采购手册xxxx0131doc.docx
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采购手册xxxx0131doc
安徽丰乐农化有限责任公司
采购部工作手册
受控状态:
文件编号:
FLNH-QM-AQ
发放编号:
1采供部职责与权限
1.1采供部部门职责………………………FLNH-QM-02…………………………
1.2采供部部长岗位说明书………………FLNH-QM-02…………………………
1.3采供部采购主管岗位说明书…………FLNH-QM-02…………………………
1.4采供部采购员岗位说明书……………FLNH-QM-02…………………………
2采购工作流程与管理制度
2.1采购人员行为准则………………………FLNH-QM-CG-01…………………
2.2采购项目分类管理规定…………………FLNH-QM-CG-02…………………
2.3供应商开发流程与管理规定……………FLNH-QM-CG-03…………………
2.4采购计划和预算流程与管理规定………FLNH-QM-CG-04…………………
2.5招标采购流程与管理规定………………FLNH-QM-CG-05…………………
2.6比价和定向采购流程与管理规定………FLNH-QM-CG-06…………………
2.7采购合同签订流程与管理规定…………FLNH-QM-CG-07…………………
2.8采购结算付款流程与管理规定…………FLNH-QM-CG-08…………………
2.9采购信息传递流程与管理规定…………FLNH-QM-CG-09…………………
3采购部绩效管理
3.1采供部绩效指标………………………FLNH-QM-02…………………………
3.2采供部绩效考核办法…………………FLNH-QM-02…………………………
4常用表单
4.1申购单……(在生产部门)……FLNH-QM-02…………………………
4.2采购计划………………………………FLNH-QM-02…………………………
4.3供方评审表……………………………FLNH-QM-02…………………………
4.4供方业绩评定表………………………FLNH-QM-02…………………………
4.5供方档案………………………………FLNH-QM-02…………………………
4.6合格供方名录…………………………FLNH-QM-02…………………………
4.7比价单……………………………FLNH-QM-02…………………………
4.8采购谈判记录…………………………FLNH-QM-02…………………………
4.9采购合同评审记录表………………FLNH-QM-02…………………………
4.10合同信息统计表………………………FLNH-QM-02………………………
4.11合同台帐………………………………FLNH-QM-02………………………
4.12采购付款进程表………………………FLNH-QM-02………………………
4.13采购报表………………………………FLNH-QM-02………………………
部门职责
一、基本信息
部门名称
采供部
部门编号
11
部门负责人岗位
采供部经理
部门分管领导岗位
分管总助
二、部门定位
负责原辅材料、设备、备品配件、仪器仪表等物资采购,负责供应商开发与管理。
三、部门职责
序号
概述
内容描述
1
制度
与
目标
1.负责制定本部门管理制度、工作流程;
2.负责制定公司采购策略、采购工作目标和工作计划;
3.参与制定公司管理制度;
4.参与制定采购技术标准等技术文件。
2
采购
与
供应
1.负责编制原辅料采购计划和采购预算;
2.实施采购活动,包括询价、比价(或招标)、议价、签订合同、跟单、催货、结算等;
3.负责公司招(议)标文件、资料的准备及内部招标的组织。
4.负责采购产品到货跟踪与信息反馈。
3
供应商
管理
1.负责不断开发新的供应渠道与新供应商;
2.参与供应商资格认证与业绩评定,建立合格供方名录;
3.负责供应商档案的建设、完善和日常的维护管理工作;
4.负责供应商资源优化整合以及战略供应商的培养工作;
4
市场
调查
1.负责市场价格调查,建立价格数据库;
2.负责对淡贮采购和重大采购决策提供信息支持;
3.跟踪主要原、辅材料价格波动情况,进行数据分析并提出相应措施;
5
其他
1.负责向供应商反馈采购产品质量信息,参与供应商纠纷处理;
2.负责本部门使用表单的编制;
3.参与公司库存物资的处理;
4.配合相关部门开展工作。
四、部门权限
序号
权限
1
在货比三家的前提下,合理选择供方
2
对采购技术标准提出建议
3
淘汰不合格供方
4
对公司各项工作提出建议
5
对于不符合公司程序的采购申请有权拒绝
6
维护公司形象和利益
7
8
五、部门岗位设置
岗位名称
岗位编号
编制
备注
采供部经理
1101
采购主管
1102
采购员
1103
岗位说明书
部门
采供部
岗位名称
采供部经理
岗位类别
行政管理
直接上级
分管副总
直接下级
供应员
岗位职等
B1—B2
工作地点
公司总部
作息时间
常白班
工种津贴
无
工作摘要
负责公司生产用原材料和包装材料及机物料的供应及对外加工业务工作;负责合格供方的评审及供方关系的维护。
负责与相关部门协调沟通确保采购工作正常进行,日常管理及体系维护;
职务说明
序号
工作内容
要求
责任
1
合理安排原材料、机物料、设备、包材的采购工作
努力做到及时、高效、确保生产正常供应
全责
2
掌握主要化工原材料市场行情,关注产品生产成本
及时与市场部沟通,反应迅速,降低采购成本;
全责
3
制剂生产所需主要化工原材料采购、
质优价廉,确保生产正常供应
全责
4
采购计划、付款计划的编制
严格执行采购技术标准,及时保质保量供应
全责
5
付款计划与付款手续办理
合理安排
全责
6
合格供方的评审
执行公司相关程序文件,每年评审
全责
7
台帐、报表的建立
台帐完整、清晰
全责
8
不合格采供产品的处理(退货处理)
按程序规定及时退换货
全责
9
不合格供方的处理
按规定提出整改要求或经批准取消供方关系
部分
10
参与采购技术标准的制定
根据市场状况、价格因素提出建议
部分
11
企业与供方关系的维护
及时掌握供方信息,保持与客户良好的关系
部分
12
部门日常管理工作
认真负责,公平公正
全责
13
领导交办的其他工作
认真负责及时完成
权限
权力
说明
1
在货比三家的前提下,合理选择供方
2
对采购技术标准提出建议
3
淘汰不合格供方
4
对公司各项工作提出建议
岗位培训要求
供应管理、化工产品知识、包装材料知识、贮运管理、化学危险品管理、ISO9000标准、相关法律法规
岗位任职要求
学历
大专以上
专业
化工或相关
性别
经历
三年以上化工产品采购经验
技能
了解化工产品知识,具有较强的沟通能力
部门
采供部
岗位名称
设备采购员
岗位类别
行政管理
直接上级
部门经理
直接下级
无
岗位职等
工作地点
公司总部
作息时间
常白班
工种津贴
无
工作摘要
负责公司日常生产设备及机物料供应、常用办公设备的采购供应;参与分厂生产设备管理及技术指导;
职务说明
序号
工作内容
要求
责任
1
对分厂设备采购、管理进行技术指导
充分了解设备使用情况,根据实际情况对分厂的设备管理进行协调
全责
2
参与设备事故的调查处理
客观、公正、及时,同时与供应商做好沟通
全责
3
分厂设备及机物料、备品配件申购计划的采购
及时了解行情,严格按照设备技术参数进行采购,切实满足生产工艺要求,及时、保质、保量供应;
全责
4
参与采购技术标准的制定
根据生产、市场状况、价格因素提出建议
部分
5
不合格采购品的协调处理
严格按照不合格产品控制程序及时处理
部分
6
合同台帐的建立
台帐完整、清晰
全责
7
采购业务付款计划与付款手续办理
配合财务做好计划的编制、合理安排
部分
8
企业与供方关系的维护
及时掌握供方信息,保持与客户良好的关系
部分
9
分厂劳保用品采购
切实满足生产要求,及时、保质、保量供应
10
领导交办的其他工作
及时完成
权限
权力
说明
1
在货比三家的前提下,合理选择供方
2
对采购技术标准提出建议
3
淘汰不合格供方
4
对公司各项工作提出建议
岗位培训要求
采购程序、产品工艺要求、化工设备、包装设备、化学危险品管理、ISO9000标准、相关法律法规
岗位任职要求
学历
大专以上
专业
机械化工或有相关工作经验
性别
经历
三年以上化工设备产品采购经验或相关工作经验
技能
了解机械制造专业知识
懂化工机械制图,
了解化工产品知识,具有较强的沟通能力
部门
采供部
岗位名称
采购经理助理
岗位类别
直接上级
分管部门经理
直接下级
无
岗位职等
工作地点
公司总部
作息时间
常白班
工种津贴
无
工作摘要
负责农化公司生产用包装材料、科技公司包装材料、内外贸易产品包装材料、市场部宣传礼品制作的采购;负责合格供方的评审及供方关系的维护。
职务说明
序号
工作内容
要求
责任
1
农化和科技公司包装材料等的供应
及时了解行情,严格履行采购程序、严格执行采购技术标准,及时保质保量供应
全责
2
采购业务付款计划的编制
配合财务做好计划的编制、合理安排
全责
付款手续办理
配合财务做好和供方往来业务对账
3
采供管理制度拟定
严格、缜密
全责
5
合格供方的评审及业绩评定
执行公司相关程序文件,每年评审
全责
6
周报、合同和档案台帐的建立
台帐完整、清晰
全责
7
不合格采供产品的处理(退货处理)
按不合格产品控制程序及时处理
部分
8
不合格供方的处理
按规定及时提出整改要求或经批准取消供方关系
部分
9
参与采购技术标准的制定
根据生产、市场状况、价格因素提出建议
部分
10
企业与供方关系的维护
及时掌握供方信息,保持与客户良好的关系
部分
12
领导交办的其他工作
及时完成
权限
权力
说明
1
在货比三家的前提下,合理选择供方
2
对采购技术标准提出建议
3
淘汰不合格供方
4
对公司各项工作提出建议
岗位培训要求
采购程序、化工产品知识、纸张印刷、塑料及软包装印刷制作、贮运管理、化学危险品管理、ISO9000标准、相关法律法规
岗位任职要求
学历
大专以上
专业
化工或有相关工作经验
性别
经历
三年以上化工产品采购经验或相关工作经验
技能
了解化工产品知识,具有较强的沟通能力
了解农药包装卷膜、瓶子材料结构知识及相关包装标准、法规
部门
采供部
岗位名称
化工原料采购员
岗位类别
行政管理
分管部门经理
直接下级
无
岗位职等
工作地点
公司总部
作息时间
常白班
工种津贴
无
工作摘要
负责农化公司合成生产用原材料,质检室仪器和试剂的采购;负责合格供方的评审及供方关系的维护。
职务说明
序号
工作内容
要求
责任
1
农化合成原材料、质检室仪器、易耗品及试剂的采购
及时了解行情,严格履行采购程序、严格执行采购技术标准,及时保质保量供应
全责
2
采购业务付款计划与付款手续办理
配合财务做好计划的编制、合理安排
部分
3
参与采供管理制度拟定
严格、缜密
部分
4
合格供方的评审及业绩评定
执行公司相关程序文件,每年评审
部分
5
周报、合同和档案台帐的建立
台帐完整、清晰
全责
6
不合格采供产品的处理(退货处理)
严格按照不合格产品控制程序及时处理
部分
7
不合格供方的处理
按规定及时提出整改要求或经批准取消供方关系
部分
8
参与采购技术标准的制定
根据生产、市场状况、价格因素提出建议
部分
9
企业与供方关系的维护
及时掌握供方信息,保持与客户良好的关系
部分
采购部质量管理员
维护采购部质量管理体系文件,确保检索方便
全责
10
领导交办的其他工作
及时完成
权限
权力
说明
1
在货比三家的前提下,合理选择供方
2
对采购技术标准提出建议
3
淘汰不合格供方
4
对公司各项工作提出建议
岗位培训要求
采购程序、化工产品知识、贮运管理、化学危险品管理、ISO9000标准、相关法律法规
岗位任职要求
学历
大专以上
专业
化工或有相关工作经验
性别
经历
三年以上化工产品采购经验或相关工作经验
技能
了解化工产品知识,具有较强的交往能力
部门
采供部
岗位名称
采购员
岗位类别
行政管理
直接上级
分管部门经理
直接下级
无
岗位职等
工作地点
公司总部
作息时间
常白班
工种津贴
无
工作摘要
负责农化公司制剂生产用原材料、科技公司原材料、内外贸易产品、质检室仪器和试剂、市场部宣传礼品制作的采购;负责合格供方的评审及供方关系的维护。
职务说明
序号
工作内容
要求
责任
1
农化和科技公司原材料等的供应
及时了解行情,严格履行采购程序、严格执行采购技术标准,及时保质保量供应
全责
2
采购业务付款计划的编制
配合财务做好计划的编制、合理安排
全责
付款手续办理
配合财务做好和供方往来业务对账
3
采供管理制度拟定
严格、缜密
全责
5
合格供方的评审及业绩评定
执行公司相关程序文件,每年评审
全责
6
周报、合同和档案台帐的建立
台帐完整、清晰
全责
7
不合格采供产品的处理(退货处理)
按不合格产品控制程序及时处理
部分
8
不合格供方的处理
按规定及时提出整改要求或经批准取消供方关系
部分
9
参与采购技术标准的制定
根据生产、市场状况、价格因素提出建议
部分
10
企业与供方关系的维护
及时掌握供方信息,保持与客户良好的关系
部分
12
领导交办的其他工作
及时完成
权限
权力
说明
1
在货比三家的前提下,合理选择供方
2
对采购技术标准提出建议
3
淘汰不合格供方
4
对公司各项工作提出建议
岗位培训要求
采购程序、化工产品知识、贮运管理、化学危险品管理、ISO9000标准、相关法律法规
岗位任职要求
学历
大专以上
专业
化工或有相关工作经验
性别
经历
三年以上化工产品采购经验或相关工作经验
技能
了解化工产品知识,具有较强的交往能力
安徽丰乐农化有限责任公司
采购人员行为准则
文件编号
FLNH-QM-CG-01
修订状态
A/0
页次
1/2
1目的:
规范采购人员的执业行为,不断提高采购人员的执业素质和职业道德水准,
2范围:
适用于公司从事采购、招标等商务工作的所有员工。
3内容:
3.1采购人员工作禁令
3.1.1不准泄露公司技术和商业机密。
3.1.2不准发表任何有损公司形象与声誉的言论和意见。
3.1.3不准指定采购厂家。
3.1.4不准向供应商索要和收取各种形式的好处和报酬,不准接受供应商的任何形式的馈赠。
3.1.5不准以任何借口搭乘供应商和客户便车,也不准接受供应商和客户的购票、赠票行为或报销应由个人支付的费用。
3.1.6不准利用职务之便,不按合同要求和公司决议,为供应商调整采购计划和付款计划。
3.1.7不准向供应商提出与工作无关的要求。
3.1.8不准向同行泄露本公司供应商的信息。
3.2采购过程行为要求
3.2.1采购人员对供应商承诺必须等到公司合法授权后,不得以个人名义对外承诺。
3.2.2不论接待供应商和商务谈判,我方参与人员不能少于两人,禁止与供应商单独接触。
3.2.3采购人员应致力于使公司在任何一次采购项目中获得尽可能优惠的商务条件和服务,并在可控范围内,获得当时最好的产品质量和价格。
3.2.4在选择供应商时应不带任何偏见地考虑所有要素,秉持公正原则。
在采购执行过程中,如涉及供应商与员工或其主要亲属有私人利益关系,采供人员应主动申报并遵循回避原则。
3.2.5对于声称与公司领导有私人关系的供应商,采购人员应主动申报,并严格按照采购流程与规范处理与该供应商的业务关系。
3.3商业款待与馈赠
3.3.1采购人员须谨慎处理外部的各种宴请和交际应酬活动
3.3.2当供应商提出符合商业惯例的会议、参观或考察邀请时,采购人员应向上级主管申报,获得批准后,按照出差相关规定处理
3.3.3采购人员可以接受或给予他人符合商业惯例的款待,例如工作餐,但费用必须合理。
如果觉得某一邀请不合适,应予以拒绝或由本公司采购人员付费。
3.3.4采购人员不得接受供应商现金、代用券及一切贵重礼品,如供应商馈赠的宣传品、纪念品等礼品,采购人员只能以公司名义接受并及时上交公司。
3.3.5采购人员家属不能接受供应商的任何赠礼。
3.3.6对供应商应做到有礼有节,相互尊重。
3.4采购信息的保密和使用
3.4.1采购信息是公司信息资产的重要组成部分,属于公司的经营秘密,包括采购价格、采购策略、供应商选择评价方案及公司生产计划、检验方案、领导信息等。
采购人员对采购信息有义不容辞的保密责任和义务。
3.4.2对采购信息的访问和授权应遵循工作相关性、最小授权和审批受控的原则,采购人员原则上只应获得被授权范围内的采购信息。
3.4.3供应商的产品状况、报价、联系方式等相关资料,以及公司对供应商的评估资料均为商业秘密,不得向其他供应商或同行企业透露,不得在工作以外运用。
3.4.4禁止与供应商谈论及传播对我公司不利信息或作出错误、不实说明。
3.5采购岗位回避轮岗
3.5.1采购岗位属公司敏感性岗位,应采取轮岗等措施保护公司利益。
采购人员应服从公司安排。
采购人员在离开采购岗位后,仍应对所掌握的采购渠道、供应商信息等保守秘密。
3.5.2采购人员的安排应遵守回避原则,直系亲属间应避免有直接利益关系。
3.6罚则
凡违反禁令的采购人员,一经查实将视情节轻重予以处罚,处理类型包括:
罚款、调岗、待岗、解除劳动合同,情节严重移交司法机关按法律程序处理。
安徽丰乐农化有限责任公司
采购项目分类管理规定
文件编号
FLNH-QM-CG-02
修订状态
A/0
页次
1/3
1目的
对采购项目进行分类管理,明确职责,为规范流程打下基础。
2范围
适用于公司所有采购项目。
3职责
3.1企划部负责该文件的修订、解释
3.2企划部、财务部负责该文件执行情况的监督、检查。
3.3公司招标组、采供部按文件规定选择适宜的采购方式、实施采购。
4采购项目分类
根据采购产品的用途及对最终产品的影响将采购项目分为五类。
A类:
生产用原辅材料、燃料,其中对最终产品的质量、安全性有重大影响的材料;定义为A1类,普通材料定义为A2类(见附录)。
(建议不要继续细分)
B类:
生产用包装材料、附件。
C类:
固定资产(生产、质检、科研、办公用仪器、设备等)及专用助剂,专用原料;
D类:
备品配件、劳保用品、科研试验用品
E类:
服务与技术。
与FLNH-QP-08(4.1采购产品的分类
4.1.1本公司采购产品分为五类。
A类:
生产用原辅材料,其中对最终产品的质量、安全性有重大影响的材料定义为A1类,普通材料定义为A2类。
B类:
生产用包装材料、附件。
C类:
生产、科研、质检用化学试剂、标准品、燃料。
D类:
生产、质检、科研、办公用仪器、设备(属固定资产范畴)。
E类:
备品配件、耗材、劳保用品、礼品。
F类:
服务与技术。
)
4采购方式分类
4.1送上级采购
按照总部《关于招投标工作相关问题指导意见》要求,须报送市招标办或总部招标的项目,严格按照要求报送。
4.2农化内部采购
4.2.1招标
包括公开招标(竞争性招标)、邀请招标(有限竞争性招标)、议标(限制性招标)三种方式,适用于本公司A-D类采购项目中大批量、通用物品的采购及E类中运输供方的选择。
三种招标方式根据标的性质、数量、供方的数量合理选择。
4.2.2比质比价采购
从合格供方中选择3家以上,按照同质选价低,同价选质优的原则,择优采购。
适用于本公司A-D类采购项目中小批量物品的采购或紧急采购。
4.2.3定向采购
只有唯一供方的采购,适用于C、D类采购项目中某些唯一供方的物品采购和E类中技术采购、技术合作、设备和仪器维修、检定等。
5采购方式及责权界定
类别
范围
金额
责任部门
采购方式
A
生产原料、溶剂、助剂、锅炉用油
≥100万元
农化招标组
招标采购
<100万元
采供部
比价采购
B
包装材料、产品其他附件
≥50万元
种业招标办
招标采购
20到50万元
农化招标组
招标采购
20万元以下
采供部
比价采购
C
固定资产(生产、质检、科研仪器、设备)及专用助剂,专用原料;
≥5万元
种业招标办
招标采购
<5万元
农化招标组
招标采购
D
备品配件、劳保用品、办公用品、科研试验用品
≥5万元
农化招标组
集中招标、分批进货
<5万元
采供部、办公室
比价采购
E
运输
不限
农化招标组
招标采购
设备和仪器维修、检定
不限
分管部门
比价采购或定向采购
技术咨询、技
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