时间管理法则(四象限).ppt
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时间管理法则(四象限).ppt
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时间管理之四象限原理,你是否有时间管理不良的征兆?
看看一下这些问题。
你是否同时在进行几个方案,但似乎无法全部完成?
你是否因为顾虑其它的事情,而无法集中精力来做目前的事?
如果工作被中断,你是否特别生气?
你是否每天回家的时候都是筋疲力尽,有觉得好像没做什么事情?
你是否觉得老是没有什么时间做运动或者是休闲,甚至是只是随便玩玩都没有时间?
对于以上的这些问题,只要有两个回答是“是”的话那你的时间管理就有问题了。
我们经常遇到这样的问题?
1、电话又响了,有急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的等等都是不得不接的电话。
可是,手头上正在写一个计划,一个上午了,还没写几个字2、最近领导分配了好多事情需要做,一起堆进来,我都不知道怎么办,这个也说马上要交,那个也说马上要交,我有不是三头六臂。
3、整天就像救火车,哪里有火情就往哪里赶,可是天天忙救火,就没有时间静下来想想,“火灾”从哪里来?
“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,分为四个“象限”:
一、既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)二、重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)三、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)四、既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等),重要性,紧迫程度,二:
重要但不紧急,一:
重要而且紧急,四:
不重要且不紧急,三:
不重要但紧急,重要性,紧迫程度,二:
重要但不紧急1、准备工作、编制计划、维持关系。
2、去拜访VIP客户。
3、计划给员工进行培训。
4、回访客户。
一:
重要而且紧急1、紧急状况、迫切问题、限期完成。
2、一会儿要参加重要会议。
3、与客户沟通要做合同。
4、准备事项。
四:
不重要且不紧急1、处理一般性文件。
2、看电视消磨时光。
3、归档本周所有文件。
三:
不重要但紧急1、造成干扰的紧急事件。
2、打若干个沟通的电话。
3、帮助客户解决一个难题。
第一象限:
没什么好说的,立即去做!
我们工作中的主要压力来自于第一象限,其实第一象限80%的事务来自于第二象限(重要但不紧急)没有被处理好的事情,也就是说这个压力和危机是自己给自己的。
所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的事情才能是的压力减缓。
很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。
该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。
第二象限:
有计划去做!
不能因为不紧急就不去解决它。
我们应该第一时间将任务进行分解,然后一个一个解决,并制定时间表,在规定的时间内完成就不会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。
荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。
反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。
做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。
这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。
这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。
第三象限:
尽量别做!
当你疲惫的时候,可以通过一些不重要的而且不紧急的事情来调整戏台和身体,但是不要在这个象限中投入过多的尽力,否则就是浪费生命了。
但我们往往在忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。
这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。
然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。
这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。
第四象限:
交给他人去做!
第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。
最好的方法是放权交给别人去做,或者通过委婉的拒绝以减少此类事务的发生。
表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。
我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。
重要性,紧迫程度,二:
重要但不紧急65%80%,一:
重要而且紧急20%25%,四:
不重要且不紧急1%,三:
不重要而且紧急15%,成功的时间分配管理,案例:
某人一周的事务清单:
临时参加各部门协调会。
(不重要但紧急)解决客人投诉。
(重要而且紧急)编写下个月部门员工排班。
(重要但不紧急)归档大堂副理本周所有文件。
(不重要也紧急)去拜访VIP客人。
(重要但不紧急)计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训。
(重要但不紧急)陪朋友买手机。
(不重要也不紧急)向上次联系的客户询问产品使用情况,搜集反馈资料。
(重要但不紧急)核查下午客人信用额度报表。
(重要而且紧急)发传真取消客人预授权。
(重要而且紧急)打若干个沟通的电话。
(不重要但紧急)核查当日所有挂账账单及其消费小单是否准备齐全。
(重要而且紧急)保安员报告有两客人在停车场打架斗殴。
(重要而且紧急)去当当网购买最近很火的一本书杜拉拉升职记。
(不重要也不紧急)帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题。
(不重要但是紧急),效果=达到预期目标效率=产出/投入的比值,有效果有效率,没效果有效率,有效果没效率,没效果没效率,有效率,有效果,一,二,三,四,扩展应用,意愿=愿意投入工作的态度,能力=完成任务的条件,1有意愿有能力,3无意愿有能力,2有意愿无能力,4无意愿无能力,扩展应用,处理冲突的取向,有原则,无原则,不协作,肯协作,(抗争),(自我牺牲),(团队协作),(妥协),(逃避),扩展应用,有争议性的问题可以先搁置。
就矛盾、冲突的部分研究大家可以“让步”、“剥离”或“交易”的地方。
对主要冲突要先寻找可以松动的“第一步”。
公司决定的就是对的。
(麦当劳语),参考作法,扩展应用,谢谢!
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- 时间 管理 法则 象限