办公室QC(减少特殊文本复印消耗).ppt

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减少特殊文本复印消耗减少特殊文本复印消耗一、概一、概述述办公室现有工作人员5人，其中1名主管，2名文秘专责，1名文书，1名跟班人员。

负责复印工作的为文书，但其还兼任办公室部分财务工作、后勤服务工作，在其外出办理事务时，其他人员必须担起复印工作，一般文本按常规操作即可应付，但遇到如身份证、户口簿、证件等特殊文本时，没有文书的操作经验，常常要尝试多次才能达到需要的效果，既增加办公耗材，又影响了工作效率，还对其他工作的开展带来一些不利影响。

为此，我们小组力求通过此次活动解决特殊文本快捷复印的问题。

二、小组简介二、小组简介

（一）QC小组概况：

小组名称小组名称“四好四好”服务服务QCQC小组小组成立时间成立时间2010.03课题类型课题类型现场型现场型组长组长XX注册号注册号LD2010-07注册时间注册时间2010年年3月月活动时间活动时间2010年年3月月-10月月出勤率出勤率100%课题名称课题名称减少特殊文本复印消耗减少特殊文本复印消耗二、小组简介二、小组简介

（二）小组成员分工：

序号序号姓姓名名性别性别年龄年龄文化程度文化程度组内分工组内分工1XXX男39岁大专调查分析对策实施2XXX女31岁大专组织策划对策实施资料整理3XXX女50岁初中调查分析对策实施4XXX女32岁大专对策实施三、选题理由三、选题理由特殊文本复印理想特殊文本复印理想现现状状选择课题选择课题人人能胜任为了兼顾美观、便于携带和节约用纸，需要将一些特殊文本印在一页A4纸上，受原件尺寸的制约，只有经验丰富的文书能在少浪费办公耗材的情况下胜任。

减少特殊文本复印消耗一定成功！

四、现状调查四、现状调查耗材（忽略复印机运行磨损及碳粉消耗）、耗时统计

（一）以复印身份证正反面，办公室文秘专责操作为例：

四、现状调查四、现状调查是纸的方向不对？

换！

四、现状调查四、现状调查如此反复，错、错、错！

？

！

如果每一种可能都尝试，身份证两面，纸两面，至少需要16次（2的4次方）才有一次是正确的，那么浪费的就是15张A4纸，按尝试一次用时1.5分钟计，忽略间隔的思考时间，16次耗时24分钟。

（事实上，很多人坚持不到16次就放弃了，等到复印室的工作责任人返回才得到想要的复印件；有的人尝试了不到10次就侥幸成功了，但浪费也是不可避免的。

）四、现状调查四、现状调查再看户口簿的复印。

一般我们需要的是户主页和其中任意一页，如果不假思索，最便捷的就是复印成两页。

四、现状调查四、现状调查如果按需求页不作思考且没有复印经验，一次次尝试，又将重复复印身份证的浪费现象。

1.我们希望复印室的文书永远没有特殊情况，随时在岗！

不可能！

2.我们必须改变这种状况，解决非专业人员复印特殊文本的浪费问题。

Ye！

五、设定目标五、设定目标单件特殊文本复印A4型纸张浪费数由15张降低至2张，复印耗时由24分钟降低至4.5分钟。

六、可行性分析六、可行性分析

（一）特殊文本的复印并不复杂，只要找到正确的方法就能轻松完成。

（二）办公室有从事复印工作经验丰富的员工一名，可以将她的经验变成大家共享的成果。

（三）小组成员勤于思考，有创新和解决问题的能力。

七、原因分析七、原因分析目标确认后，小组成员从人、机、法、环四个方面分析造成特殊文本复印消耗的原因如下图：

七、原因分析七、原因分析特殊文本复印消耗人员设备方法环境责任心不强操作不熟练未确定责任人员操作人员经验不足老化，经常出错不适合复印特殊文本操作不当不会使用复印机未定期维修只能复印标准A4、A3型文本未经培训说明书保密室温过高或者过低卫生条件差复印机工作出错复印机工作面不洁八、要因确认八、要因确认序序号号末端原因末端原因调查分析调查分析结论结论责任人责任人1未确定责任人员复印室有专门的工作人员非要因XXX2操作人员经验不足当负责复印工作的人员外出时，其他办公室人员对特殊文本复印的操作不熟练要因XXX3复印机未定期维修按规定定期维修非要因XXX4只能复印标准A4、A3型文本能复印面积小于复印机面板的各种纸型的文本非要因XXX5人员未经培训办公室人员的业务培训之一就是办公设备的使用非要因XXX6复印机说明书保密复印工作负责人掌握相关操作技能非要因XXX7复印机工作出错冬季室温过低时偶尔出现卡纸现象非要因XXX8复印机工作面不洁每天清洁工作面非要因XXX八、要因确认八、要因确认通过对末端原因逐条分析，我们确定导致特殊文本复印消耗的主要原因为：

操作人员经验不足九、制定对策九、制定对策经过分析，小组成员认为，要解决操作人员经验不足的问题，可以有加强培训、增加复印专人、制作简易操作模型三种方法，详见下表：

要因目标对策分析结论责任人操作人员经验不足减少特殊文本复印消耗加强培训常规复印操作培训一次即可掌握，但特殊文本的复印需多次操作后方能熟练掌握，实施起来有一定难度不可取XXX增加复印专人办公室人员编制不允许不可取XXX制作简易操作模型按使用说明和模型指示操作，不需培训，人人可以应用可取XXX十、对策实施十、对策实施由XXX梳理经常遇到需复印的特殊文本有：

身份证、银行卡、户口簿、证书类、票据等。

其中票据类若为装订本不可拆散只能单页复印者，证件、证书类原件大于A4型纸1/2只能单页复印者不需纳入模型制作范围。

小组根据不同类型的特殊文本，以身份证为原型制作了卡型证件类复印模型；以能最大限度利用A4型纸的专业技术职务资格证书为原型制作了证书类复印模型，此模型同时可复印小于专业技术职务资格证书的任意证书；制作了户口簿专用复印模型，此模型同时可用于横向小型证书的复印。

十、对策实施十、对策实施制作时我们尝试了稍厚一些的卡纸，但受厚度影响复印时有黑影，复印效果不理想；到广告公司咨询过制作成硬质材料的模型，但成本相对高。

故选择了自制，虽然封面纸有容易损坏的缺点，但仍可使用很长时间，且坏了重新制作也很方便。

十、对策实施十、对策实施十一、效果检查十一、效果检查复印身份证：

十一、效果检查十一、效果检查复印户口簿：

十一、效果检查十一、效果检查复印资格证：

十一、效果检查十一、效果检查我们随机请了6位员工在没有进行培训的情况下，对照特殊文本复印使用说明和模型复印了相应的证件，将用纸及用时情况作了记录，详见下表：

姓名证件类型用纸（张）用时（分钟）浪费纸（纸）平均浪费纸（张）平均用时（分钟）XXX资格证11.16700.331.36XXX资格证11.250XXX身份证22.11XXX身份证10.670XXX户口簿221XXX户口簿110目标值对比目标值对比十二、效益分析十二、效益分析一、活动花费资金：

封面纸5张（其中2张在制作过程中调整费弃），市场价每张0.5元，共2.5元；试应用（含效果检查用纸）14张A4型纸，市场价每张0.1元，共1.4元。

活动共花费3.9元。

二、活动每年节约资金每复印一件特殊文本可节约至少14页纸（按抽样试印最大用纸量2张计），每页纸0.1元，共节约1.4元。

从平日复印特殊文本的需求看，按平均每月复印40件计（年末时较多，其他时候不太均匀，估取经验值），每月可节约56元，每年节约672元。

活动取得的经济效益虽然微忽其微，但特殊文本复印问题的解决节约了大量的工作时间，提高了工作效率。

十三、总结及下一步打算十三、总结及下一步打算一、总结1.通过此次QC活动，解决了特殊文本复印耗纸、耗时、等待的问题，提高了工作效率。

2.提高了小组成员的学习能力、创新能力和问题解决能力。

3.增强了运用质量管理知识指导QC活动的能力。

二、下一步打算梳理办公室事务性工作，简化工作流程，进一步提高工作效率，提高办公室服务能力和服务水平。