项目文档管理制度实用文档.docx
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项目文档管理制度实用文档
营销中心
项目文档管理制度
版本信息:
版本号
拟制/修改责任人
拟制/修改日期
修改内容及理由
批准者
一、目的
建立营销中心的文档管理制度,对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制,实现项目文档的有序保管与规范流动,为项目文档提供规范化的管理,提高项目的成功率,有效控制项目成本、进度、时间。
二、范围
本文适用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之有关的客户、合资公司、渠道的文档。
三、原则
(一)定义
文档包括接收、发放和内部文档,含、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档。
(二)规范
1。
明确内部文档的编制和命名
(1)文件名应是文件的标题.
(2)标题应能直观简明体现文件的内容。
(3)每个文档必须有一个统一的编号。
(4)在电子文档的命名后面加上编号。
(5)文件编制应使用对应的统一文档模板。
2。
接收文档控制编号
所有接收文档需有统一文档控制编号,统一由文档中心管理.文档控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定,建议体现接收日期的信息。
3.明确项目文档的使用制度
(1)在项目前,应建立一套文档的管理程序
①明确文档的拟制、审核人员,文档控制员。
②明确所有文档的编号、收发登记操作,及受控等级。
(2)建议接收文档的管理程序
①由文档控制员统一接收。
②加盖或记录接收日期(时间)。
③赋予文档控制编号.
④记录输入文档中心数据库,保存原件。
(3)明确发送文档的管理程序
①加盖或记录发送日期(时间)。
②记录输入文档中心受控库,保存原件。
③发送后由文档控制员统一记录归档。
(4)明确合同各方之间的文档传递等相关规定
(5)文档借阅登记和保密规定
①原则上严禁文档原稿进行借阅。
②借阅副本应进行登记,加盖副本章.
③副本销毁的规定.
④限期返还原件的规定。
(6)电子文档的共享规定
4。
明确文档的归档存放
(1)建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统,目录结构见附表一《项目文档归档结构》。
(2)按文档的阶段及用途属性(主题)归档分类,如售前阶段、售中阶段,再按标书、合同、方案、会议纪要等分类。
四、文档提交
(一)外埠部门提交部门的文档,经过审核后及时提交给文档保管人员备案、存档。
(二)部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、存档.
(三)部门对外交流或是与项目单位汇报、沟通所提交的文档,经过沟通、汇报后整理成终稿的,由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、存档。
(四)部门外埠工作人员与项目单位交流、沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导,经部门领导审核后报文档管理人员备案、存档。
(五)备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档;建设方案、PPT、规划、设计等文档定稿后以月为单位提交;涉及变更的方案、规划等文档经过部门与项目单位确认后及时报文档管理员备案、存档。
五、具体内容
(一)文档编号
凡项目有关的文档,均统一编号。
文档编码方式:
文档属性-发放对象-顺序编号—文档日期-文档密级
文档属性:
本字段用两位英文字母表示
发放对象:
本字段用两位英文字母表示
文档日期:
本字段6位数字,表明文档的发生时间,以便于查询和统计。
顺序编号:
本字段4位数字,系文档的顺序编号,此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。
文档密级:
本字段1位数字,表明了文档的保密级别。
0级代表机密,项目经理及其指定人员阅读
1级代表秘密,项目组核心成员阅读
2级代表内部公开,项目组所有成员阅读
3级代表公开,所有项目组干系人均可阅读
表1文档属性字段对照
文档分类
简写
文档分类
简写
PPT
指令
潜在用户分析报告
发票
用户分析报告
普查报告
合作意向书
手册
会议纪要
备忘录
建设方案
计划
解决方案
答复
项目制度
报表
合同
招投标文件
表2文档接收对象字段对照
发放对象
简写
发放对象
简写
客户
项目组内部
合作方
部门内部
合资公司
渠道
公司内部
供应商
(二)文档的存放
项目文档分别建立电子和纸面件档案。
纸面文档按文件的属性、分类存放,并填写《文件存放控制表》(附件一)进行存放、借阅登记。
电子档案目录如下,通过权限设置控制不同文档人员访问权限.
表3:
电子文档目录
0级目录
一级目录
二级目录
三级目录
四级目录
文件名
**项目
机会阶段
城市筛选
分析资料
调研表
售前阶段
PPT
城市智能静态交通管理云平台
优先泊车运营管理模式
汇报PPT
宣传片
设计方案
静态交通智能化解决方案
静态交通智能化建设方案
会议纪要
售中阶段
招投标
招标书
投标书
合同
PPP合同
合同附件
项目计划
项目范围
项目实施计划
项目总结
项目总结报告
项目评估报告
售后阶段
培训
培训计划
培训方案
培训考核评估表
维护
运维方案
项目总结报告
问题管理表
风险管理
风险管理计划
变更申请表
(三)文档借阅
(1)借阅人查阅文档编号清单(内部公开),确定所需借阅文档。
(2)向文档管理员提出借阅申请。
(3)文档管理员根据其身份确定阅读权限。
(4)若所借阅文档超过其阅读权限,需经领导批准。
(5)文档管理员填写文档借阅记录表。
(6)借阅人签署文档借阅记录。
(7)借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。
(四)文档取向
文档取向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、文档负责人及文档的主要应用单元。
详见附表二:
《文档取向表》。
附表一:
文档存放和访问控制
文档名称
文件夹
审批人
借阅人
借阅日期
归还日期
附表二:
文档取向表
名称
负责人
里程
应用单元
售前阶段
PPT
项目经理
宣传片
调研提纲
客户分析报告
会议纪要
项目管理部
沟通计划
合作意向书
机会与风险分析
城市资料分析
竞争对手分析
售前项目组织结构
售中阶段
项目策划书
项目监控报告
项目组织结构
初步可研报告
需求文档
项目建设架构方案
停车解决方案
合资公司架构草案
收益测算分析报告
普查报告
建设方案
实施方案
实施管理制度
项目计划
Ppp合同招标备案稿
人力资源管理制度
项目预算
风险管理计划
质量管理计划
立项备案
政府审批报告
投标书
招标书
合同
合资合作公司成立方案
项目总结报告
项目状态周报
售后阶段
培训方案
培训实施方案
培训结果考核评估表
项目验收报告
项目总结报告
项目后评估报告
项目运维方案
问题管理表
变更申请表
项目状态周报
风险管理表
问题经验库
风险经验库
信息通报表
项目移交表
遗留问题表
研究生工作管理制度
为了加强研究生的培养管理,提高研究生的自我管理能力和学术研究水平,结合本校关于研究生培养的相关要求和学术论文管理的相关规定,规范研究生的学习管理考核制度,请遵照执行.
学习研究的基本进度:
硕士研究生
1、学习年限为一般为三年。
一年时间学习硕士学位课程,通过考试。
一年到两年半从事科学研究,完成学位论文,并通过答辩。
2、研究生应在导师指导下,确定方向,详细搜集背景资料,提出论文题目,并于第3学期中期提交开题报告,经实验室讨论审查;第5学期初中期检查;第6学期初(研三寒假结束,2月左右审查毕业论文,决定是否申请毕业或者延期)毕业检查.
3、研究生必须参加本学科和相关学科的学术讲座、学术报告、讨论班等学术活动,并按计划作学术报告.
具体细则:
每位硕士研究生至多三周左右向导师报告自己此段时间所做进展,每周学术交流会由专人负责安排,轮流报告,比如暂时由赵博同学安排。
4、在学习研究过程中,应服从导师、实验室的统一安排。
一、考勤制度
1.为保证每位研究生有良好的学习条件,本实验室设有研究生工作位,实验室对所有研究生进行出勤率考核,考核结果与导师发放的基本助研津贴直接挂钩。
2.除上课(主要是指第一学年的硕士研究生、直博生等)或其它特殊情况以外,原则上所有研究生的毕业论文研究工作与相关的学习活动应该在本实验室进行。
3.原则上要求学生在实验室的学习和工作的基本时间段为周一至周五的上午9点~下午17点。
所以考勤的窗口时间为:
上午:
9:
00±1:
00点,即8:
00~10:
00点(其中9:
00点以后视为迟到)下午:
17:
00±1:
00点,即16:
00~18:
00点(其中17:
00点以前视为早退)
学生允许在上述时间段以外在实验室学习和工作.
4.在实验室工作和学习时间内,除午休外,其它因公务或去图书馆查阅资料等必须暂时离开实验室的活动应标明去向,以便老师和同学了解其去向,并在必要时能及时和其联系。
5.周二下午基本上为研究生学术交流活动时间(具体根据每周通知),原则上每个研究生必须参加并签到,确因特殊情况应向导师说明情况,并事先请假取得批准。
6.研究生因病或因个人私事(找工作面试,家里特殊情况等)超过一个整天不在本实验室工作和学习的,应向自己导师请假并通知负责出勤率统计的同学,否则以旷课论处。
7.每天的出勤率月底统计一次,统计结果在学术交流报告会上公布。
8.每月统计的出勤率在发放研究生助研津贴时实行适度的奖惩制度,以保证每位研究生在实验室进行正常的学习和毕业论文研究工作,具体奖惩方法见本条例第五部分。
二、关于硕士研究生实习活动的规定
针对目前硕士研究生为毕业后找工作需要,盲目参加校外公司的各类实习活动,大量占用学期内学位论文课题的研究和工作时间,严重干扰了正常的教学秩序,也影响了硕士论文的质量,经研究决定,对硕士研究生的实习活动做如下规定:
1.硕士研究生参加与本人硕士论文研究课题无关的校外实习活动不得占用学期内正常的基本学习和工作时间(具体见上面的考勤时间),并以完成论文(或大体上)为标准;
2.硕士研究生参加本实验室以外的,且与本人硕士论文研究课题无关的校内实习活动(如校内其它单位的助研、助管等勤工俭学活动)原则上不得影响其本人的硕士学位论文课题的研究进度和质量,且在时间上尽可能不占用考勤内的基本学习和工作时间,必须占用考勤内基本时间的以每周累计不得超过8小时为限(含8小时);
3.申请参加校内其它单位勤工俭学实习活动的硕士研究生必须首先要得到导师的签字同意,并向导师说明平均每周所占用的考勤内基本工作时间.导师将根据每周的基本工作时间扣除导师发放的相应部分的助研津贴(导师发放部分的助研津贴是保证其在考勤的基本学习和工作时间内对实验室和学位论文相关的研究工作的津贴)。
换句话说,如果每周占用一天考勤内基本工作时间,则该学生在得到校内勤工俭学实习活动津贴的同时,导师所发放的助研津贴部分将每月扣除1/5;
4.未经导师同意擅自占用学期内基本学习和工作时间参加校外或校内实习活动,严重影响其硕士论文研究进度和论文质量者,视情节轻重扣除部分乃至全部津贴,并根据其硕士论文的质量,提交硕士论文答辩委员会审议,采取延期答辩、延期毕业乃至取消答辩资格的措施。
5.硕士研究生(主要是专业硕士研究生)根据其培养计划和论文课题需要参加相关企业单位实习活动的,属于研究生培养过程的一部分,不受此规定的限制.
三、工作制度
1.实验室尽可能为每位研究生配备一台工作和学习用的计算机,每位学生应爱护使用该计算机,未经允许,不得私自装拆计算机硬件,如发现计算机有硬件问题,应及时报告相关的负责老师,以便采取相应措施;
2.学生毕业离校,应向实验室交还该计算机以及所有向实验室暂借的物品,并保证这些物品的完好性。
为了保证实验室研究课题的延续性,学生在交还计算机之前,只允许删除其私人信息如电子邮件等,其它与课题相关的内容在其导师确认已光盘备份的前提下,并经导师允许才可被删除,否则一律不得私自删除;
3.每位研究生在本实验室和学生工作室的活动应以实验研究和学习为主,其它娱乐性活动应在实验室和学生工作室以外的场所进行;
4.研究生工作室的计算机主要用于论文研究工作和学习目的,即用于科学计算、模拟、编程、信息搜索、资料查阅、邮件收发、论文撰写等目的;
5.为了保证工作室计算机及其网络的安全,也为了创建一个良好的工作研究和学习环境,在研究生工作室的计算机上原则上不得进行任何娱乐性网络活动,如网络游戏、娱乐性聊天、网络电影等等;
6.打印机本着节约和环保的原则,提倡尽量减少一切不必要的打印,文稿在修改和传递过程中尽量以电子版本传送;
7.在实验室学习和实验研究过程中,同学之间应提倡互相学习、互帮互学、团结互助的精神和氛围,低年级的同学应通过参与高年级同学的实验研究,做其帮手,尽快学会和掌握实验设备的使用方法和操作要领,高年级的同学在获得他人帮助的同时,也应不吝赐教,认真帮助师弟师妹掌握知识技能;
8.除每周三的研究生学术交流活动以外,在日常学习和工作中提倡同学之间、师生之间经常性的交流,互相学习,互相促进;
上述工作和学习制度,望各位研究生严格自律,认真遵照执行.
四、卫生制度
为保证本实验室有一个良好的工作和学习环境,拟制定以下卫生制度:
1.卫生值日制度,由值日生负责每周的垃圾清倒和地面保洁工作,并建议至少每两周对整个房间大打扫一次,室长对值日生制度负有监督和管理的责任;
2.实验室的每位成员应保持自己桌面的整洁和电脑的清洁,桌面及其周围物品应堆放整齐,电脑机箱外壳、键盘、鼠标和显示器应定期擦拭;
五、奖惩制度
本实验室将定期对参与实验室工作或项目研究工作表现突出、发表高水平论文的研究生进行适当的奖励,具体奖励的分级和奖励额度将由实验室全体老师讨论决定,对日常的工作考核实行奖罚并举的措施,即对考勤满勤,学习认真、工作负责、学术交流积极提问发言的学生通过增发助研津贴的办法实行奖励,对缺勤率高,工作马虎,经常违反工作制度的学生通过部分扣发助研津贴的办法进行适度的惩罚,促其及时改进.
1、违犯校纪校规者按相应条例处罚。
2、无故早退、迟到者(应按次惩罚).无故旷课(按天处理),每1天扣发1个月补助,并通报批评;2天扣发3个月补助,并通报批评;3天以上者报请有关部门给予纪律直至退学处分。
3、对改动、伪造实验数据,剽窃他人成果者予以退学处分.
5、对不参加实验室集体活动、公共劳动,缺乏道德修养以及损害集体荣誉、利益等视情节轻重分别予以批评、通报批评直至报请有关部门给予纪律、退学处分.
6、在学习过程中,因违纪、不胜任工作以及不服从导师、实验室安排等原因,导师认为不适合继续学习者,由导师、实验室提出,经有关部门讨论决定,终止其研究生学习培养。
项目例会管理制度
受控标志:
受控发行章
编制/时间:
审核/时间:
批准/时间:
文件修改清单
修改日期
版本号
修改内容
相关部门确认签字
确认单位
确认意见
签字
1。
目的
为了有效保证公司项目推进中各项会议的质量和效果,提高会议效率,特制定本制度。
2.范围:
本制度适用于顺荣公司一切与项目管理相关的会议:
项目启动会、项目阶段性评审会、项目专题会、项目总结会、项目月度例会等。
3.职责
3。
1在项目开发与推进过程中的所有项目会议(如项目启动会、项目阶段性评审会、项目专题会、项目总结会等),由各项目经理组织并主持;
3.2项目月度例会由项目部负责人组织召开并主持,各项目经理参与汇报;
3。
3公司的有关职能部门,如生产、质量、采购、工艺、销售、财务、考评组,根据需要参加相关会议。
4.细则
4.1项目经理最少要提前半个工作日邮件或(微信)通知到项目相关成员,要告知会议主题、时间、地点、需参会人员等信息;项目月度例会最少要提前两个工作日邮件通知到相关项目组成员;
4.2会议设签到表,参会人员务必准时出席会议,若因紧急事务不能出席,需指定顶岗人或部门领导代为出席,并请示项目经理获得同意,未出席且无顶岗人则视为无故缺席,无故缺席者则在考评意见表上扣10分、迟到5分钟以上者扣除5分;
4.3项目启动会
4。
3。
1时间:
接到销售部的项目定点通知后3个工作日内;
4。
3.2内容:
成立跨部门的项目团队,明确成员职责,确定项目经理、客户和供应商接口人,开始启动项目开发;
4。
4项目阶段性评审会
每月项目经理根据需要召集项目组成员参加项目阶段性评审会,落实该阶段产品的功能、性能、材料和关键配合尺寸以及项目需要的资源与时间进度是否能够满足要求,并对存在的问题罗列清单,责任分配、跟踪整改闭环;
4。
5项目月度例会
4.5。
1时间:
每个月的第二周(根据工作任务做适当安排);
4。
5.2地点:
公司二楼大会议室;
4.5.3参会人员:
各职能部门的负责人及相应的项目执行组成员,以及会议通知时通知到的所有人员;
4.5.4会议主持:
项目(副)部长
4。
5.5会议内容:
4.5.5。
1由各项目经理准备汇报材料并进行汇报,内容需包含项目的开发推进情况、产品的功能、性能、材料和关键配合尺寸的验证情况、项目问题闭环情况、项目成员任务完成与表现情况、问题整改存在的困难和所需要的资源等;
4.5.5。
2由项目(副)部长负责汇总各项目组成员的考评情况并进行通报;
4。
5.5。
3由各项目问题责任人对该问题点做简短汇报;
4。
5.5.4由各职能部门负责人(副总)对各项目经理的汇报作点评;
4。
5.5.5由总经理对此次项目月度例会作点评;
4。
6会议过程中由主持人做相应的会议记录,会议完成后3个工作日内必须形成会议纪要,签字下发或存档.
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