20货款回收作业流程.docx
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20货款回收作业流程.docx
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20货款回收作业流程
说明:
1.此份为正式运行文件,该流程/制度负责人为财务管理部主任,主要职责是维护流程/制度的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理;
2.若在运行过程中遇到运作不畅等情况时,请及时知悉践道老师指导;
3.运行过程中若同变革前文件有冲突时,一律依本文件执行。
文件编制/更改一览表
版本
编制/更改内容
日期
编制/更改人
A/1
再版发行
2009-06-01
李智玲
评审栏
部门
稽核办
管理中心
制造中心
营销中心
国内贸易部
国际贸易部
人事行政部
财务管理部
采购开拓部
P
M
C部
品质控制部
技术工程部
制盖车间
氧化车间
制片车间
装片车间
会签
践道企业管理
研究所
新建业公司总经理
序
号
作业流程图
执行人/部门
表单
作业说明
1
客户/营销中心业务员
《客户订货单》
业务员接到客户订单后,转交业务助理,助理将订单复制后交PMC部组织评审,经评审后,形成订货单并传真给客户,客户接到评审后的《客户订货单》按要求签字回传,如有问题,则由业务员沟通,达到共识。
2
业务助理/仓库员
《送货单》
业务助理审核客户确认的订货单原件,仓管员核准客户名称及金额后,并打印《送货单》。
送货单必须有司机和业务员签名(或业务员电话确认)。
3
出纳
/稽核会计(兼)
《现金/银行收款凭证》
业务助理将客户汇单传真件转出纳核对,经出纳核对客户汇款到账金额准确、无误后签名,一小时内将票据传递至稽核会计处。
《现金/银行收款凭证》必须有业务员、总监确认。
4
稽核会计
《应收账款余额表》、《日签单统计表》
稽核会计每天根据《送货单》,对客户汇款金额及发货余额进行核对,签发送货单,作为成品仓发货依据;并将客户汇款单复印件退回出纳再次复核。
5
稽核会计
/业务员/业
务助理
《延期付款申请书》
因货款到账不及时或客户要求延期付款的,必须由业务助理/业务员按程序办理客户延期付款手续,稽核会计根据批准延期付款的约定时间、金额提前两天通知业务助理/业务员追款。
6
业务助理
/稽核会计
《送货单》、《销售记账凭证》
统计员审核成品仓实际发货清单无误后,传递给稽核/销售会计登记入账。
7
业务助理
/稽核会计
《销售调账记账凭证》
业务助理根据公司销售政策计算返利、折让等打印调账单,经审批后,由销售会计编制调账凭证进行财务处理。
8
稽核会计
《应收账款余额表》
稽核会计编制《应收账款余额表》每周一分别报送总经理、营销总监及财务主任。
9
稽核
/销售会计
《应收账款明细账》
销售会计每月7日前核对全部客户上月《应收账款明细账》无误后,编制对账单发送各业务人员。
10
稽核
/销售会计
《应收账款余额控制分析表》《应收账款账龄分析表》
销售会计次月9日前编报应收账款余额控制、账龄分析月报表.
11
销售会计(兼)
回传的对账单
业务助理每月14日前将经客户确认回传的上月对账单回收并转销售会计。
12
稽核
/销售会计
装订凭证成册
按内部规定办法进行相关会计凭证的装订及档案的整理工作;
1.0目的
建立本公司货款回收作业流程,使本公司货款按照合同规定及时回收,避免呆坏账出现,降低财务风险,加速资金周转。
2.0适用范围
适用于公司所有客户货款的回收。
3.0定义
呆账:
指4-12个月内未回收的账款。
坏账:
指12-24个月以内未回收的账款。
4.0职责
4.1总经理:
负责《货款回收作业流程》的审批。
4.2营销中心:
负责客户订单接收,协助评审,审核客户订货单;协助财务编制《送货单》,编制货款回收计划,追踪货款回收。
4.3PMC部:
负责组织订单评审,按《送货单》发货,并核对数量是否准确。
4.4品质控制部:
负责出货产品质量检验,保证合格产品出仓,并出具《送货检验报告》。
4.5财务管理部:
负责按合同规定货款回收计划,跟进货款到帐情况,及时催收货款。
4.6稽核办:
负责对《货款回收作业流程》的执行情况进行稽核。
5.0作业程序
5.1订单确认及签字回传:
5.1.1业务员接到客户订单后,转交业务助理,助理将订单复制后交PMC部组织评审,经评审后,形成订货单并传真给客户;业务员对订单负责,应签名确认。
5.1.2客户接到评审后的《客户订货单》按要求签字回传,如有问题,则由业务员沟通,达到共识。
5.2开具出货凭证:
5.2.1业务助理审核客户确认的订货单原件。
5.2.2仓管员根据PMC部下达的《生产通知单》开具《送货单》,《送货单》必须将送给司机和业务员签名确认(或业务员电话确认)。
5.2.3业务员将客户签字确认的《送货单》(二联)于2个工作日内交财务管理部(从送货之日算起)。
5.3.4财务人员根据《送货单》与客户对账确认,并根据客户要求开具发票。
5.3货款金额确认:
5.3.1出纳将客户或银行收款凭证交应收会计核对,确认无误后,及时将汇款信息反馈给业务助理或业务员。
5.3.2稽核会计每天根据《送货单》,对客户汇款金额及发货余额进行核对。
5.4延期付款跟踪:
5.4.1因货款到账不及时或客户要求延期付款的,必须由业务助理/业务员按程序办理客户延期付款手续,稽核会计根据批准延期付款的约定时间、金额提前两天通知业务助理/业务员追款。
5.5审核发货回单并编制记账凭证:
5.5.1统计员审核成品仓实际发货清单无误后,传递给稽核/销售会计登记入账。
5.6编制销售调账记账凭证:
5.6.1财务人员根据公司销售政策计算返利、折让等打印调账单,经审批后,由销售会计编制调账凭证进行财务处理。
5.7编制应收账款余额月报表:
5.7.1稽核会计编制《应收账款余额表》于每月7日前分送总经理、营销总监及财务主任。
5.8编制、核对并发出《应收账款明细账》:
5.8.1销售会计每月7日前核对全部客户上月《应收账款明细账》无误后,根据实际需要编制对账单发送各业务人员。
5.9编制应收账款余额控制、账龄分析表:
5.9.1销售会计次月9日前编报应收账款余额控制、账龄分析月报表。
5.10与客户核对应收对账单及确认回传:
5.10.1业务助理每月14日前将经客户确认回传的上月对账单回收并转销售会计。
5.11装订凭证:
5.11.1按内部规定办法进行相关会计凭证的装订及档案的整理工作。
6.0参考文件
6.1《财务管理制度》
6.2《订单评审控制卡》
6.3《营销人员考核方案》
6.4《成品出仓检验控制卡》
7.0应用表单
7.1《订单评审表》XJY-FI-12-01
7.2《送货单》XJY-FI-12-02
7.3《客户订货单》XJY-FI-12-03
7.4《现金/银行收款凭证》XJY-FI-12-04
7.5《应收账款余额表》XJY-FI-12-05
7.6《延期付款申请书》XJY-FI-12-06
7.7《销售记账凭证》XJY-FI-12-00
7.8《应收账款明细账》XJY-FI-12-08
8.0管理办法
8.1相关责任人未按规定时间完成流程工作任务的,处罚10元/项。
8.2各工作人员遇到困难,不主动反馈、报告,导致延误进度的,处罚该责任人10元/次。
8.3品质控制部未能按要求进行出货检验,导致客户投诉,处罚责任人10元/次。
8.4其它违规情节,处罚责任人10元/次。
9.0考核指标
指标名称
货款回收及时率
呆坏账金额
计算公式
(按时回收次数/总应回收次数)×100%
超过三个月未收回货款金额
统计部门
财务管理部
财务管理部
被考核部门
营销中心
营销中心
统计时机
每月
每月
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- 20 货款 回收 作业 流程