档案管理制度.docx
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档案管理制度.docx
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档案管理制度
公司
档案管理制度
文件类型:
管理体系文件
文件编号:
HS—2012—
文件页数:
拟定部门:
综合管理部
审核人:
批准人:
生效日期:
修改时间
版号/修改号
修改内容及原因
修改人
审核人
批准人
目录
一、总则1
二、档案定义、分级及审批权限1
三、档案分类2
四、档案格式4
(一)纸张装订格式4
(二)封面格式4
(三)档案的编目格式5
五、实施细则6
(一)质量要求6
(二)整理方法6
六、档案归档程序8
七、档案资料的日常管理9
八、档案的使用与保密10
九、档案销毁10
十、附件:
相关表单12
档案管理制度
一、总则
1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。
2、本制度适用于某某公司及所属各单位档案管理。
3、目的:
建立公司档案立卷、归档、整理、利用、销毁等程序,确保公司档案完整、齐全、有效利用。
4、本制度最终解释权归公司综合管理部,综合管理部负责本制度的修订完善。
二、档案定义、分级及审批权限
1、档案:
档案是指公司从事经营、管理工作中形成的,对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。
2、借阅:
本流程所指借阅为广义借阅,包括查询、借阅、复印等利用方式。
3、档案管理部门:
指综合管理部、财务部。
4、档案密级分类定义:
公司档案文书分绝密、机密、密三个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。
(1)“绝密”文书含:
公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。
(2)“机密”文书含:
公司各类经济合同、客户档案、公司章程、有效证件、重要工作计划、重要会议纪要等。
(3)“密”文件含:
各项办理资料、单位往来函件,部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
5、档案使用审批权限:
5.1总经理:
审批绝密级档案使用申请。
5.2综合管理部:
分管领导审批机密级档案使用申请及档案的跨部门使用。
5.3申请人部门经理:
审批密级档案使用申请。
6、综合管理部:
负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理,包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等;监督、检查各类档案的管理情况,对各部门的档案管理提供指导。
三、档案分类
1、综合管理部提出档案分类分级及归档管理要求,明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等,编制《公司档案分类分级管理目录》,经综合管理部分管领导审批后,发各部门执行。
2、档案种类包括,但不限于:
2.1制度性文件:
各项规章制度、管理办法等;
2.2会议性文件:
股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等;
2.3计划性文件:
企业总体计划或规划、经营计划、营销计划、财务计划等;
2.4证件性文书资料:
法人营业执照、土地许可证、施工许可证、规划许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等;
2.5汇报性文书资料:
企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导相关发言及汇报材料等;
2.6声像资料:
外出学习、考察或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、影像资料等;
2.7题赠性资料:
上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
2.8技术性资料:
各类工程图纸、验收资料、机械设备及办公设备使用说明书等。
3、公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。
4、保管期限:
根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》,分为永久、长期、短期三种。
永久为50年以上,长期为15-50年,短期为15年以下。
4.1永久:
凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
4.2长期:
凡是反映本公司一般工作活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
4.3短期:
凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。
四、档案格式
(一)纸张装订格式
1、归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、黑色中性笔书写。
不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
一般不得用复印件代替原件存档。
2、归档材料必须文字清楚,严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。
3、文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的,要在修补或托裱后再归档,修裱时应注意尽量保持文件的原貌。
4、存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件),必须复印一份后将复印件与原件一并存档。
5、案卷整理的幅面应以A4纸为准(210mm*297mm),材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线;材料过宽应按A4的幅面折叠整齐,折叠时尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外;字迹难辨认的,应附抄件。
(二)封面格式
档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
1、公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号—年度—保管期限—文件类型--盒号—件号”。
2、每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。
3、每一档案盒内首页应设“文件存档目录”,文件归档时依序编号、登录。
4、档号的表示方式如下:
XX公司ab2012-cd-00-00
(1)“XX公司”表示文档归属公司名称,即全宗号
(2)“ab”表示文档类别号。
如:
预算编制、结算审核、代理等等。
(3)“2012”表示文档的归属年份,指文件中所指问题所在年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如:
2012。
(4)“cd”表示保管期限,以中文字母表示,如:
长期、二年。
(5)“00–00”表示文件档号。
即盒(柜)号、件号。
5、新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序(文书一般以文件时间从前到后排列顺序),以此来编列档号。
6、档案如何归属前案,应查明前案的档号并予以同号编列。
7、档号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档号。
(三)档案的编目格式
1、归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容、页数、日期、经办人、存档地点等项目
2、档案目录以手工填写和以打印两种方式。
目录填写须使用碳素墨水或黑色中性笔书写,请并将卷内目录放在卷首。
3、装盒,将归档文件按件号顺序装入档案柜。
每盒内的文件数量无限制,以装满一盒为准。
4、装柜完毕后,填写档案标签。
填写时须使用碳素墨水或黑色中性笔书写,字迹工整、要素齐全。
5、不同保管期限的文件应分开,不得混装。
6、档案柜外标签由档案室管理人员统一填写,并标明该柜(层)内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
五、实施细则
归档文件整理应遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
(一)质量要求
1、归档文件应齐全、完整、准确。
已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
2、归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
(二)整理方法
1、档案分类方案采用“年度—项目—保管期限”方法;保管期限分为永久、长期、短期。
2、归档文件以“件”为单位进行整理,一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规)须留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。
3、归档文件按“件”装订。
装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后。
4、归档文件按所属年度区分,一般以文件签发日期(落款日期)为准。
不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照实际情况进行。
5、归档文件依分类方案和排列顺序逐件编制室编件号。
根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从“1”开始标注。
6、归档文件应逐件编目。
针对同一项目的来文与复文,应在备注栏内,互作备注。
7、编审人:
填写编制报告书的组织或个人。
如果一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集立卷。
8、题名:
填写文件标题。
文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加“[]”。
会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和重要内容。
9、日期:
填写文件形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,中间以短杠隔开,如2012-05-01。
10、备考表:
备考表置于盒内文件之后。
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期。
11、不同归档年度、不同类别、不同保管期限的归档文件,不应放入同一档案袋。
12、档案盒应标明全宗名称全称。
填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目。
六、档案归档程序
1、文书档案由各部门项目负责人按规范整理后,才能向综合管理部移交归档。
2、归档时,应编制好归档文件移交目录,编审人及最后归档者均需做电子记录和文字记录
3、文书档案归档后,综合管理部进行再整理,按有关工作程序进行分类与编目,使之便于查找和利用。
4、各部门依据《档案分类分级管理目录》,负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和管理,并编制部门《部门档案(文件/合同)管理记录目录》。
各部门就文件归档工作应做到每日进行。
做归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内,应做到及时处理。
5、对于需要移交档案管理部门的资料,各部门应按要求进行整理后,并编制《档案移交目录》,按《档案分类分级管理目录》的规定及时向综合管理部档案室移交。
综合管理部对档案进行审核后签字,并按规定对档案分类、编号、归档。
各部门须每月底将档案目录备份至综合管理部。
6、档案移交要求:
6.1移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份;
6.2归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立放在一起;
6.3立卷时应概括而简洁地写好案卷标题,编制好案卷目录,并装订整齐;
6.4填写案卷一律用碳素黑水钢笔或黑色中性笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确;
6.5各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损;
6.6声像档案的录制必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
7、档案管理部门应对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。
七、档案资料的日常管理
1、公司档案管理人员须按照国家档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。
2、部门档案资料要登记详细信息,并编制《部门档案(文件/合同)管理记录目录》,以便检索利用。
3、文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。
4、综合管理部负责除财务类各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
5、财务类的档案由财务部门负责归档与保管。
6、其他部门负责相关档案资料的临时保管并及时移交综合管理部。
八、档案的使用与保密
1、借阅档案原件只限在档案室,不能带出,档案外借原则上只借复印件,档案使用申请部门须填写《档案借阅审批单》,按权限完成审批程序后,档案管理部门档案管理人员填写《档案借阅登记表》。
如借阅人将档案原件外借须根据档案的价值经档案管理部门档案管理人员向公司财务部交纳相应数额的保证金。
2、借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级。
3、借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续。
4、借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。
5、外单位借阅档案,应持单位介绍信,并按档案密级经相关领导批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室。
6、外单位摘抄档案的(绝密级及机级级档案不允许复印或摘抄),应经相关领导批准,对摘抄的材料要进行审查、签章。
7、档案管理员和借阅人员,要负责做好档案的保密工作。
8、对已到保密期限的档案,经综合管理部经理或综合管理部经理同意后解密,并对解密档案作一般档案管理。
9、员工离职时,对已形成的档案资料或所借阅的档案应办理移交手续,经综合管理部经理审查无误签字后,才能离职。
九、档案销毁
1、综合管理部对已失去利用价值的档案,申请销毁,销毁时,综合管理部必须写申请销毁报告,编制《档案文件销毁审批清单》,经部门负责人审核,综合管理部分管领导审批确定,绝密级档案须报总经理审批。
经批准销毁的文件应留存半年,确无保存价值后再销毁。
2、执行销毁任务时,必须由综合管理部、法务主管和相关部门代表组成的监销人员监销,监销人不得少于三人,并在销毁目录上签字。
最后,把销毁目录和批准手续文件一并存档备查。
某某公司
201年月日
十、附件:
相关表单
相关表单
序号
表单或模板名称
内容
1
档案分类分级管理目录
2
档案移交目录
3
档案借阅审批单
4
档案文件借阅登记表
5
档案文件销毁审批清单
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