购销合同管理办法.docx
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购销合同管理办法
购销合同管理办法
篇一:
采购合同管理制度
采购合同管理制度
篇二:
销售合同管理制度
(1)
销售合同管理制度
第一条、为了加强销售合同(以下简称合同)的规范管理。
保证合同的严肃性、有效性,规避销售风险,减少销售损失,降低销售成本,根据《中华人民共和国合同法》及其相关法规,结合本公司的实际情况,特制定本制度。
第二条、总则
1、本制度中的合同是指以销售本公司产品为标的的所有销售合同。
2、公司所有销售的产品必须签订销售合同。
3、合同的签署应坚持“规避风险,降低成本,实现效益最大化”的原则。
4、合同的执行实行营销业务员负责制,即每一合同由营销业务员全权负责管理。
负责合同的洽谈、起草、签订、履行(包括:
货物的生产、出库、运输、交付)以及结算(包括:
票据的传递、出口退税资料的传递等)。
5、主管销售的副总经理、经理以及公司财务部门有责任指导和监督合同的洽谈、签订、履行和结算工作,其他有关人员和部门应积极配合营销业务员履行合同。
第三条、合同的洽谈
1、合同的洽谈工作由营销业务员负责完成。
2、营销业务员在洽谈合同时,应做到:
(1)遵循国家及行业的法律、法规及有关规定。
(2)遵循公司产品的种类及质量体系。
(3)遵循公司对各类产品的定价原则。
(4)尽快了解需方的需求、公司资信等基本情况。
(5)规避各类风险,尤其是合同回款的风险和汇率风险。
第四条、合同的起草
1、营销业务员负责合同的起草工作。
2、合同起草应遵循以下原则:
(1)合同应依据《中华人民共和国合同法》及有关国际贸易规则,完整、准确地表述各项条款。
(2)必须从供需双方的利益出发,明确合同供需双方的权利和义务。
(3)所有合同的合同号应按合同编号办法统一编写,同时应及时登记在《销售合同台帐》上。
第五条、合同的评审按公司规定相关管理制度执行第六条、合同的签订
1、对产品的要求确认后,由授权人代表公司与客户签订合同。
2、合同价格需符合定价会议所定产品出厂价格。
3、销售合同章由专人管理,只有当合同签署授权人签字后,才可加盖合同章。
4、合同为多页的,应加盖骑缝章。
第七条、合同的签订权限按公司相关制度执行第八条、合同的执行
1、合同的执行工作由营销业务员负责。
2、产品生产:
(1)对无现货的销售合同,营销业务员应严格按照合同的要求,及时填写《客户定单》,通知市场部物流专员。
物流专员结合生产情况及时合理下达《生产订单》送达生产单位备货。
对有现货的合同物流专员根据公司财务制度及时填写《产品发货详情单》,经财务部签字后组织安排发货。
(2)生产单位接到《生产订单》后,立即根据要求,保质保量地组织生产货物,并按时交付。
第九条、合同的修订
当合同的内容由于某种原因需要变更时,合同应及时修改。
如有必要,对变
更后的内容再次进行评审。
变更后的条款必须经过顾客书面认可。
第十条、合同的管理及保密
1、营销业务员、档案管理人员及其他人员必须对公司的销售政策和合同内容严格保密,违反者将按照公司有关制度进行处罚。
2、除公司财务部和业务往来银行有权索取相关业务合同外,其他任何部门取阅合同,须经销售经理批准。
3、营销业务员、档案管理人员平时应注意合同的存放,避免合同被他人偷阅。
4、销售合同每月由档案管理人员负责按合同编号整理归档,业务部门应保证合
同的有效性、完整性。
附:
销售合同管理流程图
销售合同管理流程图
客户调查制度
第一条制定客户调查制度的目的:
(一)为规范宁夏西香记食品有限公司(以下简称公司)的客户调查管理行为,推行客户标准化管理,提升公司客户服务质量,增加客户满意度,与公司客户建立长期稳定的业务关系,增强市场竞争能力,特制定本制度。
第二条公司客户调查制度的基本原则是:
(一)根据客户情况的变化,不断加以调整客户关系管理,并做跟踪记录;
(二)客户关系管理的重点是维护现有客户,不断开发未来客户或潜在客户;(三)及时收集和整理客户关系资料,提供给销售公司经理和关联人。
利用客户资料对客户进行分析,使客户关系资料的作用得到充分发挥。
(四)建立客户管理档案,由客户管理档案员负责管理,制订严格的查阅制度。
第三条客户调查制度的内容包括:
(一)收集、分析、保存客户信息,填写《客户基本信息表》《客户清单》,积累有关客户与竞争对手的信息。
(二)定期对客户的情况进行分析,包括客户的构成、与公司的交易数量金额、货款回收、销售区域等。
(三)定期对客户进行回访,了解客户对公司产品质量、包装、运输方式、服务等方面的意见和建议。
(四)对客户的投诉意见进行整理,联系相关责任部门,对提出的处理意见或建议及时反馈给客户。
(五)制订客户计划,挖掘现有客户的合作潜力,开发新的客户,重点是终端大客户。
第四条、客户调查制度实施细则:
1、营销业务员与客户交谈过程中,注意了解客户家庭状况、个人信息、个人经历、兴趣爱好、业务专长、价值观念等做详细的调查,对此调查记录应严守保密。
篇三:
销售合同管理制度
销售合同管理制度
一、目的
为了规范销售合同签订、加强销售合同管理、合理规避合同风险,根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规,结合本公司实际情况,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司销售合同/定单(包括一般要求合同、特殊要求合同以及由甲方主持签订的买卖合同、框架协议和代储代销协议等)的签订、审批、变更、保管等各项事项的规范和管理。
三、公司销售合同格式应至少包括但不限于以下内容。
1、供需双方全称、签约时间和地点。
2、产品名称、质量标准、单价(价格审批)。
3、运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。
4、付款方式及付款期限。
5、免除责任及限制责任条款
6、违约责任及赔偿条款。
7、具体谈判业务时的可选择条款。
8、合同双方盖章生效等。
9、销售经理按月检查客户经理对违约赔偿事项的管理情况,并将结果汇总上报给主管销售副总经理与总经理。
10、若客户不愿意签订销售合同,由客户经理填写《免签销售合同申请单》,报销售部经理审核,经主管销售副总经理和总经理审批后免除签订销售合同;销售订单应按“销售订单评审流程”中“XX条款”执行。
四、职责与权限
1、公司采用同一的销售合同模板,有市场销售部编制,总经理批准,经综合部备案后发行使用;
2、销售部主管业务员负责来自顾客方队产品的要求好而技术指标等,并依照销售
合同模板具体拟定销售合同;
3、销售部负责销售合同的评审;
4、总经理或总经理授权代理人负责销售合同的签署。
五、实施程序
一)销售合同的评审与签订
1、销售合同在正式签订之前,必须进行合同评审。
合同评审主要是对顾客信用以及合同中规定的产品要求、技术指标、数量、价格、交货期、交货地点、付款条件、违约责任等所有涉及到的要素进行全面评价与审核,旨在降低销售风险。
1)一般要求的销售合同(成熟产品)由销售部主管业务员或部经理直接
进行评审;
2)特殊要求的销售合同(新产品)由销售部会同其他相关部门,包括研发部、工艺部、生产部、品质部、技术部等共同进行评审;
3)合同金额巨大或比较关键的销售合同评审,应在总经理和其他有关副总经理的主持下进行。
4)合同评审中如有异议,应及时与顾客进行沟通协商,在不损害公司利益的前提下,力争达成一致。
2、合同经评审后,无异议,方可正式签订销售合同。
1)销售合同必须使用公司标准模板(甲方主持签订的合同除外),统一编号,编号方式为:
SZ+对方缩写+年月日-(1、2、3),编号不得重复。
2)签订销售合同时,必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
3)销售合同经双方代表签字盖章后生效,合同一式四份,甲乙双方各执两份。
二)销售合同的汇总与保管
1、市场销售部人员负责销售合同的汇总和管理,并建立“销售合同管理台账”;
2、销售合同统一保管,按顾客、签订时间等进行分类分册保管;
3、销售部负责保管3年以内和未履行完毕的销售合同;
4、综合部档案室负责保管3年以上且已经履行完毕的销售合同。
三)销售合同的履行与跟踪
1、销售合同依法签订,具有法律效力。
双方必须本着“守法、守信”的原则,严格履行合同所规定的权利和义务,确保合同的全面履行。
1)销售部人员负责将已签订合同/订单录入公司A6管理系统中;
2)销售部人员负责确认合同/订单中各项产品的完成方式,比如外购、开发、
生产、外包等等:
(a)需要外购的产品,信息传达给采供部采购人员,由其完成采购;
(b)需要生产的成品产品,与生产部门勾通并下生产计划单到生产部进行生产;
(c)需要外包的产品,由由市场销售部人员从档案室调出图纸,交予有资质的合格外协厂家进行生产。
3)销售部人员负责销售合同/订单中指定产品的交付和跟踪,以及使用情况
的信息收集。
四)销售合同的变更与解除
1、客户提出变更、解除合同的要求时,销售部经理应从维护本公司利益的角度出发,采取恰当的处理方式,保证公司的合法权益不受侵犯。
2、销售合同的变更或解除,应按签订合同时规定的审批权限和程序执行,在双方协商达成一致后,应签订合同变更或解除协议。
合同变更或解除协议只作为原销售合同的附件,共同使用产生法律效力。
五)销售合同纠纷的处理
1、因客户原因造成合同变更与解除的,销售部经理必须要求其赔偿本公司损失。
2、因本公司过错造成客户要求变更与解除合同的,应主动承担责任,以免造成双方损失扩大。
3、因双方原因造成客户要求变更与解除合同时,应与对方积极协商,共同解决。
4、合同纠纷的处理原则:
1)在处理合同纠纷时,必须坚持以事实为依据、以法律为准绳,保障公司合法权益不受
侵犯。
2)合同纠纷处理以双方协商解决为主、其他解决方式为次。
3)本公司员工在处理纠纷时,及时上报,积极主动,不互相推诿、指责。
5、合同纠纷的处理方法:
1)因对方责任引起的纠纷,应坚持保障公司合法权益不受侵犯的原则。
2)因本公司责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救
措施,减少双方损失。
3)因合同双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。
4)协商达不到预期要求时可依合同约定的纠纷解决方式进行诉讼或仲裁。
六、相关记录
1、《销售合同管理台账》
2、《销售合同》
七、合同的管理
1、销售业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的,必须保留原件。
2、销售合同及相关档案属于公司机密文件,保管和借阅按公司《档案管理制度》机密文件要求执行.
篇四:
销售合同管理办法
销售合同管理办法
一、目的
加强销售业务管理,规范销售行为,降低销售风险。
二、适用范围
适用于销售合同的起草、签订、评审等。
三、责任
1.销售部负责销售合同评审的组织与协调工作。
2.销售部业务员负责与客户进行沟通、协调,识别和记录客户要求,负责销售合同的拟定工作。
3.销售部部长负责销售合同的综合管理工作。
四、合同拟订程序
1.销售部业务员负责在与客户达成共识之后,根据协商结果签订订货单。
2.及时将销售订货单上报销售部部长,销售部部长对订货单的内容及条款进行审核,并提出修改意见。
五、合同评审要求与标准
通过合同评审工作,应确保合同草案达到如下四点要求。
1.条款完备可行,双方的权利与义务明确。
2.内容合法有效,用语规范严谨。
3.确保客户的合理需求得到完整体现。
4.我公司具备满足客户要求的能力。
六、合同评审的内容规范
在销售合同评审的过程中,评审人员应着重评审如下五个方面的内容。
1.客户的各项要求是否合理、明确。
2.该合同是否符合有关法律、法规的要求。
3.我公司现有的生产和技术能力、供应产品及服务能力能否满足合同、标书的技术及质量特性的要求。
4.产品交付的时间、地点、方式和联系人等是否明确。
5.我公司是否具有履行合同中产品要求的能力,包括供货周期、产品质量和售后服务等。
七、合同评审时机
合同评审应在合同正式签订及修改之前进行。
八、合同评审权限
1.销售业务员应将订货单、资信调查资料上报部门销售部部长,销售部部长组织法律、财务等相关部门及人员对合同进行评审。
2.如果客户要求提供量产产品,由销售部门进行内部评审并请法律顾问审核合同条款,经销售部部长签字确认。
3.如客户提出个性化要求,由销售部门组织技术部、质检部、财务部、采购部及生产部分别对设计、设备、材料、利润、质量和生产能力等方面进行相关评审,完成评审后由法律顾问审核合同条款,经销售部部长、总经理签字确认。
4.如客户要求提供新产品,由销售部门组织技术部、质检部、研发部、财务部、采购部及生产部分别从技术、设计、研发、质量、利润、材料及生产能力等方面进行评审,完成评审后由法律顾问审核合同条款,经销售部部长、总经理签字确认。
九、合同审批程序
1.合同审批人根据经营目标,参考合同评审记录、法律意见书、合同草稿等,做出审批。
2.如果合同审批不通过,则该项目终止;如果合同审批通过,则可与客户签订合同书。
其他审批意见可根据具体情况进行处理。
十、合同审批注意事项
1.所有营销合同都必须进行书面评审,填写“营销合同评审表”,以此作为审核通过的依据。
2.合同评审可以会签或会议的形式进行。
十一、签订销售合同
经评审通过的合同草案,由销售业务员按照《销售合同管理制度》的规定,进行合同签订前的巡签,然后与客户正式签订合同。
十二、销售合同存档
合同签订后,由销售业务员将合同正本交给销售部内勤管理人员存档,副本送交财务部等相关部门存档(传真件有效)。
十三、销售合同执行
销售业务员应密切监督合同执行过程中客户的动向,确保合同得到顺利执行。
十四、合同的变更
1.在合同执行的过程中,因缺货或客户的特殊要求等,如果销售业务员或客户提出变更合同,则由双方共同协商解决。
2.对于重大合同款项的变更应按照合同评审程序的规定,重新召开销售合同评审会议。
十五、合同的解除
1.合同的解除必须根据合同规定的解除条件、产品销售的实际情况执行。
2.销售业务员填写“合同解除申请表”,说明合同解除原因,由原合同评审组织审核签字后,报销售部经理、总经理审批。
3.审批通过后,由销售人员通知客户办理合同解除手续;销售部门向其它相关部门传达合同解除。
4.因合同变更和解除而涉及到的索赔、赔付等相关工作由销售人员协商办理。
十六、合同纠纷的处理原则
1.在处理合同纠纷时,必须坚持以事实为依据,以法律为准绳,保证我公司合法权益不受侵犯。
2.合同纠纷的处理以双方协商解决为主,其他解决方式为辅。
3、销售人员在处理纠纷时,要及时上报领导,积极主动地做好应做的工作,不互相推诿、指责、埋怨,统一意见,统一行动。
十七、合同纠纷的处理方法
1.因对方责任引起的纠纷,必须坚持保障我公司合法权益不受侵犯。
2.因我公司责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少双方的损失。
。
3.因合同双方的责任引起的纠纷,应实事求是、分清主次,合情合理地解决问题。
4.协商达不到预期要求时可依合同约定的纠纷解决方式进行诉讼或仲裁。
十八、建立合同管理台账
1.销售部门根据合同的不同种类,建立销售合同的台账。
2.销售合同的主要内容包括序号、合同号、签约日期、合同标的(产品名称、材质、规格、数量、单价、金额、交货日期)双方单位、经手人、及其他约定、备注等。
3.台账应逐日填写,做到准确、及时、完整。
十九、销售合同档案管理
签订生效的合同原件(复印件)必须齐全并存档,由销售内勤严格管理,未经销售部部长批准不得私自传阅。
1.每份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。
2.每份存档合同必须资料齐备,应包括合同正本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、
电传)等。
3.销售合同按区域装订成册,保存五年以上备查。
档案管理人员应将其中未收款或有欠款单位的合同另册保管,已收齐货款、且执行完毕的合同报销售主管经理批准后作销毁处理。
篇五:
销售合同管理办法2
销售合同管理办法
1.目的
为规范公司合同管理,确保公司签订的销售合同合法、有效,降低或避免销售合同签订、履行过程中的风险和损失,结合公司实际,制定本办法。
2.范围
各市场部应明确一名兼职合同管理员,部门负责人是销售合同管理的第一责任人。
公司授权总裁办公室就合同的订立、履行、变更、解除、终止及合同纠纷解决进行督查和指导。
本办法适用于公司对外销售产品和提供加工承揽服务的经营活动。
3.销售合同的订立
合同签订前,销售员必须充分了解客户资信情况,根据《客户信用管理办法》建立客户档案,办理客户信用审批手续。
销售员对客户资料的真实性负责。
除标的额小且即时清结的合同外均须采用书面形式。
采用数据电文和电子邮件订立的合同应当采用书面形式确认。
订立合同应使用由总裁办公室提供的格式文本或示范文本。
总裁办公室应根据法律要求和市场状况对相关条款内容作适时调整。
使用格式文本时条款内容必须填写齐全。
使用示范文本拟写合同时应争取己方为主,条款齐全、文字准确、权利义务明确、相关附件完备。
业务必需,而格式文本或示范文本中未涉及到的内容应予补充。
对格式文本或示范文本作重大变更,删改或增加一些涉及双方根本利益,可能产生潜在风险的条款,业务经办人及所在部门应及时与总裁室沟通,对合同条款风险进行评估。
与长期稳定客户发生业务可参照合同变更适当简化程序。
4.销售合同的审核
合同必须经部门负责人审核,重大合同还应组织评审。
合同审核要点:
严密性:
内容合法;条款齐全;文字准确;权利义务明确;相关附件完备。
经济性:
产品报价必须在核定范围内;成本及费用核算涵盖内容必须全面。
对毛利率低于各市场部控制线的、或需支付佣金、或买进卖出的贸易合同均要编制《利润概算表》报总裁室审批;新产品定价须编制“新产品报价审批表”经市场部总经理审核,分管领导审批后方可对外报价。
技术与安全:
技术措施完备、可行;技术标准和参数科学、真实、齐全;无泄露公司知识产权;无损害公司商誉。
客户信用审批符合《客户信用管理办法》要求。
合同经审核批准后交总裁办公室盖章,总裁办公室对合同是否符合审批程序承担责任。
对不利于我公司权益的相关内容提出修改意见,是否修改由市场部负责人决定。
5.销售合同履行
合同依法签订生效后,经办人应及时检查了解履行情况及客户资信变化情况,发现问题及时处理,并向部门负责人汇报。
如遇合同不能履行或不能完全履行,部门负责人应及时向分管领导汇报。
合同变更、解除应当采用书面形式。
销售员对合同订立、履行、变更、解除过程应作详细记载。
与客户往来原件资料必须收集好并及时移交合同管理员。
销售员与合同管理员应办理移交、登记手续。
6.应收账款管理
销售员应严格按照公司《信用管理办法》、《应收账款管理办法》
控制应收帐款。
定期与客户对账,形成对账单;对应收帐款进行分析、核对,并向市场部负责人如实汇报。
销售员岗位变动,必须在岗位变通前检查债权资料是否全部移交;对其经办的应收账款从客户资信、履约能力、联系人状况等情况作详细分析。
部门负责人向客户发函,通知我公司经办人变更情况并核对账目,形成对账单。
市场部负责人是销售合同管理的第一责任人。
对本部门(同一客户涉及多个部门的,涉及的部门负责人共同承担管理责任)合同审核、履行和档案归档情况应作全面跟踪,所属经办人违反本办法给公司造成损失的,应承担领导责任。
7.销售合同台账的建立
销售合同台账是记录与客户往来合同签订、履行、变更、解除、终止情况的记载。
销售合同台账由销售员通过公司专用平台详细记载。
8.销售合同档案资料的管理
销售员负责收集和临时保管合同原件档案资料并及时办理移交手续;各部门负责人应将合同档案资料的管理列入客户关系管理和维护公司权益的重要内容。
合同档案资料包括但不限于:
双方签字盖章的合同;
与合同相关的技术资料、双方确认的封存样品及其他附件;
由合同经办人签字确认的签订合同意见书;
客户信用审批表;
客户营业执照副本、税务登记证复印件、反映工商登记情况其他反映对方资信情况的有关资料;
与合同履行相关的人员身份情况、名片等;
质量检测报告、履行交货、交接票据等证明履行合同义务情况的相关资料证据;
合同发生争议和变更、解除合同处理过程中双方的往来函件,包括传真信函、邮件、图表、视听资料、广告、各种资料跟踪查询证据等相关资料;
反映客户资信情况变化的有关证据及相关说明记载;
催款函、对账单等其他与合作有关的资料。
各部门合同管理员是上述合同档案资料保管责任人,经办人应在合同及文件形成后3日内,交所在部门合同管理员保管。
各合同管理员必须将合同文件统一编号、整理,按客户建立合同档案,每档案必须有资料交接明细表,由经办人亲笔签字。
合同管理员每季度初月30日前将合同资料归档情况以书面形式提交给部门负责人。
合同档案是公司经营活动的依据,是公司商业秘密,未经部门负责人批准,不得对外调阅和借出。
9.销售合同管理的责任追究
出现下述情形之一的应予追究责任:
对客户主体资格和资信情况未作充分了解;
擅自对格式合同或示范文本作重大删改;
未认真核对和妥善收存对方的收货凭证等属于公司债权性质的资料;
未及时核对往来帐目;
隐瞒情况不报或隐藏、遗失资料;
未按本办法要求执行的其他情节。
一经查实,对经办人处以降级、降职等行政处分和500元以下的经济
处罚;给公司造成实质性经济损失或致使公司债权无法实现的,公司有权决定经办人在10%-100%的范围内赔偿经济损失,并视情节给予行政处分。
从合同订立到履行完毕、公司回收全部货款,经办人不因工作岗位的变动或离职而免除本办法所规定的相关责任。
故意、恶意违反制度或重大过失造成严重后果,触犯法律的将移交司法机关处理。
10.本制度自发布之日起开始执行,此前公司相关制度与本制度抵触的,按本制度执行。
11.本办法解释权属公司总裁室。
年月日
篇六:
买卖合同管理办法及流程
合同管理办法
为进一步加强本单位买卖合同的管理,使买卖材料规范化、程序化,确保所供材料的质量,减少经济纠纷的发生。
依据公司《合同管理办法》及《公司物资采购管理办法》有关规定,特制定本办法
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