最新资料室档案管理制度doc.docx
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最新资料室档案管理制度doc
(最新)资料室档案管理制度762*********
资料室档案管理制度
第一节总则
第一条为了加强深圳港西部港区疏港道路工程第四合同段(以下简称“第四合同段”)档案的收集、整理、立卷、归档管理,充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用,根据中华人民共和国《档案法》、国家《基本建设项目档案管理暂行规定》(国档发[88]4号)、《公路工程竣工验收办法》(交公路发[1995]1081号)、《公路工程质量检验评定标准》(JTJ071-98)、《市政道路工程质量检验评定标准》(CJJ1-90)等有关规定和要求,结合本项目部管理实际情况,特制定本项目资料室档案管理制度。
确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性,达到“建一流交通工程,创一流工程档案”的目标。
第二条档案工作是项目管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分,各部门应根据分管业务内容,按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作,把此项工作做为考核本部门工作的一部分。
第二节档案管理体系与职责
项目建设过程中,项目部建立项目档案管理网络,层层建立档案管理岗位责任制。
在项目建设的各个阶段,各部门均明确专人负责配合资料室资料员的档案工作,根据项目部资料室的要求,在各自职责范围内做好与第四合同段有关的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。
第三条项目经理职责
1.组织项目部各部门贯彻执行本制度的各项规定,并负责监督检
查。
2.负责档案工作的总体安排,定期检查档案工作。
3.布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。
第四条项目总工职责
1.负责工程技术档案工作的总体安排,定期检查各部门工程技术档案工作。
2.安排和协调项目部资料室与项目部各部门做好工程建设过程中原始资料的形成、积累、整理、归档工作。
3.组织工程技术档案的整理、汇总、移交工作。
第五条资料室职责
1.贯彻执行本制度统一管理档案。
2.负责行政公文主要包括项目部在日常管理过程中的收发文、函、电,内部请示、报告、情况反映以及决策情报等文本文件与电子文件等的办理和归档工作。
3.负责组织竣工后项目全部归档文件的汇总整理,并根据项目档案分类编号有关规定,完成案卷总目录的编制工作。
4.负责检查和协助各部门内业管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。
5.参加项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作。
6.项目档案资料由项目部资料室汇总后,按规定流向统一向有关单位办理移交,移交工作应在工程竣工验收后三个月内完成。
7.项目部资料室向有关单位移交档案时应办理档案移交手续,明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等,并有完备的清点、签字等交接手续。
8.资料室资料员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将
经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
9.诚恳接受深圳西部港区疏港道路工程项目管理处和深圳港西部港区疏港道路工程咨询管理处的指导和检查。
第六条各部门职责
1.各部门接受资料室档案管理的业务指导和检查。
2.各部门工作人员要增强档案意识,注意收集有查考价值的档案资料并按规定移交资料室归档立卷。
3.一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主要负责部门收集整理并交由资料室归档。
4.施工技术资料由技术部负责编制、整理后交由资料室报送、立卷归档。
5.工程质检资料由质检部填报、整理和立卷归档。
6.声像档案、实物档案由工程部收集、整理后送资料室立卷归档。
7.试验资料由试验室收集、整理和立卷归档工作,备份复印件送资料室存档。
8.测量资料料由测量室收集、整理和立卷归档工作,备份复印件送资料室存档。
9.材料、外购成品、半成品出厂合格证、质保书、质量检验报告由物资部收集整理后送资料室立卷归档。
10.计量资料由合约部整理存档。
11.安全资料由质安部整理存档。
第三节工程档案管理控制措施
第七条第四合同段工程档案管理工作应与项目部的成立同步进行,即从项目部成立开始就着手进行文件材料的收集、积累和整理工作。
在项目部成立时,就要对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。
在工程实施阶段,检查工程进度与施工质量时,要同时检查工程档案的收集、整理情况。
进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时,要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量,并在验收后,及时整理归档,基本做到工程完工,资料整理基本完成。
第八条项目部应建立档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。
“四纳入”即将建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理工作;纳入施工管理及考核范围;纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责中,纳入经济责任制。
“三参加”即项目部专职资料员要参加工作例会和工程质量评定会;参加设备开箱验收;参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收。
第四节行政档案归档范围
第九条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第十条上级机关发来的与本项目有关的通知、决定、决议、指示、条例、规定、计划、规划等文件材料。
第十一条本项目部对外的正式发文与有关单位来往的文书。
本项目部的请示与上级机关的批复。
第十二条本项目部反映主要职能活动的报告、总结、工作计划、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十三条本项目部与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十四条各部室应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交资料室归档。
第十五条资料员应及时将已归档的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹(盒)内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
第五节工程技术档案归档范围
第十六条工程技术档案是本合同段工程施工过程中形成的,反映工程施工技术和质量的重要史料和证据;
第十七条合同段标准试验及原材料出厂三证、质保书、质量检验报告,外购件成品的合格证及成品制造过程的检验资料等均按单位工程或合同段以时间顺序分类别组卷。
第十八条合同段单位、分部工程质量评定资料组专卷。
第十九条其他技术资料应在遵照单位、分部、分项工程划分的基础上,以分项工程为单位依次整理立卷。
其基本应包含下述内容:
1.分项工程质量检验评定表;
2.分项工程开工申请单、开工令;
3.工程变更类(含变更申请单、变更令、变更通知书及其它有关变更的文件);
4.分项工程施工方案,技术方案,质量、安全保证措施;
5.质量检测资料(含测量资料,各种原材料检验及试验资料,工序质量检验资料、原始记录等,其中工序质量检验资料应与工序质量检验单配套整理);
6.分项工程竣工图纸;
7.其它(如会议纪要、质量事故报告单及质量事故处理文件)。
01工程计划管理办法
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1目的
为明确公司工程技术部职责,规范工程实施计划的编制、调整、执行和监督工作,提高计划管理水平和实效,以达到有效推进工程进展的目的,特制订本办法。
2适用范围
适用于集团公司所有的开发项目。
3术语与定义
1.1工程实施计划:
指公司工程技术部依据广昊集团批准的项目实施可研报告或综合开发计划及项目计划,结合项目的自身特点,编制从工程开工直至物业移交完成的各项工作进度计划,包括施工进度计划、设备材料供应计划、公用管线配套计划和竣工验收交付计划等相关内容;
1.2里程碑节点:
指经广昊集团批准的项目计划中重要节点工作的开始或完成时间,如工程开工、获得预售许可的条件、工程竣工备案以及交付物业等时间。
2职责
2.1工程技术部
1.1.1负责编制、调整、更新工程实施计划报公司;
1.1.2负责组织工程监理审核、审批总承包商及专业分包商的工程施工进度计划;
1.1.3负责按批准的工程实施计划组织实施;
1.1.4按广昊集团相关规定提交工程报表。
1.1.5负责组织公司相关部门审核工程实施计划;
1.1.6负责收集、汇总、分析项目计划执行情况;
1.1.7负责对工程实施计划执行完成情况进行检查、评估和考核,并报公司。
2工作内容
2.1工程计划的编制:
2.1.1依据广昊集团批准的项目实施可研报告或综合开发计划及项目计划,工程技术部结合项目的自身特点,编制项目的工程实施计划;报公司审核,经分管领导批准后实施。
2.1.2工程实施计划编制的要求:
5.2.2.1应符合广昊集团批准的项目实施可研报告或综合开发计划及项目计划的总体要求;
5.2.2.2应充分听取集团专业部门及公司相关部门的意见;
5.2.2.3应全面、清晰地反映工程全过程关键节点的实施内容;
5.2.2.4应符合广昊集团其他相关规定。
2.1.3工程实施计划编制的内容:
5.2.3.1体现桩基工程、基础工程、主体结构工程、砌筑工程(二结构)、安装工程、装饰装修工程、配套景观工程、分户验收、竣工备案、房屋交付等关键节点的时间安排;
5.2.3.2采用project软件,按广昊集团工程技术部提供的标准模板编制;;5.2.3.3体现工程竣工备案所需手续办理完成的时间安排;
5.2.3.4体现上述各项工作之间的相互关联关系。
2.1.4工程实施计划需工程技术部经理签字确认后,报公司分管领导审批后实施。
2.1.5工程技术部需在每月25日前上报工程施工进度计划对比表(广昊集团PROJECT标准模板)。
2.1.6要求公司成本合约部,依据工程实施计划的关键节点时间要求,编制相应的总包、分包工程和材料、设备的招标采购实施计划。
2.1.7要求专业分包商、供应商等根据工程实施计划中关键节点时间要求编制各专项工程的实施计划。
2.1.8要求总承包商、专业分包商按照工程实施计划细化月、周进度计划。
2.1.9要求总承包商、专业分包商在每月23日提交本月计划完成情况和下月度工作计划。
5.2.10要求总承包商、专业分包商在每周工程例会上提交本周计划完成情况和下周工作计划。
2.2工程计划的审核:
2.2.1由工程技术部经理召集相关人员审核工程实施计划;
2.2.2由工程监理和公司工程技术部审核总承包商、专业分包商及供应商提交的施工总进度计划和施工进度计划。
2.2.3施工总进度计划和施工进度计划审核的要点:
5.3.3.1是否符合合同条款的约定;
5.3.3.2是否满足工程计划中里程碑节点和工程实施计划中关键节点的要求;
5.3.3.3是否考虑建设所在地气候和地理环境的因素;
5.3.3.4是否与设备材料的供应节点相吻合;
5.3.3.5是否统筹兼顾各工序、各工种的实施,做到衔接合理、干扰少;
5.3.3.6是否保持施工的连续性和均衡性;
5.3.3.7是否留有合理的不可预见时间;
2.2.4完成审核后提交公司总经理(或分管工程副总经理)审批,并交由总、分包商组织实施。
2.3工程计划的控制:
2.3.1采取组织、技术、合同、经济和信息管理等措施控制工程计划的实施,具体有:
5.4.1.1组织措施
a.建立工程进度控制体系(绘制管理网络,上墙张贴);
b.建立进度信息沟通渠道;
c.明确关键路径或阶段性工作的进度控制要点;
d.配备进度控制专业人员(主要针对总承包商或专业分包商);
e.落实进度控制责任;
f.建立进度检查、协调制度。
5.4.1.2技术措施
a.采用网络计划、流水作业和科学排序等方法;
b.根据里程碑节点按月度分解、细化分部分项工程进度计划;
c.加强纠偏控制,实施动态管理。
5.4.1.3经济措施
a.建立严格的奖惩制度;
b.跟踪总承包商、专业分包商资源配置是否满足施工需要;
c.加强索赔与反索赔管理。
5.4.1.4合同措施
a.明确每份合同的进度目标;
b.协调、解决各合同之间进度目标存在差异而形成的问题;
c.考虑风险因素,控制合同变更;
d.组织监理监督计划执行情况。
5.4.1.5信息管理措施
a.收集、统计、整理实际进度的有关信息;
b.比较实际进度与计划进度的差异;
c.每周收集进度报告。
5.5工程计划的调整
5.5.1根据实际情况及时调整工程计划,调整依据有:
5.5.1.1影响工程计划的重大事项和国家政策的调整及政府部门的相关要求;
5.5.1.2广昊集团战略规划及工作计划的调整;
5.5.1.3广昊集团相关业务管理部门业务要求的变化;
5.5.1.4工程外部条件及现场实际情况的变化。
5.5.2工程实施计划的调整:
5.5.2.1在不影响项目计划中里程碑节点完成的前提下自行调整;
5.5.2.2在影响项目计划中里程碑节点完成的情况下,须经公司审核备案后方可实施;
5.5.3施工总进度计划和施工进度计划的调整:
5.5.3.1由工程技术部提出进度计划调整要求的,应向总承包商、专业分包商明确关键节点控制的目标和完成调整的时间;
5.5.3.2由总承包商、专业分包商提出进度计划调整要求的,则应按是否影响到里程碑节点来加以区分;不影响里程碑节点的,由总承包商、专业分包商自行调整报公司批准备案,并按本管理办法“5.5.2.1条”执行;影响里程碑节点的,则由公司按本管理办法“5.5.2.2条”执行,并交总承包商、专业分包商按照调
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