企业应收帐款的管理控制方法.docx
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企业应收帐款的管理控制方法
应收帐款的治理操纵方法
現在我們先談應收帳款與信用的治理辦法。
所謂的應收帳款應先從源頭來看,從信用治理來看;信用治理的產生,應先認識交易方式。
以交易的活動來看,交易方式有3種:
1.物物
2.現金物
3.信用物
以下分別說明之。
1.物物
此類交易方式,在現階段的社會仍是存在,例如:
筆者所主持的企業單位,從事三角貿易、多角貿易,确实是這種交易方式。
因為在第三世界國家有外匯管制,因此要用賣給它東西的所得來進口它的東西,則外匯才得以抵充,沒有風險。
2.現金物
此類交易方式,銷售量大但金額不大。
3.信用物
要注重與注意信用交易,因大過交易總量的80%為信用交易。
何謂信用交易?
我們做如下的說明:
1.我們同意客戶跟我們買東西,產生應收款,客戶並沒赶忙付錢。
2.客戶付錢,但收到應收票據,應收票據不代表一定會兌現,仍确实是是信
用交易。
收到客戶的遠期票據,我們還存在風險,如何做到信用交易的安全措施?
一定要注意做到銷售安全。
從事業務的人員,要關心銷售安全,被倒一筆帳,就好比損失十筆生意,而且還要花許多精神追索。
因此一定要做信用調查、徵信調查的工作,要為每個客戶建立客戶資料卡。
假如你是經銷商或製造商,客戶資料卡差不多上一定要做的;除非你是做直銷,才能够不做,因你的客戶較不會固定或長期購買。
但其實還是最好做,因為如此就能够將服務工作做得更好,然後於獲得口碑後,能達到客戶介紹客戶的境地,這确实是最佳的銷售方式。
客戶資料卡的建議格式如下表所示,而相關填寫方式,以下將逐項說明之:
客戶基
本資料
名稱、負責人、聯絡人、電話、傳真、EmailAccount、資本額、屬性、員工人數、設備
營運資料
月SR、季SR、年SR、項目、比例
信用資料
銀行帳戶
同行評價
同業評價
客戶資料卡分3個section:
客戶差不多資料、營運資料、以及信用資料。
現將客戶差不多資料各欄位,說明如下:
(1)名稱:
指客戶的名稱。
(2)負責人:
指客戶的負責人。
(3)聯絡人:
指客戶的聯絡人,通常是採購或使用單位,亦常以KeyPerson稱之。
(4)電話:
指客戶的聯絡電話。
(5)傳真:
指客戶的聯絡傳真。
(6)EmailAccount:
指客戶的聯絡EmailAccount。
(7)資本額:
指客戶的資本額。
(8)屬性:
指客戶的經營屬性,是屬代理商?
或製造業?
或經銷商?
或地區經銷商?
零售商?
…。
(9)員工人數:
指客戶的僱用員工人數。
(10)設備:
指客戶的設備有哪些?
上述這些都叫差不多資料,是指不太會變的部分。
現將營運資料各欄位,說明如下:
(1)月SR:
指月營收。
(2)季SR:
指季營收。
(3)年SR:
指年營收。
(4)項目:
指客戶的營業項目。
(5)比例:
指我們公司產品在客戶那裡的佔比多少?
假如我們做經銷或製造
的業務,依此數值推算,可得到客戶它正常向我們進貨的量與金額,假如未做此整理分析,也許它會做過多的進貨,而我們並無警覺。
防止其異常交易,有此參考值,則會赶忙明白,不會造成迷失;不至於當其大量進貨,只會专门高興而不明白有風險。
安全銷售比衝業績還重要。
在說明信用資料之前,先給各位一個建議。
大伙儿也許應未忘掉,老闆曾一再叮嚀,與新客戶第一次交易,一定要收現金。
筆者反而對筆者的業務人員要求,第一次交易不要給現金,否則第二次給我們跳票或不給錢,就不構成詐欺。
假如第一次交易給我們跳票,就能够直接告詐欺。
若存心倒帳,通常第一次交易金額較小,不會倒,當第二次、第三次…胃口愈來愈大時,才會開始倒。
因為若收票回來,票子上就有往來銀行及帳戶,就能够向銀行做徵信調查,此為重要的方法技巧,因此第一次交易就能够收票據。
現將信用資料各欄位,說明如下:
(1)銀行帳戶:
指所收客戶票據的銀行帳戶。
(2)同行評價:
筆者常訓練業務團隊,到客戶那裡時,若同時看到其他廠商,可在門口等他出來,然後向他探聽:
客戶與他們來往的信用情況?
先自我介紹,然後以新近來往,想了解狀況做開頭。
能够問他下述問題:
「你們與他們已交易多久?
你覺得他們的信用怎樣?
」當他回答:
「我與他們交易五年,每次收錢都专门困難。
現在這筆錢,也是收了好多次才收到。
」如此我們就能心中有譜了…
(3)同業評價
指可從客戶的同業去調查它的虛實。
由上述3點來建立信用額度,尤其是當我們是經銷商與製造商,能够在這個額度內放心與它交易,超過則要小心。
現定義信用額度的公式,如下:
信用額度=未收款+未兌現票據=應收帳款+應收票據
上述公式的意思,指:
信用額度是未收款與未兌現票據兩種風險加起來,我們相信評估後,在此額度內是安全的。
未兌現票據,指:
客戶開的遠期支票。
因此我們開發一個新的客戶,我們評估給在這個額度之內,能够隨時出貨,不去擔心這個風險。
26年前筆者曾訂營運治理規則,其中有下述兩項的規定:
(1)業務人員的應收帳款被倒帳時,業務人員要賠償100%。
(2)業務人員的應收票據被倒帳時,業務人員要賠償40%。
現在假如再如此規定,可能找不到業務人員了,現在筆者一般的做法:
在額度內免負責,超過則賠10%。
建議從事業務工作的朋友,當我們規範好額度規定,我們還要做客戶治理。
因為是你所提出申請的Credit(信用額度)已獲得公司同意,因此你應負責任的繼續自行進行客戶治理的工作。
做外銷時,亦會有客戶要求OpenAccount,其實确实是賒帳交易,我們若同意,則要給它一個CreditLine。
從信用調查產生信用額度,應收帳款與應收票據皆是信用額度的一部份。
應收票據是票據憑證,但應收帳款就比較困難舉證,以確保相關權益。
請問貴公司是否建立信用額度?
鼓勵大伙儿了解,並在這方面實際於公司內運用。
一個企業在業務治理裏,如何做到公司的交易安全?
這是本課程前面所做的第一個課題說明。
接著說明應收帳款、應收票據,管控上應注意哪些?
對於應收帳款,一般企業都只用一個科目,在筆者所主持企業為有效治理,筆者一定把應收帳款分如下四個科目:
一、應收帳款的治理定義
1.正常應收帳款
2.逾期帳款
3.問題帳款
4.壞帳
為何要分這四個科目?
筆者常向企業的老闆建議,這4個內容中,有3個专门難收回,有2個是鐵定收不回來,假如未加以分辨,专门容易造成誤判。
例如:
公司應收帳款掛了1000萬,其中細項內容如下:
1.正常應收帳款400萬
2.逾期帳款400萬?
3.問題帳款100萬X
4.壞帳100萬X
實際正常部分僅有400萬,假如都掛在一齊专门容易誤判。
如何分辨上述四種應收帳款?
假如公司的應收帳款政策是月結3個月,而
今天的日期是89/1/24,那麼假现在天手上還有88/10/30往常的帳款存在,就叫逾期帳款,否則未滿三個月者叫正常應收帳款。
帳款的收取一定要快速,或依約定時間收款,一天也不能拖,一拖就容易變成逾期。
千萬不要養成客戶逾期的習慣,久而久之帳款就會不給,成為問題帳款,最後變成倒帳。
在稅法上規定,除已經一定法律程序,否則不承認呆帳損失。
因此若呆帳不獲承認,則就會造成公司的雙重損失,因為損益表銷貨收入有淨利產生,要繳稅;錢又未收回,造成雙重損失。
呆帳的損失必須經過法律程序,確認收不回來,經過兩年後,才能掛壞帳處理。
筆者曾主持某醫療產業,有天發現業務與會計因逾期帳款而吵架,業務說:
「我到底是作業務的?
還是收錢的?
我跑業務专门忙,要不然你去收。
」筆者當場糾正業務說:
「業務的工作确实是既要做生意,又要收錢。
你要會計去收,客戶會說:
叫業務來,東西又不是你賣給我的。
」其實這也正是許多公司常發生的情況。
什麼叫問題應收?
指這個客戶已經跳票了;或這個客戶雖屢經追索,仍一再拖欠,专门可能會出問題…造成的缘故,可能為下述之一:
(1)客戶本身的因素。
(2)可能有交易的瑕疵。
(3)可能公司產品的品質不良、未處理好,而客戶想跟我們賴。
什麼叫呆帳?
指客戶已逃之夭夭、找不到;或客戶跳票、理都不理我們。
鼓勵各位要將應收帳款分類清晰,才知如何做治理的動作。
剛才從信用交易的過程中,了解第一個會產生應收帳款,第二個會產生應收票據。
對應收票據,在心態上要把它看成應收帳款,因為還不一定會兌現?
一定要收取到票據,才能做票據徵信。
票據的徵信,對從事業務的人专门重要,如何做票據徵信?
票據徵信是一般公司行號對金融機構,缺點是較不容易得到正確的資訊。
現在介紹更為有效的、金融機構對金融機構的票據照會:
假設你開發了一個新客戶,第一次交易設法收一個7天到期的現金票,該現金票的付款行為彰化銀行吉林分行,我們現在想假冒華南銀行城東分行來進行票據照會。
先查好彰化銀行吉林分行的電話號碼後開始打電話,並請按下列程序進行應答:
(1)表明身分:
如何表明身分?
一般人常不清晰。
假如說:
「我是華南銀行城東分行。
」這樣是不對的,因為金融機構對金融機構,他們之間會講行話,正確的說法為:
「華銀城東,票據照會。
」並且要以閩南話發音。
(2)問:
這個客戶什麼時候開戶?
第二個問題要用閩南問:
「何(閩南發音:
當)時開戶?
」錯誤的問法是:
「開戶久不久?
」因為若獲得正確的開戶日期,即可自行判斷開戶久不久?
若所獲得的開戶日期為才新開戶一個月,就要小心是否為詐騙集團、或是新公司虛設行號。
除非是喜歡賺差價的公司,否則對方一直要給現金算折扣數,就要小心是否為詐騙集團?
他們第一次用小魚釣大魚,第二次就開票給你。
而假如第一次已付現,第二次以後才發生跳票,你就不能告它詐欺,因為此乃法律上的規定。
(3)問:
往來實績?
(4)問:
往來績數?
(5)問:
平常的餘額幾位數(閩南發音:
殘額幾位數)?
要設法讓自己取信於對方,他就會告訴你許多實情。
此問題對方答案的句型,可能會是下述六者之一:
六上、六高
六下、六中
六中、六低
六表示六位數,即10萬位數。
上或高表示最高位數的值為7或8或9;中表最高位數的值為4或5或6;下或低表最高位數的值為1或2或3。
若為310000确实是六低。
(6)問:
有沒有其他的帳戶(閩南發音:
口座)?
(7)問:
有沒有退補紀錄?
票據法上規定,發生退票七天內註銷,則紅單子會收回,則沒有退票紀錄,只有註銷紀錄。
因此不要只問:
「有沒有退票紀錄?
」或者問:
「信用好不行?
」應問:
「有沒有退補紀錄?
」如此才能涵蓋退票與註銷兩者的資訊。
(8)多謝,有空來坐。
假如對方恰巧有朋友在華銀,要你轉電話,你能够說:
「等一下,我幫你看一看,他剛才離開,我再告訴他。
」
票據徵信是特不重要的,如此進行的話,就算給現金票,第一張也會安全。
假如是固定客戶,也要每一季做票據照會,重新評估一次,這是特不重要的治理動作,若因為沒做,而產生安全狀況,就专门惋惜,因此對應收票據一定要做。
現在說明剛才所提:
票據照會的對談,要以閩南語進行,會較有效的缘故。
因為专门多公司收回應收票據,會拿到金融體系做票據貼現,此時會轉到授信單位,而產生金融機構間的票據照會情況。
通常在授信單位的行員,差不多上比較資深或表現比較好的,這些人都稍有年紀,行話专门多。
因此我們也要練就流暢的閩南語行話,讓他們誤以為我們也是老資格,就容易讓他們相信,他們就會什麼都告訴你。
在筆者的企業裡,筆者差不多上叫業務助理或業務會計去做。
另外筆者建議業務人員,因為客戶在你手上,你自己也一定要去做。
接著說明有關應收票據的一些差不多常識。
太多人不了解票據的差不多常識,我們先從下圖,理解票據的種類開始:
銀行本票
本票甲存本票
票據種類支票商業本票
匯票
票據分為3種,有:
本票、支票、以及匯票。
本票分為3種,有:
銀行本票、甲存本票、以及商業本票。
什麼是銀行本票?
銀行本票可盡量
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