社区档案工作培训课件.pptx
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社区档案工作培训课件.pptx
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社区档案工作培训北辰区档案局北辰区社区居委会档案工作合格单位标准北辰区社区居委会档案工作合格单位标准1、管理组织2、管理件条3、建业务设4、利用开发1、社居委案集中一管理实现区会档统2、配了培的案人备经训档员3、建立、健全案管理制度档档案归档、整理、保管、借阅、利用、保密、统计、鉴定、销毁、库房管理制度一、组织管理一、组织管理岗位职责、网络图1、配案能足需要备档专柜并满2、案装具范准档规标3、案保管安全档二、管理条件二、管理条件采用无酸卷皮,不锈钢钉或线绳装订有八防设施,防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防有害气体钢板厚度要求=0.8MM1、各材料收集全、完整类归档齐2、案卷量符合范质规3、建立了各案和类档查(借)案登阅档记三、业务建设三、业务建设范和保管期限表归档围保管期限表(充)补、分方案类编号文案、案、照片书档会计档档案、物案实档建立登记薄1、制了案卷目和文件目编录归档录2、了社居委情介编写区会况绍社居委案工作情介、区会档况简社各制度区种汇编3、了大事、沿革、编写记组织基字础数汇编四、开发利用四、开发利用索每本案卷的目和检录每件文件的目录大事记(例子)、组沿革织(例子)、基字础数汇编社居委案工作情介区会档况简二、应注意的问题11、按照归档范围收集好各项工作、各门类档案。
、按照归档范围收集好各项工作、各门类档案。
22、没有保管期限表和分类编号方案的社区,要尽快制定、没有保管期限表和分类编号方案的社区,要尽快制定,已经制定的要同实际档案目录号一致。
,已经制定的要同实际档案目录号一致。
33、没有独立档案室要按照“八防”要求做好日常安全管、没有独立档案室要按照“八防”要求做好日常安全管理,随时上锁。
(安装防盗门、窗、灭火器)理,随时上锁。
(安装防盗门、窗、灭火器)44、档案装具(文书、会计)要符合规定要求。
、档案装具(文书、会计)要符合规定要求。
55、要提高案卷质量:
归档时按照六大类进行归档;小于、要提高案卷质量:
归档时按照六大类进行归档;小于AA44要托裱;备考表要求手签;卷内目录填写正确;卷皮案要托裱;备考表要求手签;卷内目录填写正确;卷皮案卷题名编写规范;会计档案盒脊背需盖章。
卷题名编写规范;会计档案盒脊背需盖章。
二、应注意的问题66、建立全宗卷盒。
、建立全宗卷盒。
77、建立统计台账、查借阅登记。
、建立统计台账、查借阅登记。
88、建立各门类归档文件目录、案卷目录。
、建立各门类归档文件目录、案卷目录。
99、加强照片、实物档案的收集整理,编号正确,说明要、加强照片、实物档案的收集整理,编号正确,说明要拟写齐全规范。
拟写齐全规范。
1010、编研材料要及时续写、规范格式(社区简介、档案工、编研材料要及时续写、规范格式(社区简介、档案工作简介、制度汇编、大事记、组织沿革、基础数字汇编)作简介、制度汇编、大事记、组织沿革、基础数字汇编)。
1111、社区合并,要做好档案工作交接。
、社区合并,要做好档案工作交接。
整理制度归档1.形成档案的业务部门,要将本部门业务工作中形成的各种文件包括:
工作计划、总结、产品图纸、合同、设备图纸资料统计报表、工作考核奖状、检测、验收、科研技改、各项活动的领导讲话、会议记录、照片等有关资料整理立卷归档。
2.各部门形成的文件资料,年终整理成卷,在下一年度的第一季度内向档案室移交,并填写移交表一式两份。
3.凡归档的文件、资料、统计报表,字迹要清楚、工整、一律用打印件或钢笔书写,特别是永久保存的材料,严禁使用圆珠笔、铅笔、复写、复印件归档,原则不予接收。
4.任何个人不得将工作中产生的档案资料包括科研技改照片等档案资料归为己有,要按规定和要求整理成卷移交档案室统一保存。
案保管制度档1.档案室接收档案,要认真检查核对,符合规定的可办理移交手续,对不符合规定的退回整理不予接收。
2.保管排列有序,符合档案基本原则。
3.底图除修改、晒图外,一律不得外借。
4.定期清点藏档数目。
5.定期进行期满鉴定工作,及时剔出失去保存价值的档案。
6.对超期欲销毁的档案,由档案人员提出报主管领导批示后,有两人鉴销,防止档案遗失和泄密。
案借制度档阅1.1.借阅档案必须办理借阅手续,填写登记表。
借阅档案必须办理借阅手续,填写登记表。
2.2.借阅档案者,要注意保管好档案,不得私自拆卷、涂抹、抽换,借阅档案者,要注意保管好档案,不得私自拆卷、涂抹、抽换,注意保密,不得转借他人。
注意保密,不得转借他人。
3.3.需要复制的档案,必须持领导批准、签字的通知单,经档案工作需要复制的档案,必须持领导批准、签字的通知单,经档案工作负责人的同意,方可复制。
负责人的同意,方可复制。
4.4.档案文件未经领导、档案工作负责人批准,一律不得借出或带出档案文件未经领导、档案工作负责人批准,一律不得借出或带出本单位。
本单位。
5.5.经批准借出的档案,阅后三日内交回,如需延长,需办理续借手经批准借出的档案,阅后三日内交回,如需延长,需办理续借手续,经档案工作负责人批准,方可继续使用,但连续不得超过续,经档案工作负责人批准,方可继续使用,但连续不得超过66天。
天。
案保密制度档1.1.单位档案分绝密、机密、秘密三种。
单位档案分绝密、机密、秘密三种。
2.2.档案归档后,对档案的密级进行鉴定,对机密以上的档案,单独档案归档后,对档案的密级进行鉴定,对机密以上的档案,单独登记。
登记。
3.3.重要档案另存。
重要档案另存。
4.4.建立严格的借阅制度,不准擅自将档案带出本单位。
建立严格的借阅制度,不准擅自将档案带出本单位。
5.5.销毁档案时要有监销人,防止档案遗失和泄密,到指地点进行销销毁档案时要有监销人,防止档案遗失和泄密,到指地点进行销毁。
毁。
6.6.执行保密检查制度,发现丢失档案要立即报告领导和安保部门,执行保密检查制度,发现丢失档案要立即报告领导和安保部门,追究有关人责任,并进行严肃处理。
追究有关人责任,并进行严肃处理。
案制度档统计一、档案统计管理人员,根据区档案部门有关规定和要求按时报送档案情况统计表。
二、档案统计的内容包括:
档案的收进、移出、整理、鉴定、保管档案数量、档案人员、档案机构等情况的统计和其它专门问题的统计情况,档案利用情况以及档案构成。
三、对收进和移出的档案应按时间顺序填写流水登记,做到帐物相符。
四、按要求填报档案统计表、上报档案主管部门的统计数据要及时准确。
五、做好档案平时利用效果的统计工作。
六、做好销毁档案的登记造册工作。
统计台账:
分类账和总账档案鉴定销毁制度一、档案的鉴定工作要以档案保管期限表为依据,定期对室藏一、档案的鉴定工作要以档案保管期限表为依据,定期对室藏超过保管期限的档案,按照档案鉴定原则开展鉴定。
超过保管期限的档案,按照档案鉴定原则开展鉴定。
二、鉴定档案时,必须及时向单位领导汇报取得同意,在办公室主二、鉴定档案时,必须及时向单位领导汇报取得同意,在办公室主任的领导下,组成由档案部门、业务部门参加的鉴定小组,进行鉴任的领导下,组成由档案部门、业务部门参加的鉴定小组,进行鉴定工作。
定工作。
三、鉴定档案必须严肃认真,要逐个案卷,逐份材料进行鉴定,从三、鉴定档案必须严肃认真,要逐个案卷,逐份材料进行鉴定,从各方面衡量、判断其价值,决定取舍。
各方面衡量、判断其价值,决定取舍。
四、鉴定工作结束后,要写出鉴定工作总结,对确已失去保存价值四、鉴定工作结束后,要写出鉴定工作总结,对确已失去保存价值的档案,要编制销毁清册,经单位主管领导签批后,方可进行销毁的档案,要编制销毁清册,经单位主管领导签批后,方可进行销毁。
五、对已经批准销毁的档案,如无特殊情况,一般可存放一段时间五、对已经批准销毁的档案,如无特殊情况,一般可存放一段时间,经实践证明确无保存价值时再行销毁。
,经实践证明确无保存价值时再行销毁。
六、销毁档案,应指派两名以上人员监销,监销人员要认真履行职六、销毁档案,应指派两名以上人员监销,监销人员要认真履行职责,并在“档案销毁清册”上签名盖章,注明“已销毁”字样和销责,并在“档案销毁清册”上签名盖章,注明“已销毁”字样和销毁时间、地点、方式。
毁时间、地点、方式。
档案库房管理制度一、积极采取切实可行的保护技术措施,科学系统地保管档案,维一、积极采取切实可行的保护技术措施,科学系统地保管档案,维护档案的完整与安全,延长档案寿命,保证档案及时准确提供利用护档案的完整与安全,延长档案寿命,保证档案及时准确提供利用。
二、档案库房应严格遵守“八防”要求:
即防盗、防火、防虫、防二、档案库房应严格遵守“八防”要求:
即防盗、防火、防虫、防霉、防尘、防光、防潮、防高温。
霉、防尘、防光、防潮、防高温。
三、保持库房清洁,做好温湿度记录,使库房相对温度保持在三、保持库房清洁,做好温湿度记录,使库房相对温度保持在14142424,相对湿度保持在,相对湿度保持在45%60%45%60%,并定期检查,如有异常应及,并定期检查,如有异常应及时采取改进措施。
时采取改进措施。
四、库房内严禁存放易燃、易爆等危险物品和与档案无关的物品。
四、库房内严禁存放易燃、易爆等危险物品和与档案无关的物品。
五、库房照明应使用白炽灯,停电时,必须使用手电照明,严禁使五、库房照明应使用白炽灯,停电时,必须使用手电照明,严禁使用蜡烛与明火器具。
用蜡烛与明火器具。
六、库房设专人管理,无关人员一律不得进入库房,并注意随时关六、库房设专人管理,无关人员一律不得进入库房,并注意随时关好门窗,确保档案安全。
好门窗,确保档案安全。
七、严格执行档案借阅制度。
七、严格执行档案借阅制度。
八、非档案人员未经许可,不得随便进入室内。
八、非档案人员未经许可,不得随便进入室内。
大事记大事记就是按照时间顺序,简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料。
一、主要内容:
1、机关的成立、撤销、合并和体制变化情况;2、机关内部组织机构名称。
职权变化及办公地址迁移;3、机关上下隶属关系的变化;4、机关主要领导任免、奖惩情况;5、机关领导参加党代会、人代会等其它代表会议活动情况;6、机关主要领导工作活动情况;7、机关召开的各种重要会议和工作会议;大事记、上级机关对本机关的重要指示及上级领导同志来机关检查工作重要活动情况;、上级机关对本机关的批评、通报和重要批复;1、机关的重大事件和重大事故以及有影响的活动;1、机关的重大工程项目;1、报刊发表本机关经验、教训、批评等有关报导及发表本机关的重要新闻;1、其它需要以大事记记载的事情等。
大事记编写大事记应注意的几个问题:
1、选材范围要恰当,既要总览全局,又不能大小事一起罗列。
2、要立足于本单位的主要职能活动。
3、大事内容摘要抓住中心,揭示事物的本质,事物的始末,前后因果和来龙去脉。
基础数字汇集l基础数字汇集可分为两种类型,一是综合性的汇集,一是专题性的汇集。
综合性的基础数字汇集是记载和反映有关一个地区、机关、单位全面情况的数字;专题性的基础数字汇集是记载和反映某一方面的基本情况的数字l1.历年机构编制人数、党员、干部、职工等人员方面数字;l2.劳动工资方面的数字;沿革组织l一、组织沿革基本内容:
l1、机关成立、撤销、合并及变化情况;l2、机关内组织机构设置;l3、机关名称改变;l4、机关的隶属关系(包括上层、下层);l5、机关的性质和任务;l6、机关的主要职能;l7、机关办公地点搬迁情况;l8、机关领导人员的组成和变动;l9、机关人员编制的扩大和缩小。
l组织沿革的编写形式一般有两种,可根据单位大小来定哪一种方法。
l一种是“年代内容”,即将材料按年代分开,然后在每一年代下面分别叙述其内容,逐年编写下去。
l二种是“内容年代”,即按内容分开,然后在每个内容下面,再逐年叙述。
北辰区社区档案文件归档范围及保管期限表北辰区社区档案文件归档范围及保管期限表l一、社区党组织建设(党务工作)一、社区党组织建设(党务工作)l1、本社区党支部年度工作计划、总结;短期l2、本社区党支部书记、委员任免批复;长期l3、本社区党支部选举工作文件;长期l二、社区居民自治组织建设(行政工作)二、社区居民自治组织建设(行政工作)l1、本社区居委会换届选举材料;长期l三、综合治理(综治工作)三、综合治理(综治工作)l1、本社区司法、治安、综合治理工作年度计划、总结、统计报表;短期l2、本社区治保网络、帮教人员、帮教对象、在押人员l名单、“两劳”人员帮教、安置工作材料;长期l四、计划生育(计生工作)四、计划生育(计生工作)l1、本社区计划生育工作年度计划、总结;短期l2、本社区计划生育名册、各种计划生育年度报表;短期l五、社区文教卫生(文教工作)五、社区文教卫生(文教工作)l六、社区服务(社区服务工作)六、社区服务(社区服务工作)l补充文案整理书档规则1.分类2.分年度-分级别-分保管期限-分问题(结合年度、作者、名称等特征进行组卷)3.2.卷内文件的排列3.编写页号4.填写卷内目录和备考表(打印或书写)5.卷内文件修复与案卷装订6.拟写案卷标题、封面、案卷排列文案卷必按年度行,不同年度的材料不能混书档组须进合卷,于跨年度材料作如下理:
组对处1、一工作跨年以上形成的文件材料放在束一项两结年立卷;2、跨年度的放在的第一年立卷规划针对;3、跨年度、年放在的最后一年立卷总结统计报针对;4、同在一起的文件,如文件的中心容计划总结写内是放在的年,如中心容是放总结应总结针对内计划则应在的年立卷;计划针对5、跨年度的示批一起放在批一年立卷;请与复应复6、跨年度的表彰文件放在表彰的年立卷。
应针对分类分年度分级别l把上,本适分卷级级当级组注意点应两:
l上通、批本位的文件本位的放在一起级报复单应与单;l本位在上召上的言也放在本位的材单级开会议发应单料卷。
组分保管期限l期、短期长l根据保管期限表的定,不同价的文件一般要分规将值卷,但有同一而保存价不同的文件,开组关问题值应保持文件之的系,其保管期限可就高不就低。
间联分类卷内文件的排列1.密不可分的文件一般应是批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,底稿在后。
2.案卷卷内文件的排列,要求结论、决定、判决性文件在前,依据性材料(罪证、旁证)在后。
3.由一个作者,一个问题,一个名称组成的案卷,严格按时间排列。
4.几个问题组成的案卷,先排问题,再排时间。
5.几个作者,一个问题组成的案卷,可先排作者,后排时间。
6.几个作者,几个问题组成的案卷,可先排作者,然后在每个作者里再排时间找问题。
排列编写页号卷内文件要按照排列顺序逐页编号,固定其位置。
凡有字迹和图表的,一律编写页号,空白面不编号。
页号的位置正面编在右上角,反面编在左上角。
页号用阿拉伯数字使用打号机或钢笔编,编号不能重、漏。
编号卷目内录(l)顺序号:
一个文件为一个序号,按文件排列次序填写,正件与附件,批转件与原件作为一份计算,请示与批复应作两份计算。
(2)文号:
填写发文机关的文号。
(3)责任者:
一般填写形成文件材料的机关(单位)名称,可用简称。
(4)题名:
填写文件标题,不要随意更改和简化,标题不清的可加括号,在括号内补充。
(5)日期:
填写文件形成的日期,如20070101。
(6)页号:
写每份文件的起止页号。
(7)备注:
一般写需要说明的问题,没有就不填。
(8)没有作者、年月日的文件,应尽量考证清楚。
卷内文件目录卷内文件目录序号文号责任者题名日期页号备注1津辰档发20151号北辰区档案局关于开展*的通知201502021-10备考表备考表修复与装订u破文件要修裱,装外有字迹的加托裱,对损订线应边大于卷皮的折或切。
应叠齐u拆除、大、回型等金物。
书钉头针针属u打三孔,用装,打在背面,装要、线绳订结头订结实整,不掉,不倒,不字。
齐页页压封面案卷:
要明确切地反映卷文件的容。
标题简内内案卷一般:
作者一一一一名标题结构为问题称三部分成。
文字要通,括要准确,组简炼顺概避免于抽象,点要正确,字要求在过笼统标数50字以。
内封面:
上面第一行全宗名,如“北辰新填写称区村街新里居委”;第二行二目,如华会填写级类“党”,“行政”,下面起止年月日本卷务类类填写文件形成的最早和最的年月日;卷文迟填写内件材料、;保管期限:
期或份数总页数填写长短期,要求用毛或粘素墨水。
笔钢笔碳书写案卷的排列:
要系化,采取按期、短期统长两排列。
每排列要形成最早的案卷条边条边从开始用流水排列。
号l每年的案卷排列准要一,不能一年一标统准,每年都先党后政再其他行排列。
个标进全宗名称社服区务案卷名题1二O一五50案卷目录案卷目录案卷号责任者案卷题名起止日期卷内页数保管期限备注1*居委会集贤里街XX社区2009年社区居委会换届选举章程、选票、结果等文件材料2009.1.22009.12.1356永久文案案卷目书档录会计档案立档单位:
填写名称时必须用会计核算单位的全称或通用简称。
案卷题名:
既案卷标题,其拟写要求简练,结构完整;一般应由作者问题名称三部分组成。
起止日期:
要填写记帐凭证的记帐起止日期本卷共张:
(记帐凭证加原始凭证加记帐凭单汇总表之和数)天津市北辰区档案局2006年1月份记账凭证天津市北辰区档案局凭证号:
卷内记帐凭证起止号目录号:
由各单位按照档案管理规范要求自行编制,不得重复。
案卷号:
某一个目录号下的连续顺序号。
脊背的填制要用阿拉伯数字,其大小要按统一规格。
(使用区档案局监制的档案专用章,用红色印油盖章)0631-1534-51-9天津市北辰区*帐封起止日期,要填写记帐的起止日期。
保管期限:
在填制时要严格按照会计档案管理办法保管期限表的规定进行划分。
装俱封面中“本卷共件页”项在填写时,件数填写会计核算材料的总份数,页数填写装俱盒内帐本的总页数。
会计档案的排列:
先按类别排列(报表、帐簿、凭证)再按保管期限排列会计档案的编目:
同类别、同保管期限里流水编号会计档案案卷目录会计档案案卷目录案卷号类别案卷标题起止日期卷内页数保管期限备考1账簿4525年照片档案筛选原则对一项活动拍摄的全部照片首先选择照片拍摄画面清晰,人物、背景质量好并有代表性的照片和底片。
l选择若干张(一般35张)能高度揭示活动全过程的照片和底片。
如:
例1,某镇召开党代会会议活动共拍摄若干张,去除画面不清的照片。
首先依据照片档案的定义和筛选原则应从四个角度筛选照片,即:
l反映会议会场全景的照片(12张)l反映参加开幕式、闭幕式重要或主要领导的照片(13张)l有代表性人物发言、讲话的近照(12张)l会议部分会场照片(12张)l筛选出的若干张构成反映这次会议活动的一组照片(一般会议活动48张为宜)照片案整理中的基本要求档
(1)照片案整理以一盒一卷。
档为
(2)同一盒各活的照片按所拍的序流水内组动摄时间顺编制序,卷卷之的照片顺号与间不连续编号。
(3)每一照片要照片明,要求而具体,事由张填写说简单、地点、人物要楚不能。
写清简写(4)反映一活形成的照片多于个动数3要活张时编写这组的动总说明,字不超数过200字。
明在卷占据一照总说内张片的位置,放在照片的最前面,但不卷照片混序这组与内编。
号照片号:
1参见号:
摄影者:
张一时间:
20100101文字说明:
天津市档案局局长荣华(左一)、副局长杨文杰(左二)到我区调研村村通工作,副区长陈文慧(右二)陪同。
制照片案目编档录序序号号照片号照片号照片题名照片题名拍摄者拍摄者拍摄拍摄时间时间保保管管期期限限参参见见号号备备注注11-5北辰档案局2010年档案工作会议照片北辰区档案局20100227永久26-10北辰区档案局2010年机关档案培训照片北辰区档案局20100310永久固定档号标识l用印制或打印的档号标(附表),按签见项填或打印楚后,固定写清于物案背面的右上实档角;杯、牌固定于奖奖背面明。
显处全宗号目录号件号6-11实物档案l件号:
最早形成物案那年始流从实档开水编号编写目录实物档案案卷目录”备注”项填写实物档案的种类名称。
即注明:
奖杯、奖牌、证书、锦旗、奖状等类别名称。
序号实物名称日期颁发或赠送单位期限备注奖状检索目录封皮封底天津市北辰区档案局实物档案保管期限:
(自年至年)l本目共包括:
永久:
期:
短期:
录页长l案卷起止年代:
年止年l目情明:
录况说年月日其他应注意的问题:
l旗要折成锦叠A4大小的形放在状透明文件袋中l物案介的。
实档简编写物案要容介。
介实档编写内简简容包括四部分:
、地点内颁发时间;、所全;事迹颁发级别获奖项称摘要;、情述。
颁领奖况概l归档时间物案着形成及,实档随应时归档一般自形成到不超三归档时间过个月。
l踏实,奋斗,坚持,专业,努力成就未来。
24年2月6日24年2月6日24年2月6日l弄虚作假要不得,踏实肯干第一名。
10:
43:
2610:
43:
2610:
43:
2624年2月6日10:
43:
26l安全象只弓,不拉它就松,要想保安全,常把弓弦绷。
24年2月6日10:
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2610:
43:
2624年2月6日24年2月6日l重于泰山,轻于鸿毛。
10:
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2610:
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43:
2624年2月6日l不可麻痹大意,要防微杜渐。
24年2月6日24年2月6日10:
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2624年2月6日l加强自身建设,增强个人的休养。
24年2月6日10:
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2624年2月6日24年2月6日l追求卓越,让自己更好,向上而生。
24年2月6日10:
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2624年2月6日l严格把控质量关,让生产更加有保障。
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2624年2月6日10:
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2624年2月6日l重规矩,严要求,少危险。
24年2月6日10:
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2624年2月6日l好的事情马上就会到来,一切都是最好的安排。
10:
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2610:
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2624年2月6日l每天都是美好的一天,新的一天开启。
24年2月6日24年2月6日10:
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2624年2月6日l务实,奋斗,成就,成功。
24年2月6日10:
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2624年2月6日l抓住每一次机会不能轻易流失,这样我们才能真正强大。
24年2月6日24年2月6日10:
43:
2624年2月6日谢谢大家谢谢大家!
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