行政管理制度.docx
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行政管理制度.docx
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行政管理制度
公司行政管理制度
第一章、总则
为了加强公司内部各项流程规范化管理,树立公司的良好形象,体现体现员工健康向上的精神风貌和优秀的职业素养。
特制定本制度,适用于公司全体员工。
第二章、礼仪纪律
2、1办公室精神面貌规范
2、1、1所有公司员工应保持严肃、认真、合作、进取的工作态度和乐观、友好、自信的精神面貌。
2、1、2工牌为每个员工必须佩带,且照片以及内容须与本人实际一直,行政部工作人员随时抽查,如发现未按规定则处罚5元每次,主管及经理级以上加倍处罚,损坏应至行政部门更换。
挂绳3元,套牌5元。
2、2着装的基本要求:
●注意保持自己的着装整洁,衬衫的领口与袖口不得污秽;
●女员工不得在办公室着吊带、凉拖鞋等服饰。
●女员工在办公室应避免穿无领又无袖上衣及超短裙(裙长在膝盖以下为宜)
●保持头发整洁。
头发必须注意修剪整齐,不留各种奇怪的发型,符合整个公司的形象和工作气氛。
●注意经常修剪指甲,不宜过长。
女员工如用指甲油应尽量使用浅色。
●除非有特殊原因,午餐请勿饮酒,以免影响工作。
●男士胡须应经常刮剃。
●站姿与坐姿:
在上班工作期间,要保持合适、得体的姿势,培养良好的习惯。
2、3日常办公行为
●见面致意:
公司内早上与同事见面要互致“早上好”,平时相遇时点头微笑示意。
●因工作需要进出不同办公室要先敲门,得到允许再进。
进门后,如需关门请轻轻关上。
●递交物件时,宜注意尊重对方。
如递文件,建议将文件正面朝上、文字正对对方。
递笔、剪刀等,应注意尖的一端朝向自己。
●办公室内请勿大声喧哗,影响他人,避免在办公室争执、争吵。
如遇到工作中需要讨论的问题,可以单独讨论(如单独在会客室),发表不同看法;也可按工作职权,由上一级领导做出最终决定。
●经过通道、走廊时要放轻脚步。
无论在自己的公司,在通道和走廊里遇到同事或访客时要礼让,不能抢行,不要一边走一边大声说话,更不得唱歌或吹口哨等。
2、4接听和拨打电话礼仪
2、4、1电话交流为公司对内、对外重要的交流方式,也是树立和体现公司形象和个人素质、精神风貌的重要窗口,更能有效提高工作效率。
所有公司员工都应注意相关礼仪的培养,树立良好的意识,在与公司的客户等外部人员接触的所有环节中,努力营造公司规范、高效、友好、可信的形象。
2、4、2在接听电话时,最好在电话铃响第二声或第三声的时候接起,以给对方最为适宜的心理准备时间,同时体现公司高效的办公效率。
2、4、3接听电话要使用文明用语,语速适中,态度亲切、温和、耐心,同时要简明扼要,体现公司的工作效率。
对方讲述时要留心听,并记下要点;未听清时,应及时告诉对方,请其重复。
结束时礼貌道别,待对方切断电话后,自己再放话筒。
2、4、4接听公司外部人员打给公司其他同事的电话时,同样要耐心礼貌,可以在说过“请您稍等”之后以最快速度找到相关的同事或者将电话转到相关的部门;当同事不在时,应礼貌地请对方稍后再打,并主动表示可以帮助对方转达紧要的信息。
2、4、5帮助同事或领导接听和记录重要的业务电话等信息时,一定要注意记录准确。
要礼貌地向对方重复及核实确认重要信息,并及时转告相关人员。
2、4、6当接听到不指名的电话,而自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人。
在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接收人。
2、4、7所有员工在工作时间请勿拨打与工作无关的私人电话。
如果确有重要或紧急的私人事情需要处理,注意节约时间,长话短说。
2、4、8对经常在工作时间拨打私人电话或长时间闲聊者进行口头警告,如屡教不改则公司内通报批评。
2、4办公室纪律规范
2、4、1请勿在办公场所讲不文明用语,在办公室和公司写字楼走廊中不能嘻笑、打闹。
工作时间请勿聊天、开低级玩笑。
2、4、2请勿破坏性地使用和对待公司物品。
借用他人或公司的东西,使用后应及时送还或归放原处。
2、4、3工作时间无事请勿串办公室。
未经同意不得随意开同事的抽屉、柜子、使用他人的电脑等物品,不得随意翻看同事的文件、资料等。
2、4、4上班时间如果不是工作需要,请勿上网,严禁上班期间打游戏或者看电影等娱乐活动,如有违反第一次口头警告,第二次罚款20元,第三次及以上每次罚款50元并在所在办公室通报批评,并取消当年评优资格,由行政部执行。
第三章、环境卫生
3、1值日
公司各个办公室按照分区以及行政制定的值日表划分值日区域和时间,各个部门的经理及主管为各部门值日第一负责人,应该督促本部门的员工按照值日表格认真值日。
行政部负责监督检查,检查不合格的责令其重新打扫,直至合格。
3、2工作环境维护
3、2、1请保持办公室整洁。
为了维持良好的办公环境和工作气氛,工作时间请勿在办公室内吃东西。
3、2、2办公室的办公桌上应该统一整洁,不得出现与工作无关的物品,如零食,快递包裹等。
3、2、3请自觉保持办公区内环境卫生,桌面、窗台、地面、墙壁不能有污迹,请爱护办公室有关设备,请勿损坏。
如个人不小心造成了污迹应立即清理掉。
3、2、4对于用餐产生的垃圾应及时送至办公楼物业垃圾堆放处,不得放在公司内垃圾桶或者桌面上。
对于在小区办公的物业没有公用垃圾桶的,公司将配发,当日值日生在下午上班前应将垃圾送至小区垃圾集中点。
3、4、5冰箱和微波炉使用时应爱护,维护清洁,发生泼洒菜汤等应及时清理。
以上几项均由行政负责监督检查,不符合要求的责令整改,拒不整改告知相关部门负责人,情节恶劣的给予通报批评。
3、3绿植管理
3、3、1为了美化公司环境,营造良好的工作氛围,公司鼓励各位同事养护绿植,各员工提出采购需求由行政部统一采购,发放至各个需求人,费用自理,并登记造册,每三个月检查一次如果绿植完好,则发放10元/人的绿植养护费用。
每人只能领取一盆植物津贴,多盆不予累计计算。
3、3、2公司大盆栽绿植由公司统一采购,行政部门人员负责日常养护,各员工应爱护。
如发现私自往盆栽里面倒水,扔杂物者,责令清除,如因此造成植物死亡应按当前市场同样绿植价格赔偿。
第4章、资产管理制
4、1目的
完善公司管理流程,加强公司资产采购、使用、保管和报废等管理,保证公司资产安全与完整,充分发挥资产使用效能。
4、2范围
根据资产的价值和使用年限,资产管理范围包括固定资产和低值易耗品两类。
a、固定资产:
单位价值1000元以上(含1000元),或使用年限超过1年以上的有形资产;
B、低值易耗品:
单位价值在1000元以下(含1000元)的各种用具物品(如劳动保护用具等)和办公用品(如纸笔本夹等),并且使用期限1年以下。
4、3办法
4、3、1固定资产管理的基本原则是:
管理规范、责任明确、配置合理、效益优先的原则。
4、3、2公司固定资产实行归口分级管理,归口部门为办公室各办公室负责人为其办公室第一责任人,各固定资产使用部门的部门负责人为其部门第一责任人,各员工使用的资产其本人为第一负责人,行政专员负责固定资产具体管理。
4、4公司资产管理细则
行政部负责对公司办公资产的购置、验收、发放、使用、维护、报废进行全面监督与管理,并于每月最后一周对公司资产进行盘点,向总经理提交盘点报告。
4、4、1购置
A、固定资产的购置:
各部门提出采购要求,填写《物资采购申请表》(附表01)报行政部审核,行政部根据现有资产情况,判断是否同意购置或直接从其它部门调拨;如需采购,行政部安排统一采购。
B、低值易耗品的购置:
各部门根据工作需要,每月最后一周填写《采购申请表》报次月所需办公物品(名称、规格、数量等),经行政部审核、汇总后,行政部安排统一采购。
C、对于单价物品大于1000元的物件,由各个部门自行填写大件物品购置申请,总经理签字后行政部安排购买,总经理出差或其他原因可使用扫描件或后补。
4、4、2验收
固定资产与低值易耗品验收由行政部经理负责;如发现物品与采购要求不符,或者物品质量存在明显问题,须立即请示总经理,并进行物品调换。
4、4、3发放
A、固定资产发放由行政部统一安排,并编号备档;任何职员不得私自调换固定资产(包括电脑、桌椅等),一经查实罚款50元/次;使用过程中因保管不善或其它人为因素造成固定资产遗失、失窃或损坏的,使用人须按价赔偿。
B、低值易耗品由职员至行政部领取,并签字确认;
C、资产使用人离职时,须归还所有办公资产,经行政部核实、确认后方可办理离职手续。
4、5固定资产损坏、丢失赔偿办法
4、5、1为加强固定资产管理,增强全体员工的责任心,维护固定资产的完整和安全,避免损坏和丢失。
4、5、2相关人员应认真保管公司资产。
在借用、保管或使用期间如出现损坏或丢失,当事人应按照规定予以赔偿。
4、5、3 造成固定资产丢失的,赔偿处理分以下情况:
a、公司内丢失,自己使用丢失需要赔偿,如公司遭窃则不需赔偿。
b、如果带出公司私用丢失的,则不管什么原因,全额赔偿,如因公务出差保管不力丢失的则按照60%赔偿。
4、5、4造成固定资产损坏的,赔偿处理分以下两种情况:
a.自然损耗引起的,维修费用由公司承担;
b.非法操作引起的,维修费用全部由操作者个人承担
具体处理过程中,可根据不同情况具体分析,区别对待,责任分划结果须经行政部资产管理人员确认方可成立。
4、5、5被损坏、丢失的固定资产,一般按新旧程度合理折旧的残值计算。
4、5、6损坏、丢失固定资产的赔偿方式有两种:
一是实物赔偿;二是金钱赔偿(从工资中扣除)。
4、5、7公司购入的固定资产按实际支付的买价加上支付的运杂费,包装费安装成本,保险费和缴纳的税金(不包括增值税)等作为原价。
4、5、8赔偿界限、标准
A、按照上述丢失或损坏标准予以赔偿:
被丢失的固定资产及配件,一般按新旧程度合理折旧的残值计算:
使用时间在1年以内按原价计算;1~2年按80%计算;2~3年按650%计算;3~5年按50%计算;
B、由于下列原因造成设备及配件损坏的,应予以赔偿:
1 自行拆、改设备;
2 外表有明显摔磕碰痕迹的;
3 不正常操作的;
4 其它主观原因造成设备损坏的。
C、修理费用:
局部损坏可以修复,而且不影响原有性能的,可以不做换新赔偿。
资产损害人可选择自行修理(修理费个人承担)或赔偿修理费由行政部统一修理。
损坏固定资产赔偿费用按公司实际支出的维修费用,加上支付的运杂费、保险费和缴纳的税金。
资产损害人选择自行修理的,如修理后性能或精度有大幅下降的,应换新赔偿。
D、由于下列客观原因造成固定资产损失,经过鉴定可不予以赔偿:
1 非人为因素造成设备损坏,公司负责维修,费用由公司承担。
2 因设备长期使用接受损坏程度,在正常使用时发生的损坏和合理的自然损耗。
3 有特殊原因的,出具详细说明后,报公司领导讨论,按讨论意见处理。
E、赔偿处理程序
1 发现固定资产丢失或损应立即告知行政部。
经确认属于丢失或个人原因造成损坏的,按照规定进行维修、赔偿。
2 赔偿金额确定后,当事人确认后应该10天之内以现金或者转账形式支付到财务部。
第五章、会议活动组织
5、1会议
为提高公司发展速度,提升公司运营和沟通效率,促进部门间联动、形成合力,提供一个集中汇报、讨论、协调各部门信息的平台,公司每个月会定期组织召开列会和管理层集中办公。
另外各个部门也有部门例会和组例会。
针对这些作出相关规定。
5、1、1公司的管理层例会以及经理级以上集中办公的相关事宜由行政部提前三天以邮件的形式发送参会人员的企业QQ邮箱。
5、1、2各个部门和组的例会时间由各个部门自行决定,除后勤支持部门(售后除外)外,各个部门及组例会均需将会议内容以会议记录的形式在每月30号前由部门经理同意集中发送至行政部经理处汇总。
有延期或不交的,在下月例会时处罚50个深蹲。
5、1、3会议报告应按照会议通知要求的时间发给指定搜集人。
对于不提交报告或者未按要求时间提交报告的参会人员,每人每次20个深蹲。
5、1、4会议纪律方面,对于公司例会以及经理级以上集中办公出勤时间应严格遵守,不得迟到,对于迟到者作出深蹲50次处罚;
会议过程中手机必须关机或静音,会议开始后对于手机铃声响起者乐捐20元/次,如因特殊原因需接听电话需经会议主持人同意后方可离场接听。
5、2活动组织
5、2、1各种节假日庆祝活动或礼品的发放由行政部组织实施,要求价美物廉,不得超出公司相关规定,并应营造出节日氛围,达到节日庆祝的效果。
5、2、2各个部门自行组织的活动可以对行政部门提出服务需求,行政部门视自身能力给予协助组织。
5、2、3对于公司组织的活动,各个部门应该积极的配合行政部门工作。
第六章、员工关爱
6、1员工生日:
员工生日当月可以享受多休息一天,并且有一百元的费用庆生,各个部门自行组织庆祝活动,人事部会在每月月底将次月生日名单提交给各个部门经理,各个部门经理严格按照该名单组织实施。
6、2各种节假日
6、2、1公司在每年的传统节假日或者针对特殊人群的节日都会有相关的庆祝活动和礼品发放。
6、2、2节假日费用标准
节假日费用标准
序号
节假日
费用标准(人均)
备注
1
春节
100
2
元宵节
20(公司出20元经费,由各办公室自行操作,可用办公室经费增加)
当天下午可以提前一个小时下班
3
母亲节
在各办公室张贴温馨提示
4
父亲节
5
3.8女人节
20(公司出20元经费,由各办公室自行操作,可用办公室经费增加)
女员工放半天假(下午放假)
6
端午节
70
当天下午可以提前一个小时下班
7
六一儿童节(只针对有小孩的员工)
80
放半天假(下午放假)
8
中秋节
入职一年以内:
90—110
当天下午可以提前一个小时下班
9
入职一年以上不满两年:
120-150
10
入职两年以上(含两年):
220-250
11
任职管理岗一年以内:
220-250
12
任职管理岗一年以上:
280-300
13
圣诞节
20(公司出20元经费,由各办公室自行操作,可用办公室经费增加)
6、3旅游
6、3、1公司每年会组织实施四次旅游,由行政部负责方案策划,各员工自愿参加。
6、3、2因考虑公司正常运营需要,公司暂定每位员工年度只可选择一次旅游,每次旅游参与人数最多30人,最低10人成行;
6、3、3针对不同工龄的公司员工,公司发放旅游费用补贴:
工龄满1年,公司给予200元旅游补贴;
工龄满2年,公司给予400元旅游补贴;
工龄满3年,公司给予600元旅游补贴;
工龄满5年及5年以上者,1000元以内公司全额补贴,超过1000元的部分由个人承担。
所有员工参加年度旅游时可携带家属,其费用全额自费
6、3、4旅游时间不得超过三天,其中一天为公司提供的旅游带薪假,另外天数为员工当月的公休假。
6.4聚餐或者部门活动由各个部门自行组织实施,必须保证安全,费用由各个部门办公经费按照每人每次不得超过70元计算(每月仅限一次),超出部分由员工自行承担。
第七章、差旅制度
7、1办理程序
7、1、1出差人员必须事先填写“出差申请单”,注明出差地点、事由、人数、天数、预计所需资金(不借款的此项不填),经部门负责人签署意见交至行政部门,由行政部门购买往返车票,无此表单者行政部不予购买车票。
7、1、2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”,填写“用款申请单”,由部门负责人签字后,经财务负责人审核,分管领导审批后方可借款。
7、1、3审核人员根据签有审批意见的“出差申请单”和有效出差票据,按费用标准规定,经审核后方可报销差旅费。
7、1、4凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化确需改变路线、天数、人数、交通工具的,需经部门领导签署意见后方可报销。
7、1、5出差回公司原则上应在一星期内报账,超过一星期报销差费,报销人应在报销单上注明超期报销原因。
7、1、6出差时借款,本着“前账不清、后账不借”的原则,延误工作责任自负,特殊情况由总经理特批,对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的,追究财务经办人及负责人的责任。
7、2费用标准
总体原则:
对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“标准内使用,超支不补”。
(1)住宿标准(金额单位:
元。
下同):
地区/人员
一线城市
省会城市
省辖市县级市及以下
总经理
实报实销
部门经理及以上
300
230
180
其余人员
250
200
160
一线城市:
北京、上海、杭州、深圳、广东。
(2)出差补助费(包含餐费和通讯费用):
地区/人员
省会级以上
省辖市县级市及以下
总经理
实报实销
部门经理及以上
80
70
其余人员
60
50
(3)市内交通费:
实报实销
(4)交通工具标准:
工具/人员
飞机
火车
长途汽车
出租车
总经理
实报实销
部门经理
预申请
硬卧硬座二等座
实报实销
实报实销
其余人员
申请
硬卧硬座二等座
实报实销
实报实销
7.3、报销办法
7.3.1住宿费报销办法
1 出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法,按实际住宿的天数计算报销。
2 出差人员住宿费报销标准原则上按上述规定标准执行,有会见地方政府官员、重要人士或影响公司形象的特殊业务情况,在总经理允许的前提下,可实报实销。
3 住宿费标准一般指每天每间,若为同性二人同时出差,按一个房间标准报支。
4 出差人员应本着标准内节俭的原则,原则上一律选择快捷宾馆,特殊情况审批后可以实报实销。
7、3、2出差补助报销办法
中午12时前离开本市按全天补助;中午12时后离开本市按半天补助;中午12时前抵达本市按半天补助;中午12时后返抵本市按全天补助(以车船票上注明的时间为准)。
需提供相关单据或说明。
7、3、3交通费报销办法
1 旅途中符合乘卧(从晚八时至次日晨七时之间,在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时)而未乘座卧铺,按票价50%予以补助。
退票费原则上不予报销,如遇特殊情况需写明原由,经财务部审核后,方可报销。
2 出差交通工具按上述标准执行,对于自带车辆人员,经总经理同意可报销一定金额的油费。
3 市内交通费按实际发生进行报销,需要注明时间以及事由,提供正规发票或其他财务认可的证明。
4 出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船,不得饶行。
出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览,其绕线多支付的费用均由个人自理,期间按事假考勤。
遇有特殊情况的,如春运无法购票的,在请示部门负责人或直接上级同意后方可报销。
7、4其他
7、4、1在出差过程中因业务工作需要使用招待费的,在征得部门负责人或直接上级同意后财务部方可审核报销。
7、4、2出差人员应保留完整车(船)票(时间、车次、住宿发票)作为计算费用的依据。
7、4、3对于自带车辆的,行程中的停车费、洗车费、违章罚款一律不准报销。
第八章:
公司电话管理
8、1公司为需要使用的员工或部门配置电话机或者手机,各部门和员工应该爱惜使用,轻拿轻放,不得人为损坏,否则应予以赔偿。
8、2需要使用电话机的部门或个人应向行政部提出申请,行政部门根据情况予以批复,进行配置。
8、3电话号码行政部需在财务备案,由行政指定专人负责缴费事宜(暂定520)。
8、4各个部门电话使用者不得用公话私用,用以私人事务联系或者拨打娱乐信息平台。
第9章、附则
本制度会随着时间或公司发展不定时进行修改,所有补充条款和规定与本制度具有同等效力,本制度最终解释权归公司人事行政部。
附件1:
出差申请单
申请人
申请部门
申请日期
出差事由
出差地点
交通工具
随行人数
出差时间
自年月日至年月日共:
天
是否借款
┌是┌否
借款金额
部门审核
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