Excel操作指南.docx
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Excel操作指南.docx
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Excel操作指南
子表格软件Excel2000操作指南
Excel功能概述:
Excel具有制表、数据处理和图表等功能。
一、Excel2000的基本操作与概念
1、启动与退出
启动:
方法一,双击桌面的“MicrosoftExcel2000”图标
方法二,单击“开始”菜单,再选择“程序→MicrosoftExcel2000”
退出:
方法一,单击Excel2000窗口右上角的关闭按钮
方法二,单击“文件”菜单,再选择“退出”
2、基本概念
工作薄工作薄就是一个Excel文件,一个工作薄中最多可以有255个工作表。
工作表工作表是工作薄中的一张表格,系统默认有三个工作表,表名为sheet1、sheet2、sheet3,一张工作表由65536个行、256个列组成。
单元格单元格是Excel的基本操作单位,数据都保存在单元格中,每个单元格都有唯一的地址,地址格式为:
表名!
列号行号,例如,Sheet2!
A3表示工作表Sheet2的第A列第3行的那个单元格。
二、Excel2000的数据输入
1、文本型数据的输入
文本指的是汉字、英文字母等组合起来的字符串(包括字符串与数字的组合)。
文本型数据自动左对齐。
如果要将数字当作文本输入,应在其前加上单撇号,如‘123.45。
2、数值型数据的输入
数值指的是由阿拉伯数字及小数点等符号组成的数据,数值型数据自动右对齐。
当数值超过单元格宽度时,数值自动以科学记数法表示,如1.34E+08表示134000000。
注意:
分数的分子分母用/号分隔,为避免将分数视作日期,应在分数前加=号,如输入=1/2表示二分之一,而输入1/2系统将视作1月2日。
3、日期和时间型数据的输入
日期可以用汉字年月日分隔也可以用—号来分隔,如2004-7-28、2004年7月28日都表示同一个日期。
时间用:
号来分隔时分秒,采用12小时制时上午后面加AM,下午后面加PM以示区别,如13:
20:
03与1:
20:
03PM表示同一个时间。
4、公式的输入
公式指的是由加(+)、减(—)、乘(*)、除(/)等运算符表示的式子,输入公式应以“=”号开始,系统将自动计算结果。
公式中可以引用单元格的地址来计算。
三、工作表的编辑
1、复制和移动单元格数据
复制:
选定源单元格→单击“复制”按钮→选定目标单元格→单击“粘贴”按钮
移动:
选定源单元格→单击“剪切”按钮→选定目标单元格→单击“粘贴”按钮
选择性粘贴:
选定源单元格→单击“复制”按钮→选定目标单元格→单击右键→选择性粘贴
2、填充单元格区域
填充数据:
在起始位置输入基数→选定该单元格(或一个区域)→将鼠标移到单元格边框右下角的黑点上→拖动鼠标到其他区域。
自动产生一个序列:
在起始位置输入基数→选定单元格区域→选择“编辑”菜单的“填充”下的“序列”命令→在序列对话框中选择再单击确定。
3、删除与清除
删除,指删除整行、删除整列、右侧单元格左移、下方单元格上移操作。
清除,指清除选定单元格区域的数据。
方法:
选定要删除或清除的单元格或区域→打开“编辑”菜单→选择“删除”或“清除”命令。
4、查找与替换
指的是在工作表中快速定位要查找的信息,并可用指定值来替换。
方法:
打开编缉菜单→选择“查找”或“替换”命令。
5、工作表操作
工作表选定:
单击左下部的工作表名即选定了该工作表。
工作表重命名:
双击左下部的工作表名再重新输入新工作表名。
移动或复制工作表:
用鼠标拖动工作表标签可移动工作表;若拖动时按住Ctrl键,则可复制工作表。
删除工作表:
选定工作表→打开“编辑”菜单→选择“删除”命令。
插入工作表:
打开“插入”菜单→选择“工作表”。
四、工作表的格式化
1、列宽和行高的调整
方法一:
用鼠标拖动行标或列标的分隔线进行调整
方法二:
选定整行或整列→打开“格式”菜单→选择“行”的“行高”进行调整
2、设置单元格的字体
方法:
选定要设置字体的单元格区域→打开“格式”菜单→选择“字体”项进行设置。
3、设置单元格的对齐方式
方法:
选定要设置对齐方式的单元格区域→打开“格式”菜单→选择“单元格”命令项→在“单元格格式”对话框中选择“对齐”标签进行设置。
4、设置单元格边框线
方法:
选定要设置对齐方式的单元格区域→打开“格式”菜单→选择“单元格”命令项→在“单元格格式”对话框中选择“边框”标签进行设置。
5、设置单元格底纹颜色
方法:
选定要设置对齐方式的单元格区域→打开“格式”菜单→选择“单元格”命令项→在“单元格格式”对话框中选择“图案”标签进行设置。
6、设置单元格数字格式
方法:
选定要设置对齐方式的单元格区域→打开“格式”菜单→选择“单元格”命令项→在“单元格格式”对话框中选择“数字”标签进行设置。
五、公式与函数的应用
1、公式的使用
(1)公式中的运算符
算术运算符:
“加”(+)、“减”(—)、“乘”(*)、“除”(/)、“乘方”(^)、“百分号”(%)
比较运算符:
“等于”(=)、“大于”(>)、“小于”(<)、“大于等于”(>=)、“小于等于”(<=)、“不等于”(<>)。
注意,比较运算只有Truet(真)和False(假)两种结果。
字符运算符:
“字符串连接”(&)
(2)在公式中引用单格地址
相对引用指的是直接引用单元格地址。
有相对引用的公式在复制到相他单元格时,地址中的行号和列号将发生相对变化。
如D2单元格的公式“=A2+B2+C2”,复制到D3单元格将变为“=A3+B3+C3”。
绝对引用指的是在地址的行号和列号前加前“$”符号。
含有绝对地址的公式无论复制到什么位置,行号和列号都不会发生变化。
如D2单元格的公式“=$A$2+$B$2+$C$2”,复制到D3单元格仍为“=$A$2+$B$2+$C$2”。
混合引用指的是公式中的行和列一个为相对引用,另一个为绝对引用。
公式复制后相对地地址将发生变化,绝对地址不变。
如D2单元格的公式“=$A2+B$3”,复制到E3单元格将变为“=$A3+C$3”。
练习:
公式的使用
在Excel中输入下列内容,并计算总评成绩,总评成绩为平时成绩的30%加上考试成绩的%70,再加上固定加分值,结果保留一位小数。
学号
姓名
平时成绩
考试成绩
总评成绩
0101
张三
75
62
0102
李四
80
70
0103
王五
70
92
0104
赵六
90
80
固定加分值
10
2、常用函数的使用
(1)数值型函数
①求和函数SUM()经济
功能:
求指定区域中数值的和
格式:
“=SUM(需要进行求和的区域名)”
如,求A1单元格到A5单元格的各,则在A6处输入“=SUM(A1:
A5)”,其中A1:
A5是指从A1到A5的区域。
②求平均值函数AVERAGE()
功能:
求指定区域的平均值
格式:
“=AVERAGE(需要求平均值的区域名)”
③求最大值函数MAX()
功能:
求指定区域中最大的数值
格式:
“=MAX(需要求最大值的区域名)”
④求最小值函数MIN()
功能:
求指定区域中最小的数值
格式:
“=MIN(需要求最小值的区域名)”
⑤计数函数COUNT()
功能:
求指定区域中数值型数据的个数
格式:
“=COUNT(需要求数值个数的区域名)”
⑥排名函数RANK()
功能:
求某个数值在指定区域中的名次
格式:
“=RANK(某个单元格,参加排名的区域,升序还是降序)”
练习:
求下表各位学生的名次
姓名
成绩
名次
张三
80
=RANK(B2,$B$2:
$B$4,0)
李四
75
王五
90
注意:
括号中第一个参数一定要用相对地址,第二个参数一定要用绝对地址,第三个参数用0表示降序(也可省略),用1或其他数表示升序。
(2)文本型函数
①取左字符串函数LEFT()
功能:
从字符串的左边取提定个数的字符串
格式:
“=LEFT(字符串,要取出的个数)”
如,输入“=LEFT(“ABCDE”,2)”,结果为“AB”
又如,输入“=LEFT(“中国广东”,2)”,结果为“中”
说明:
在计算机中一个汉字占两个字符空间
②取右字符串函数RIGHT()
功能:
从字符串的右边取提定个数的字符串
格式:
“=RIGHT(字符串,要取出的个数)”
如,输入“=RIGHT(“ABCDE”,2)”,结果为“DE”
③取中字符串函数MID()
功能:
从字符串的中间某个位置开始取提定个数的字符串
格式:
“=RIGHT(字符串,开始位置,要取出的个数)”
如,输入“=RIGHT(“ABCDE”,2,2)”,结果为“BC”
练习:
从下表的身份证号码中提取出生年月日信息
姓名
身份证号
出生年月日
张三
440126*********
=MID(B2,7,2)&“年”&MID(B2,7,2)&“月”
&MID(B2,7,2)&“日”
李四
440126*********
王五
440126*********
(3)逻辑条件函数
条件函数IF()
功能:
根据条件判断的结果进行不同的动算
格式:
“=IF(条件,结果1,结果2)”
练习:
求下表的个人所得税,其中工资底于800元按5%计税,工资大于等于800元按10%计税。
姓名
工资
个人所得税
张三
600
=IF(B2<800,B2*5%,B2*10%)
李四
800
王五
1200
函数使作综合练习:
先输入下表内容,再用函数计算,其中“超平均分奖励”为每超平均分1分奖2元
学号
姓名
语文
数学
英语
总分
名次
超平均分奖励
01
张三
60
86
78
02
李四
80
58
48
03
王五
90
68
96
04
赵六
63
89
69
05
孙七
74
55
85
考试人数
平均分
最高分
最低分
六、Excel的数据处理
1、数据排序
排序是对工作表中的数据(记录)按某种规则从大到小(降序)或从小到大(升序)的顺序进行排列。
排序方法:
选定数据区域中的任意单元格→打开“数据”菜单→选择“排序”命令项→在“排序”对话框中设定“关键字”和“升序/降序”项→单击“确定”。
2、分类汇总
分类汇总是将相同类别的数据进行统计汇总。
分类汇总前应先按类别排好序。
分类汇总方法:
选定要进行分类汇总的区域→打开“数据”菜单→选择“分类汇总”命令项→在“分类汇总”对话框中设定“分类字段”、“汇总方式”和“选定汇总项”。
说明:
其中的“分类字段”指的是类别,“汇总方式”可以是求和、求平均值等运算,“选定汇总项”指的是对哪些项目进行汇总运算。
例六—1:
对下列成绩表中的数据按班级分类汇总,求各班语文、数学、英语的总分。
姓名
班级
语文
数学
英语
张三
一班
45
99
87
李四
一班
67
88
90
王五
二班
90
89
88
赵六
二班
78
76
77
孙七
三班
76
54
56
钱七
三班
67
99
88
3、数据筛选
数据筛选指的是从工作表中选出满足条件的数据记录。
有自动筛选和高级筛选两种方法。
(1)自动筛选
方法:
选定数据区域中的任一单元格→打开“数据”菜单→选择“筛选”中的“自动筛选”项→在表头中各个项目中设置条件即可。
例:
从上表中筛选出三科都大于等于80分的学生记录。
(2)高级筛选
操作步骤:
第一步,设置条件区域。
如,要选出语文并且数学并且英语都合格的学生记录,则应在工作表的其他空白处输入如下内容
语文
数学
英语
>=60
>=60
>=60
如,要选出语文或者数学或者英语大于等80分的学生记录,则应在工作表的其他空白处输入如下内容
语文
数学
英语
>=80
>=80
>=80
注意:
编制条件时,“并者”关系同一行,“或者”关系不同行。
第二步,选定数据区域中的任一单元格→打开“数据”菜单→选择“筛选”中的“高级筛选”项→在弹出的对话框中按下列项目进行设置
“方式”:
通常选第二项
“数据区域”:
输入数据区域的范围,注意应包括标题(列字段名)行。
“条件区域”:
输入你所编的条件的范围。
“复制到”:
输入你想将筛选结果复制到的位置。
例六—2:
利用高级筛选选出例六—1表中语文、数学、英语三科有一科或多科大于等于80分的学生记录。
七、在Excel中创建图表
1、图表
图表是利用图形的方法来直观、清晰的表示数据的大小、比例、趋势等关系的一种工具。
如,可用柱形图来表示各班语文成绩的高低。
如,可用折线图来表示某镇小学一年级入学人数逐年的变化情况。
如,可用饼图来表示某科期末考试各成绩段的比例关系。
2、创建图表的步骤:
(1)选择要创建图表的数据区域,注意应包括列标题
(2)打开“插入”菜单→选择“图表”命令项→在弹出的“图表向导”中按步骤进行设置
步骤一,选择“图表类型”和“子表类型”
步骤二,输入“数据区域”和选择“系列产生”在“行”还是“列”(此步一般可直接单击‘下一步’跳过)
步骤三
单击“标题”标签,输入“图表标题”即图表的名字、“分类(X)轴”即横轴的名字、“系列(Y)轴”即纵轴的名字。
单击“数据标志”标签,输入相应的数据标志。
步骤四,选择“作为对象插入”或“作为新工作表插入”,单击“完成”。
例六—3,根据下表内容创建簇状柱形图,表示各班语文成绩的高低。
班级
平均分
一班
78
二班
75
三班
85
四班
83
五班
65
例六—4,根据下表内容创建数据点折线图,表示各年的入学入数。
年份
入学人数
1998
800
1999
750
2000
680
2001
460
2002
450
2003
420
例六—5,根据下表内容创建饼图,表示各分数段人数的比例关系。
分数段
人数
0~60
5
60~70
10
70~80
25
80~90
12
90~100
6
- 配套讲稿:
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- Excel 操作 指南