中国电信会议接待方案.docx
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中国电信会议接待方案.docx
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中国电信会议接待方案
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中国电信会议接待方案
(一)会议接待方案的含义
会议接待方案是指安排与会者的组织、协调、会议管理等接待活动及具体事务的文案,属于会议专题策划方案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议总体方案的附件。
(二)会议接待方案的基本内容
1.接待对象和接待缘由。
会议的接待对象的种类众多,包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)以及媒体记者等等,有以政府代表团名义来访的,也有联合组团参加的,还有一些研发、研讨会,每一种接待方案一定要明确具体的对象。
同时还要简要说明为何接待,即接待的缘由、目的和意义。
2.接待方针。
议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。
3.接待规格。
包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时,主办方出面的人员的身份,以及主办方安排的食宿标准等。
4.接待内容。
包括接站、食宿安排、欢迎仪式、翻译服务、文艺招待、票务、返离送别等方面。
5.接待日程
写明各项接待活动的日程安排。
6.接待责任。
并细化到每个接待人员。
如大
型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组,分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。
7.接待经费
写明与会者的食宿和交通的费用安排,有时包含安排诸如参观等的支出,涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。
对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。
(三)会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。
大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。
包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。
如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。
(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。
(3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。
(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
(5)摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。
大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
(四)会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。
会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录,写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。
根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。
会议接待方案
为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:
一、会议主题:
待定
二、会议时间:
20__年x月x日至20__年x月x日
三、会议地点:
__x-__x-x酒店。
四、环境布置
(一)会场外区域布置
酒店外围环境:
灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。
(二)会场内主要区域布置
1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。
2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。
五、会议内容
第一板块会议
(一)会议时间:
20__年x月x日、x日、x日
(二)会议地点:
待定(200人会议厅)
(三)会议内容:
待定
(四)会议布置:
1)课桌摆放:
围桌式或者课桌式摆放
2)会议鲜花:
讲台花、胸花、桌花
3)会议用品:
白纸、签字笔、茶杯、纸巾
4)会场氛围:
水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架
(五)会后合影:
时间:
在会议结束前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念。
给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,可以对号入座。
第二板块晚宴
(一)晚宴时间:
20__年x月x日晚(具体时间待定)
(二)晚宴地点:
餐厅待定
(三)晚宴方式:
围桌形式或者自助餐形式
(四)晚宴布置:
室外:
空飘(8个)(空飘内容:
)、悬挂彩旗、灯笼若干、
大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。
室内:
舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
餐桌布置:
餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)
第三板块会议接待
(一)工作内容
1、会议流程策划;
2、编撰、印刷会议接待手册;
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;
4、会议前期报名的接待、物品分发等;
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;
8、提供机(车)票的订购服务工作;
1
9、提供专业接待人员服务工作;
10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;
11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;
(二)、组织机构及职责
1、综合协调组
工作职责:
(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;
(2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;
(3)负责与组委会内部的全面对接工作;
(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;
(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;
(6)负责接待服务手册的编制工作;
2、接待服务组
工作职责:
(1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。
(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;
(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;
(4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。
(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)
(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;
3、服务保障组
工作职责:
(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:
会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排
(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
第四板块会后考察
一、会后考察:
1、如果会议结束后,安排会议考察,请提前确认人数和线路。
我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。
2、会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。
二、当地景点参观
二、其他服务:
如果您还有其他服务需要帮忙,我们将为您提供更好的服务。
订票服务:
将提前收集各位参会嘉宾的返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持身份证直接随送机人员前往机场。
2
附:
会议要求调查表
服装工程系
11制版一班20__611065窦水雪
3
会议接待策划方
案服装工程系
11制版一班20__611065窦水雪
4
会议接待方案
为确保各项会议接待工作的顺利进行,特拟定方案如下:
一.会议主题:
待定
二.会议时间:
20__年6月7日星期四9:
00-16:
00
三.会议地点:
淄博汇科机电设备有限公司二楼会议室
四.参会人数:
35人左右
五.环境布置:
(一)会场外区域布置:
悬挂横幅,表示对各位参会的企业家的热烈欢迎。
(二)会场内区域布置:
1.购置白板,准备好相应的办公文具等。
2把原来的围桌撤掉,放进大约40张椅子,供与会人员就做。
(必要时可以给领导安排座椅,座椅上贴有领导的名字,以便对号入座)
3.需饮水机一台,以便于与会人员休息时饮水。
六.人员配置:
(一).会前布置:
人员于8:
40左右安排就位,公司一楼门前设接待人员一名,二楼会议室门前设接待一名。
(二)会中布置:
安排三名我公司员工,进行会中服务,一名服务人员将为讲师服务,配合讲师顺利完成此次培训;一名服务人员负责饮水等工作;另一名服务人员,在办公室,负责行政保障工作。
(三)会后布置:
培训完毕后,可按派我公司一到两名员工,进行疏导企业家离开会场。
(四)午休时间布置:
会议人员如有需要,可由我公司派出员工与通力机电城接待处联系解决中午就餐问题,午休时,需安排一名员工在前台坐班,为与会人员提供服务。
七.礼貌用语
为树立我公司良好形象,我公司员工在接待与会人员时,还需要使用必要的礼貌用语,如:
会前接待时,可说:
你好,欢迎来到汇科机电/请这边走等;会议结束后,可说:
再见,请慢走,欢迎您下次光临等。
会议接待方案
我公司在承办会议方面积累了丰富的实际工作和实际操作经验,以自己票务方面独有的优势,使您的会议工作轻松便捷、有条不紊;使您可以更专心自己的工作,不必为会议的琐事而分心劳神,而且还会将会议举办得更加圆滿和精彩,取得意想不到的收获!
会议策划简介:
1、提供多家大酒店由您选择,价格优惠。
2、会场(或分会场)的选择和预定,会场的设计和布置(会场内外气氛的渲染和烘托,横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等)以及各种设备的摆放。
3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。
4、礼品策划、设计、样品提供和制作。
5、设备:
会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。
6、翻译:
各类外语语种的口译、笔译服务。
7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。
8、提供会议所需各类信息。
9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。
10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的'制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单,根据要求进行调整,协助选择和推荐不同的用餐地点。
12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。
13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线,并根据参会人员的喜好,协助安排各种休闲活动。
14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。
会议接待程序:
1、我们倡导商务会议的全新概念,积极为合作客户提供最高效、优质、周到的服务,可以根据客户需求,灵活安排会议规模、费用,提供活动整体策划方案,以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。
2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择,为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置,为客户提供相应的媒体支持。
3、会议期间,会根据客户的需求,在会议举办地进行媒体宣传,灵活操作,使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。
4、我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场地点,并提前为您预约。
5、我们将为您提当地大酒店3-7优惠价格的预定服务,并完全考虑您的要求,为您推荐
适合您需要的酒店以及楼层。
6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员,与各星级酒店都有协议关系,可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。
7、无论在当地哪里举办会议,我们都会有专业人员24小时为您服务,包括从开始的预定酒店到最后订票送站,我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。
8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生产一条龙服务,我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等,为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产,并将根据您的需求,提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位置。
会议接待内容
【接待类别】:
各科研机构、机关、学校、各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班、企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、经销商会议、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。
【接待人数】:
不限。
【会议参考】:
(1)、会议酒店范围:
二星级酒店(★★)、三星级酒店(★★★)、四星级酒店(★★★★)、五星级酒店(★★★★★)。
(2)、会议室范围:
根据需要可提供5人以上的会议室或报告大厅。
(3)、会议用餐范围:
25元/人/天--180元/人/天,多种标准供选择。
(4)、会议用车范围:
丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车,任你们选择。
(5)、会议接站及用车:
专车将全天接站,优惠价格提供会议期间用车服务。
(6)、会议票务:
免费代订往返程飞机票,代订返程火车卧铺票。
(7)、旅游考察安排:
提供多条考察线路,优惠价格安排参会代表的会后考察活动。
(8)、会议娱乐及活动:
协助会议期间的各项娱乐活动,回答客户的咨询并提供实惠选择的建议!
(9)、会议礼品:
向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等,做好会议礼品的解说与建议工作。
备注:
以上为一般性的会议范围,具体的会议、会展、活动,具体建议,具体策划、具体协商。
会议接待流程
一:
会议资料准备
1:
会议资料由贵公司提供,其中文字资料,由承办单位按会务组要求根据参会人数印制。
2:
会议资料(主办单位提供)
3:
领导发言稿(主办单位提供)
4:
《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
5:
项目执行情况资料(主办单位提供)
6:
展板所属图片(主办单位提供)
7:
广告牌高计稿
8:
欢迎布标、会议室布标
9:
会议礼品(按参会人数准备)
10:
会议代表证
11:
会议用餐券
二:
设备及设施准备
1:
投影仪、多媒体电脑一台
2:
广告牌按设计稿制作好,根据要求准备
3:
会议室一间(根据入会人数)
4:
车辆准备
5:
麦克风3只
6:
订制领导座次牌(名单由主办单位提供)
7:
会议形式:
座谈及课桌形式
8:
照相机一台
9:
摄影机一台、由专业人员操作
三:
会前准备工作程序
1:
根据会务组要求,代表报到前两天,会议室会场布置(或分组讨论)(会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按
部落实到位。
2:
据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水
果种类及特殊安全保卫工作。
3:
提前两天检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到位情况。
4:
提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄
影、摄像设备,人员的准备。
5:
与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全隐患的发生。
6:
成立生活服务组,避免个别代表发生高原反应,联系就诊。
7:
在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。
四:
会议其它费用开支预算
1:
代表证:
2元/张
2:
广告牌:
万通板,1米X2米板17元/块;会议室主席台背景1.9米X5.7米,需用万通板6板;徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元
3:
展板:
根据你方要求,由我方代办,费用按时结算。
4:
临时用车:
别克商务车,现在瑞风商务车,桑塔那,11座金杯车
5:
宴会标准(由贵公司订标准)
6:
水果
7:
纪念品
8:
资料打印、复印
9:
照相、摄像
10:
其它
五:
会场布置
1:
布标
2:
按会议规定的摆防形式及要求布置好会场
3:
设立会务人员发放会议用品及文件
4:
确定会场摄影点和时间
六:
人员安排
1:
根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员,财务人员,票务,考察咨询,引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)
2:
会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务
3:
摄影组:
根据会议需求安排摄影人员
4:
车辆小组:
根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。
此小组负责会议临时接待服务工作。
如:
专家、领导临时出行,就餐、会见等活动
的车辆。
5:
旅游接待小组:
根据参加考察人数安排每车一位优秀导游,负责代表的服务6:
生活小组:
此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表会议期间的生活服务
七:
发票的开据
在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要,开据的正式发票及酒店的住宿发票。
八:
会议接站
1:
会议报到当天,安排全天候接站,机场设立两块醒目接站牌,一块设在正门出站口,一块设在提取行李出口处。
火车站设一块醒目接站牌。
2:
人员及车辆安排
1):
人员:
机场设1-2人、(领导、专家除外)
2):
接站车辆:
根据会务组要求派车
3):
领导、专家由会务组统一安排,根据航班、车次,派专人专车接送,需要送花、护照的提前安排,保证准确安全接待。
九:
会议报到
1:
在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”
2:
报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。
3:
提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及时妥善处理好代表要求。
4:
根据会务组要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券5:
代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李寄存
6:
当天打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表
7):
会务组24小时有专职会议,随时接待安排参会代表
十:
会议期间
1:
要求酒店落实叫早服务
2:
准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行
3:
会议室布置情况落实
4:
安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记
5:
及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈
6:
与酒店公司财务人员协调好票据的开取
7:
准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程
十一:
会议考察
1、代表的安全问题
1)、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。
2)、考察的整个行程中,我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。
3)、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。
4)、我中心承诺确保代表返程机、车票,并根据返程时间及方向分批送行,取保顺利返程
十二:
会议结束工作
1:
会议结算
1):
我方向会务给出书面报告,交会务组审核。
并列《会议结算清单》,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支,我方承诺快捷、准确无误
2):
向会务组提供所需发票
3):
返还会务组附加的会议利润
4):
我方本着多年的办公经验,为会务组在各项费用开支中,争取最大的利益2:
会议返程
1):
我方根据代表返程机、车票时间及方向,分批送站,我方承诺确保代表顺利返程
2):
我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务,并向会务组赠送特色精美礼品
3):
我方向代表全面征求意见,了解此会议的满意程度,并向会务组反馈
公司会议接待方案
为了接待__年X月X日,__X一行到公司,为确保本次活动有序开展,特制定如下接待方案:
一、接待时间:
待定
二、接待地点:
公司会议室
三、接待对象:
待定
四、接待前准备工作安排:
1.成立接待小组
组长:
__X(相关工作部门的领导)
成员:
__X、__X、__X
组长或指定人员全程陪同,讲解。
2.行政接待组
2.1车辆组
2.1.1提前做好接送准备工作,明确时间、司机、车辆(车辆各项情况的检查)。
2.2绿化组
2.2.1对厂区环境进行清洁打扫。
2.3卫生组
2.3.1对公共区域卫生进行打扫,重点清洁会议室、卫生间。
2.4食堂
2.4.1提前请示食堂用餐质量即菜品等;
2.4.2提前准备好客用餐具、筷子等
2.5行政接待组
2.5.1会场布置
a鲜花、桌签、条幅、笔、本、矿泉水、茶水、烟灰缸、纸抽、香烟等是否配置,视具体情况而定。
b投影设备等调试、LED欢迎词的拟定、全程跟踪摄影照相并于此次会议结束后存档。
c参会人员若过多,须提前准备椅子。
d饮料茶水的配置,红茶、绿茶、咖啡等是否配置。
e是否需要配置水果,需提前采购。
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