完成对账工作的情况)u核对率(考核周期内核对出计费和对账单错误的情况)u出勤率(考核周期内个人出勤的情况)
11.3会计11.1.1岗位职责
u完成分公司日常财务核算、决算工作
u配合总公司财务人员及时完成分公司财务工作u分公司税务处理的相关事宜u财务资料的装订及保管u每周周报表
u负责分公司应收、应付账款的核算及管理工作u负责及时了解分公司当地的财务政策和税收政策u现金、各类有价证券、支票、发票和相关单据管理
11.2.2考核标准
u出错率(考核周期内报税、各类报表、现金管理等的出错情况)
u及时率(考核周期内报税、各类报表提交的及时情况)
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u出勤率(考核周期内个人的出勤情况)
12.13.行政人事部1行政人事专员1岗位职责13.1.
u负责分公司招聘、培训、薪酬、绩效、员工关系等方面的日常管理u负责固定资产、会议、办公用品、日常办公设备等方面的日常管理u负责日常行政事务
u领导安排的其它工作5.1.2考核标准
u出错率(考核周期内因个人操作失误给公司造成损失的情况)u及时率(考核周期内提交相关表格、各类证照年检等及时办理的情况)u成本控制率(考核周期内因个人操作给公司节约成本的金额)
u出勤率(考核周期内个人的出勤情况)
14.2行政司机1岗位职责14.1.
u严格执行派车计划,完成出车任务
u认真执行安全责任制和操作规程,遵守交通规则,文明行车,确保行车安全u定期对车辆进行保养,保持车辆的清洁卫生和正常运行
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u及时补充行车所需的材料、物品,及时保养和维修u做好行车记录,保管好车辆的各种技术资料u月末整理行车记录
14.2.2考核标准
u事故率(考核周期内出现交通事故的次数)u违规率(考核周期内出现违规驾驶的次数)u维修率(考核周期内驾驶车辆的维修次数)
u出勤率(考核周期内个人的出勤情况)篇3:
货代操作各岗位职责与操作流程
货代操作各岗位职责与操作流程
为规范货代部日常工作,明确各岗位职责,加强内部协调配合,特制定本规范。
第一部分,风范自律
第一、遵规守纪,严格遵守各项制度规范要求做个合格的百瑞特人
第二、细致耐心,认真对待每件事情尽职尽责做好本职工作第三、热心诚挚,持续为客户提供专业优质的服务第四、诚恳好学,不断提升自身服务能力和综合素质第五、快捷高效,及时准确有效地服从执行上级指令第六、忠诚奉献,积极努力为团队进步发展献计献策
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第二部分,岗位职责
依据工作需要和工作环节在货代部内设立有经理、部门主管、操作、调度、文件、客服和销售等岗位,各岗位相辅相成构成货代部完整的运作机制。
第一、职位与职权
部门经理:
1、管理团队的组建、管理和提升
2、配合公司战略发展,筹划、推进和评估本部的长短期目标3、各部门总体运作的计划、协调、推进和评估部门主管:
1、部门团队的组建、管理和提升2、各部门日常运作的协调、推进和评估3、报价对内与对外的更新、发布和核批4、业务的受理、指派和跟踪5、市场目标的制定、推进和评估操作:
1、业务的审核、运作和跟踪2、费收的核实、确认和输入3、业务的完结、统计和分析
调度:
1、门点服务/仓储服务的受理、协调和安排2、门点服务/仓储服务的跟踪、反馈和完结3、月度统计、分析与评估
文件:
1、提单的确认、核对和签发
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2、操作的日常事务助理3、月度统计和分析
客服:
1、业务的受理、指派和跟踪2、报价的对外发布、跟踪和核实3、客户日常操作维护
销售:
1、业务的报价、揽取和
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